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1、目 录第一章 供应处采购管理制度2第二章 仓库管理制度5第三章 物资采购招投标管理8第四章 货物运输、装卸安全管理制度11第一章 供应处采购管理制度1 目的为了进一步强化公司采购管理,保证采购工作的正常化，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端,降低采购成本,提高采购业务的质量和经济效益，明确审核人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本条例.2 范围 适用于公司原材料、辅料、燃煤、备品备件、大型设备、固定资产、劳保用品、办公用品或劳务技术、服务等的采购。3 岗位职责3.1 接受各部门主管提交的“物资申请单”，领
2、取所需物资。3.2 供应处经理负责权限内的采购，生产经营、固定资产购置等超出供应部经理权限之内的计划的审批由总经理负责。3。3 建立供应商资料与价格记录,做好采购市场行情的调查，询价、比价、议价及订购作业。3.4 所购物品的品质、数量异常的处理、交接进度的控制及入库管。3.5 做好日常的采购记录与财务、办理结算，并于发票的真实性和合法性负责。4 采购作业操作规程4.1 采购原则4。1.1采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。4.1。2采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格的竞争，择优选取。4。2 物资采购的计划申请与审批4。2.1 采购
3、申请需由请购部门根据实际需要以及库存情况，根据物品或劳务的性质和权属向总经办或生产部提交“物品申请单”，并经主管领导签字确认后保供应处.4.2.2 “物料申请单”应列明采购物品或劳务的名称、规格、质量执行标准、数量、使用日期、用途等。4.2。3 若撤销采购，应立即通知采购部人员，以免造成不必要的浪费。4。2.4 对价值超过一千元以上的办公用品及两万元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要申请部门写出申请报告，经部门主管签字确认好报供应处，由供应处报总经理审批后方执行采购计划。4.2.5 采购订单一式四份,第一联即请购部门提交的请购单，第二联即采购部门使用，第三联交财务，第四联交仓库管理员已被验收。
4、4.3 采购流程4.3.1 采购经办人在“物品申请单”需填写所购物品的估算价格、数量、规格和技术要求。4.3.2 采购经办人在采购之情把“物品申请单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能执行采购作业.4.3.2.1 采购方式集中计划采购:凡具有共同性质的材料，以集中计划办理采购较为有利；采购前,应先通知请购部门依计划提出“物品申请单，供应部集中办理采购。长期报价采购：反经常性使用、需求量大的物资,采用部门事先选定供应商，议定长期供应价格，经总经理批准后,通知请购部门依需要提出申请。注：每年第一个月重新审定上一年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且做出相关评审记录。未经公
5、司总经理书面批准后方可变更。4。3。2。2 采购询价、比价、议价1、经办人应对厂商的报价及相关资料进行整理并经过深入调查，全面分析后，以电话或其他联络方式向厂家议价.2、供应部门在采购前须将采购计划，交财务部进行比价，在提交采购计划的同时,应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料,由财务部对提供的供应商进行询价或实地调查.3、价值在2万元以上的维修、服务或台单(套）设备的采购，经够经办人在接到“采购申请单”后,依采购材料使用时间的急缓，并参考市场行情及过去采购记录或厂家提供的资料,需召集3家以上的供应商报价，进行比价；10万元以上的必须采取招标方式采购。4、对常用燃煤实行招标比价采
6、购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标,确定采购价格和供应商,一经通过招标确定价格,只能在定标价格基础上根据市场行情下调,不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨,并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理开会研究同意后才能执行。5、凡是最低价采购量超过请购量的，采购经办人在议价后，应在请购单内注明,经主管签字确认后上报.4。4 采购实施及物资验收入库4。4.1 公司的采购业务由供应部及经营部负责办理，其他部门或人员不得自行采购。4.4。2 采购人员执行各部门上报的采购计划.4。4.3 除零星采购外，批量采购业务必须先与供货商签订采购合同，并与财务部、技术部
7、等相关部门进行会审,采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案。4。4.4 采购人员全程与供货商保持联系,在订货后将“采购清单”转交仓储部负责人，并随时掌握货物在途情况，提前三天通知仓库做好到货接受准备.4.4.5 采购物资运到公司时,先有供应部门对照核对采购计划，经确认无误后，同生产部、技术部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单“材料设备验收单”，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库，并
8、由采购经办人组织退货.4.4。6 仓库管理员根据进货检验结果对合格品进行入库，入库单一式三联，由采购人员、材料保管人员签字，第一联采购人员留存,随发票交财务部报销，第二联仓储部留存，第三联供应部留存；5 付款与结算5.1 采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣增值税以后执行。5.2 无论是现款采购还是赊购，在结算付款是均需由供应部门开具采购付款申请单，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。5.3 财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核请购单、采购合同、采购计划单、采购付款申请单、入门单、发票或
9、收款收据等有关单证，账目结算不清或未按 以及合同规定期限以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。5。4 出纳员须在接到总经理批准的付款凭证后办理付款手续,付款时必须认清审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。5。5 预付款采购按合同约定需要预付订购费的，由采购员提供采购申请单,合同复印件、付款通知书（注明付款事由、付款金额、对方单位证明、开户银行及账户），办理付款批准手续后（付款通知书须由总经理签字），交财务部办理预付款业务.5.6 现款采购采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续。采购员粘好报销票
10、据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同）,财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。5。7 后付款采购采购员粘贴好报销票据后，财务部审核后由总经理签字，供应商需要借款时，由财务将款项汇出。5.8 货物已到发票未到，验收合格并与采购合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准后，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80的货款，发票到后在结清余款；发票已到货物未到,不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部要催促采购员及时结算货款余额,不留尾巴。6 责任6。1 不按规定程序未经审批采购的,有经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。6
11、.2 经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人负到责任不能按时采购而影响正常经营，一经发现查实一次罚款100元,给公司造成损失的按确定损失额的40。6。3 未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担.提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格,从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗.6.4 物品请购部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，填写“物资申请单”，填写不规范,导致无法确认请购物资须知信息的,采购部门有权拒绝采购，“物资申请单”必须由
12、请购部门主管签字，否则供应部不得审批。6.5 供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。6。6 财务部必须认真履行审核监督责任,对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相,并造成公司经济损失的,给予相应的经济和行政处分。6.7 验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品,依照采购合同规定的标准进行检验,若发现品质不符时，必须及时报告采购部门处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的,给予相应的经济和行政处分。6.8 仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对采
13、购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作,造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应经济赔偿责任。第二章 仓库管理制度1 目的为保证所采购物资的验收入库、仓储管理、出库工作的正常有序性及物资在仓储过程中的安全性,保证工程建设的需求,特制定此项管理制度。2 适用范围适用于公司采购物资的验收入库、仓储管理和出库管理工作，采购物资包括：煤炭、设备、备品配件、化学品、劳保用品、办公文具及其它杂品等。3 岗位职责3。1 供应商、我方仓库管理人员、采购经办人及相关部门一同进行到货物资的检查验收工作。3。2
14、逐项检验、核对到货物资的名称、规格型号、数量等是否与发货清单一致，主机、辅机、附件、备品配件、随机工器具及资料是否与装箱单相同，外观与包装是否完好等,并填写开箱验收记录。3。3 材料、设备器材存在外观质量不合格、型号、规格与送货清单不一致的,以及破损严重或无合格证书、质保书等重要资料等情况时，验收人员填写物资不合格品登记表,并通知相关采购人员负责追溯。4 验收入库流程4。1 供应处进货a.供应处按合同或“物资申请单”进行采购。b.供应部在供货商发货后将“采购清单”转仓储部管理人员.c。到货前三日向供货商再次确认到货日并通知仓储部做好接货准备。4.2 仓储部组织验收a.仓储部接到供应处通知后安排
15、存储地点。b。仓储部以物资到货验收通知的形式通知生产部、技术处、总务处等部门安排相关专业人员做好验收准备，并将“采购订单”转上述各部门。c。货到现场15分钟前相关各部门人员到现场进行验收。4.2.1 为了确保入库的物资均是经过检验的合格品，特成立物资进厂验收小组。验收小组由供应部、仓储部、经营部、生产部、综合办等相关部门，必要时通知主管领导参加。组长由供应处经理担任,副组长由生产部经理担任,成员由各部门以下人员组成：仓储部：相应材料、设备仓库保管员、仓储管理员 经营部:相应各合同执行人供应部：相应各合同执行人生产部：设备工程师、电气工程师、仪表工程师 4。2.2 各部门职责划分4.2.2。1 供应处负责按计划采购物资；在货到现场前负责通知仓储部到货时间;参与到场物资的验收，采购合同执行过程中的付款工作及不合格物资的退货；负责验收合格物资与供应商交接;负责入库单与采购发票的结算和报账工作。4.2.2.2 仓储部负责组织物资的验收;办理物资入库手续或出库手续，做好物资发放；负责仓库物资的管理,做好月末物资的统计工作，将统计结果报于各部门,并做好与财务的核算工作；4。2.2.3 生产部
