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1、会务工作安排一、会务负责团队：接到会议告知后，办公室应根据会议的出席人数、与会人员状况及会议规格成立会务负责团队,拟定总负责人、会议筹划组、会议后勤组、会场布局组、会场服务组、电子设备组、影像摄录组、会议签到组、会场引导组、会场应急组等各组工作人员。会务负责团队成立后，立即发挥会务领导作用，根据会议服务规定，具体安排部署会务各组的工作。二、总负责人:对会议所有工作进行安排和部署，协调各组工作,督促工作进度,承当现场指挥，对会议全程负有所有责任。三、会议筹划组:由会议筹划组准备会议前工作,理解与会人员的有关资料,拟定会议的出席人数，根据与会人员状况及会议规格适时选用、调节会议场地。会议筹划组要提
2、前以文献、邮件、电话等形式告知与会人员会议的时间、地点及其她具体注意事项。由会议筹划组草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点,参与人员及议题安排等具体事项。根据议程，要合理安排与会领导、发言人的发言顺序，拟定会议所需物品、电子设备等。并根据会议议程,安排好会议各组的工作时间，按照实际状况留好各组工作的提前量。会议结束后,会议筹划组要对会议全程的发言内容、照片、影像等资料进行汇总和整顿,以备单位纪念或宣传使用。同步，针对每次会议浮现的问题及状况撰写书面材料,总结长处及局限性,不断进行修正和改善。四、会议后勤组：会议后勤组应根据会
3、议的出席人数、与会人员状况、会议规格,按照会议筹划组的安排部署，提前拟定会议会标、横幅、投影仪、幻灯片的使用状况,对会场进行查缺补漏。按照与会人员的数量及会议规格，会议后勤组要提前采购、准备会议所需笔记本、笔、水杯、水壶、花草、水果、饮品等用品。如会议期间有住宿、午休或餐饮规定,应提前拟定休息和餐饮的时间、场合,按照接待预算的金额拟定原则,并根据会议筹划组提前理解的与会人员状况，注意饮食禁忌等特殊需求。会议后勤组负责与会人员的桌牌制作,桌牌以红底纸张打印，使用两面三角名牌架摆放，上面分别注明单位名称，名字及职位,注意文字大小合适，清晰易识,制作完毕后将名牌交付会场布局组，并及时向其她负责组通报
4、状况。五、会场布局组:会场布局组应根据会议的出席人数、与会人员状况、会议规格、会议室的位置和规模,拟定会场整体布局,涉及横幅、会标等宣传用品的布局，主席台的布局、电子设备控制台的布局、整体会议室的桌椅分布,拟定后制作与会人员座次表,按照座次表摆放好会场布局，座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。随后向会场服务组、会场引导组交付会场座次表,并及时向其她负责组通报状况。六、会场服务组:会场服务组具体负责会场服务工作，人员着装要统一整洁、站姿规范端庄、不浓妆艳抹、不佩戴首饰;语言上语调温和、音量适中、一般话规范、文明礼貌；态度上彬彬有礼、微笑服务。会场服务组要提前检查会议室卫生状况（桌面、桌
5、洞、椅子、地面、水杯、水壶等）,保证会议室整洁及会议用品的清洁。根据座次表摆放好桌牌、花草、水果、笔、笔记本、会议议程及其她会议所需要的文献。会场服务组提前至少一小时开好空调,准备好充足热水，会议进行中注意始终常备热水壶,并及时加水。会议开始后要根据与会人员杯中水的水量,灵活掌握,随时倒水。会议中间休息时,会场服务组要尽快整顿会场,补充和更换多种用品。会后,会场服务组要及时做好会场清洁工作。并检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发既有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。七、电子设备组：电子设备组应提前做好必要的设备调试工作,保证会议期间的电子设备能正常使用。并根据发言人位置摆放话筒,调试话筒高下
6、位置、效果及接口等，保证话筒及音量正常；如需要音乐,要提前试播，保证正常播放；如需要投影仪,则根据会议实际需要拟定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒。会议期间，电子设备组要随时监管各类电子设备,发现问题及时查找问题所在，迅速解决。并根据会议议程,及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒忽然失常，应迅速更换备用话筒。会议结束后，电子设备组负责关闭话筒、空调等所有电器设备,进行安全检查后离开会场。八、影像摄录组:影像摄录组应提前做好摄像机、照相机等影像设备的准备工作,并提前达到会场预设机位,拟定最佳影像摄录点，并将状况向会场布局组进行通报。在会议休息或结束时,
7、根据需要组织与会人员在指定地点进行合影留念。九、会议签到组:会议签到组应提前设计好会议签到表,签到表中应涉及与会人员姓名、单位、职务、联系方式等信息。会议当天，在会场外入口通道较明显的地方,设与会人员签到处,会议签到组应提前一小时赶赴会场,进行签到,签届时注意维持秩序。十、会场引导组:会场引导组提前一种小时达到会场。会场门外设立迎宾人员,站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前,面带微笑恭候与会人员的光顾。在与会人员距会议室门2米处积极拉门让其进入，同步使用“早上好、下午好”等文明用语。会场内设立引导人员，根据本场座次表将与会人员有序引领至座位。会议结束时,会场引导组应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再会”。十一、会场应急组:会议前,会场应急组要提前拟定应急预案，有筹划的开展应急演习,并根据预案备好电话、药物、备用电源等物品,对会场多种紧急状况进行应急处置。会议期间，会场应急组应全程在位，随时关注会场状况,实时支持会场各组。并注意观测主席台,察觉领导如有需要协助时，及时上前询问。遇到参会人员有特殊的规定，应尽量予以解决,如不能及时解决，应立即向上一级报告，并尽快予以答复。
