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1、办公室精细化管理大家知道，每一个庞大的系统是由无数个细节结合起来的，忽视任何一个细节,都会带来意想不到的后果。随着社会分工越来越细，专业化程度越来越高，一个要求精细化管理的时代已经到来。为了把重视细节的理念落到实处，我们将推行以“精细定位，精益求精、细化目标，细化考核”为准则的精细化管理。办公室作为直接为单位领导服务的综合办公机构，既是协调左右、联系内外的服务枢纽部门,又是传递信息、研究方针政策的辅助决策参谋机构,其工作的精细化程度直接影响着各分支机构的精细化管理水平。一、精细化管理的定位。1、什么是精细化管理：精细化管理实际上是一种理念，一种文化,它源于发达国家的一种企业管理理念（如德国、日
2、本），它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代企业管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。中国经济在经历WTO、APEC、申奥成功等一系列大事件以后，国际化进程大大提速,国内大、小企业也都面临着重新洗牌的市场格局。如何能够在激烈的市场竞争中立于不败之地，是每一个企业面临的重点课题.今后的竞争将是细节的竞争。企业只有注意细节，在每一个细节上下足功夫，建立“细节优势”才能保证基业长青。在现实社会里，一个公司如果在服务理念上有一点细节上的改进,给用户也许只增加了1的方便,然而在
3、市场占有的比例上，这1的细节会引出几倍的市场差别.原因很简单，当用户对两个服务做比较时，相同的功能都被抵消了.对决策起作用的就是那1的细节。对用户的购买选择来讲,是1%的细节优势决定那100的购买行为。这样微小的细节差距往往是市场占有力的决定因素.我们已经生活在“细节经济时代，细节已经成为企业竞争的最重要的表现形式，这叫做“针尖上打擂台，拼的就是精细”。2、精细化管理的内容现代管理学认为，科学化管理有三个层次；第一个层次是规范化;第二个层次是精细化;第三个层次是个性化；精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，
4、每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。服务精细化管理是以最经济的管理方式获取最大的效益,达到企业可持续发展为目的管理方式。要求服务管理的每一个步骤都要精心、每一个环节都要精细,那么我们做的每一项工作都是精品。精心是态度，精细是过程，精品是成绩.精细化管理在服务中是“用心服务、真心服务的工作思想在管理中的具体体现，其目的就是把大家平时看似简单、很容易的事情用心精心得做好.”“认真做能把事情做对，用心做才能把事情做好”。管理专家汪中求认为:精细化的时代已经到来，细节决定成败。二、精细化管理在办公室工作中的作用办公室的基本任务就是协调督办、综合考核、信息宣传,工作目标就是办好文、
5、办好事，办好会。如果都能做到精细化管理,其作用是不可估量的。 1、精细化管理在办公室办文工作中的作用公文是党政机关、企事业单位贯彻党和国家的方针政策，传达上级决策，指导、部署和商洽工作、发布管理措施,确保政令畅通的重要手段和工具。所以说，公文的制发具有极强的规范性和严肃性；公文的语言是公文的有机裁体，是公文内容的外在形式与表现，公文语言的优劣、好坏直接决定着公文的效力。要做好这一工作，精细化的管理是最佳的管理方法。 公文管理上的精细化.办公室作为公文的制发部门，必须把好出口关,对可发可不发的公文尽量不发，对一文能说明的事情决不发两份文,对可联合下发的公文绝不分发，对能通过电子收发的公文，不要再
6、书面发。办公室主任作为行文单位直接的拟稿和初审责任人，一定要把好核稿关，发文内容是否符合党的路线、方针政策、国家的法律、法规；是否符合上级主管部门和公司的制度规定;行文事项是否是公司中心工作;是否有利于加强管理、规范生产经营、促进效益增长；是否符合公文的种类、格式、规则，要认真仔细的审定，切不可马虎大意，确保公文的权威性、指导性。 公文写作和公文语言上的精细化第一：要目的明确、行文有据、主体单一。明确为了什么，根据什么,干什么；第二:内容合法、务实、符合领导意图。这里面要注意，领导的本意与表达不一样的情况下,难在领导满意，但贵在创新；第三:要站在领导的角度看问题；A:现实的角度;B：全面的角度
7、；C：未来的角度;D:实践的角度；E:上下结合的角度；第四：文字表达要准确、鲜明、简练、得体.这是公文的语言艺术:a、准确：概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范；b、鲜明:观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要;c、简练：锤炼语言，去除空话、控制篇幅、层次分明、通俗易懂。d、得体：文体要求、书面语言、术语要规范。我们在写作时一定要选用符合文种本身特点的语言。只有这样,才能起到公文应有的作用,如写请示时就尽量要用一些尊重、谦虚的语言，因为这是给上级看的,是请求解决问题的；而写公函时,由于函的双方是平等的地位,因此要用商量、不亢不卑的语言.写通知时，由于是上级对下级,应选用一些、威严的词语.这里
8、我要特强调一下，在坐的各位办公室主任,做好办公室主任的工作要素很多，但我觉得最起码的要具备，能说会写的条件,办公室主任是公司领导的参谋，要向领导提供大量的信息，要献计献策,必须做到善说善谋，“说”得适当适宜，“说得恰到好处。同时,办公室大量的文字材料需要笔下显现，办公室主任要在千头万绪的事务中把文字材料作为主业,勤于习作，笔耕不辍，写出来的文章要力求达到观点正确，逻辑严密，条理清楚,层次分明，不断提高文字表达能力,成为驾驭文字的行家里手。能说会写是对办公室主任在新时代的必然要求;能说会写是办公室主任职业生涯的起点；能说会写是办公室主任不断进步的阶梯；能说会写是办公室主任突显政绩的关键。2、精细
9、化在办公室办事工作中的作用毛泽东同志曾经讲过：世界上怕就怕“认真”二字，共产党就最讲认真”。精细化在办事的过程的体现就是“认真二字,办公室的工作任务繁杂琐碎，大到从公司的各项中心工作的落实督查,小到员工吃、喝、日常管理，整天忙忙碌碌。如果我们把每一件小事，每一个细节都注意做好做实，应当说办公室不仅工作效率能够提高，而且也会得到公司领导和员工的认可。这里我重点强调在办事过程中要把握的几个原则：1、从小事做起，积累的原则。大家在日常工作中常会遇到这样一些事:开会正记录,钢笔没水了,找不着墨水；订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；给领导装订的讲话稿，漏订一页.开会时间到了，会议室门开不开;想查一个字,
10、找不到字典;想查列车车次，找不着时刻表；找个人想打电话，找不到电话簿；安排给部下的工作，你不催就没有回音；通知开会，时间到了，没人来，忘记通知;一位员工椅子坏了，通知办公室维修，因维修不及时，造成员工摔伤；办公楼有一处电源线打火，维修不及时,差点酿成大祸。这些看来都是鸡毛蒜皮不值一提的小事,却直接关系到工作的质量和速度,在某种意义上说，也反映了一个人的素质.办公室的事务,大量的都是一些琐碎的、繁杂的、细小的工作，这些小事做成了、做好了、做到位了，并不见什么成效；一旦做不好，做不到位，做坏了，给办公室工作造成被动不说，有时会酿成大祸。所以，对于敬业者来说，凡事无小事，简单不等于容易。重要的是做好
11、眼前的每一个小事。所谓成功，就是在平凡中做出不平凡的坚持.2、注意细节，成功的原则。企业要想成功，一定要重视细节的改进、改进、再改进。而细节改进的方向，就是满足人们对生活精致化的要求，一句话，就是人性化的要求。市场经济情况下，经济活动应该以人为本，人性化是产品和服务的终极目标。凡不愿意改进、不愿意在细节上努力的企业，必定被淘汰出局。广电网络一步步走到今天，非常艰辛、确实不容易,但我们对目标的修定,对管理制度的完善和改进没有停止过，虽然我们已经取得了显著的成效，但工作中仍然有许多细节工作没有做好.如，我们的网络建设，在规划和实施中考虑单一项目应用多，综合考虑网络利用率少;实施中完成任务的比重考虑
12、的多，如何实现效率最大化考虑得少；对用户承诺书面写的多，具体检查落实的少；对用户的批评,强调客观原因多，主观检查自身不足少。正视这些问题,并不断改进，广电网络就会稳步前进。我相信,只要我们在平淡中扎扎实实练内功，抓管理,我们的企业就一定会一步步走向辉煌.3、事不过三,议事的原则。对公司领导提建议和意见，只要不是大是大非，生死攸关的原则问题。一个意见最多提三次就可以了。提了三次领导还不采纳,说明领导有自己的考虑，即使这个问题处理不妥，领导也会负责的。自己提了三次意见,从职责上说已经尽职了。当然对一些原则问题，如果不仅自己多次提出无效，其他人也劝说无效时，不妨用以事喻理的方法。以事喻理基本上是采用
13、比喻的方法，或以物比人,或以小比大，或以古比今，或以远比近，或以己比人，因人因地因时制宜,选用恰当的事例，喻出服人的道理,达到进言的目的.4、化繁为简，办事的艺术.办公室的工作有许多复杂的事情,如果用复杂的方法处理,很可能越处理越复杂，“剪不断、理还乱”,不妨采用简单化的处理，抓住关键点办事，“快刀斩乱麻。对于处理之后“没有实际意义或效益不大的事，甚至可以采取不加处理或用最简单的办法去处理(当然此法一般是不常用的）。用“时间处理法”，即让时间（历史）去处理，因为有些事情不到一定时候是无法处理的。日常生活中，人们常常把“大事化了”当作贬义词，我认为，如果不是违纪枉法的“大事化小、小事化了，而是在
14、坚持原则的情况下,把复杂的大事“化小处理,甚至“化了”处理,是应当提倡的.实际上，办公室每天都在做着“化小”、“化了的工作，不然,各类问题早就堆积如山了。综上所述，其中心就是要把重视细节,将小事做细培养成一种习惯。成功是一个日积月累、持续不断的过程，任何希图侥幸，立时有成的想法都注定要失败的。中国古人说的好:勿以善小而不为，勿以恶小而为之。伟大源于细节的积累，只要我们注意从小事做起,我们一定能够做好办公室的工作.5、精细化管理在办公室办会工作中的作用会议是公司及领导实施管理活动的重要形式之一，公司通过会议通报情况、交流信息、集思广益，研究问题、总结工作、部署任务，从而推动各项工作任务的落实。办
15、会是办公室的重要职责，也是办公室整体工作能力的具体体现。通过多次办会实践。我觉得要开好一会议，办公室要从以下三个方面做好工作：会前周密筹划突出一个“细”字周密细致的准备工作是做好会务工作的重要前提和保证.准备工作的第一步:就是要起草并下发会议通知，通知要明确会议议题、会议名称、召开的时间、地点、参会代表范围及日程安排。第二步：准备会议材料,“材料是会议的“魂”，领导的讲话及交流材料的思想观点及其发言质量,直接影响到会议的质量和效果。所以。材料的起草、修改、校对、打印、密级确定、发放要环环紧扣,力求万无一失.第三步:应认真细致地做好会议册的制定、校对和印制工作。会议册的主要内容包括：会议日程、会议代表名单、作息时间、注意事项、服务指南等,它是帮助与会人员迅速了解会议情况、熟悉会议日程和相互沟通联络的桥梁，也是组织召开会议的基本依据和行为准则。第四步：召开会务工作协调会，落实分工，明确责任.做好开会前的布置动员，要明确材料组、会务组、保障组的具体任务。包括会场布置、车辆保障、吃住保障、音响保障、桌牌、材料发放，横幅标语、宣传报道、录音摄像,必须落实到人、责任到人、承包到人.会中精心运作-突出一个“活周
