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1、XX集团团职业化经经理助理理与秘书书的技能能培训“告诉我我，我将将会忘却却；教我怎么么做，我我也许会会记住；让我参与与，我能能够牢记记并理解解。”心有灵犀犀一点通通假如您有有一个苹苹果，我我也有一一个，彼彼此交换换后，各各人仍是是只有一一个苹果果；假如您有有一种思思想，我我也有一一种，彼彼此交换换后，我我们每个个人都有有两种思思想。甚甚至，思思想经过过碰撞后后，还可可以产生生两种思思想之外外的东西西。职业化经经理助理理与秘书书的技能能第一章 助理/秘秘书职业业的职业业化1什么么是现代代职业秘秘书/助助理？2职业业秘书/助理的的作用3职业业秘书/助理应应掌握的的基本工工作方法法4职业业秘书/助理
2、必必备的工工作工具具5职业业秘书/助理应应具备的的职业素素质6职业业化秘书书人员与与非职业业秘书人人员的特特点比较较第二章 电话沟通通技巧1您的的声音、态度和和姿势2成功功地树立立企业形形象2. 如何职业业化地接接听电话话3. 学会处理理难应付付的情况况第三章 档案管理理1 企业内不不同部门门的档案案特点2 实用有效效的办公公室档案案管理3 办公室档档案管理理的基本本原则4 办公室档档案管理理系统5 档案载体体与标签签第四章 时间管理理1. 工作中常常见的五五种类型型“时间观观念”分析2. 自我分析析时间管管理，找找出问题题3. 个人工作作计划4. 任务优先先权的分分配原则则5. 有效的时时间
3、管理理工具6. 信息传递递与交流流工具第五章 沟通与协协调的技技能1 沟通的目目的2 沟通的原原则3 沟通的基基本方法法4 沟通的误误区与障障碍5 沟通的技技巧：倾倾听、表表达、提提问6 团队合作作第一章 助理理/秘书书职业的的职业化化1什么么是现代代职业秘秘书/助助理？2职业业秘书/助理的的作用3职业业秘书/助理应应掌握的的基本工工作方法法4职业业秘书/助理必必备的工工作工具具5职业业秘书/助理应应具备的的职业素素质6职业业化秘书书人员与与非职业业秘书人人员的特特点比较较什么是现现代职业业秘书/助理？秘书/助助理是在在决策者者和私人人身边，承承担着沟沟通信息息、辅助助决策、掌管公公文和处处理
4、日常常事务工工作的人人员。今天的秘秘书/助助理工作作已不再再局限于于其传统统模式： 打字字、作记记录、转转接电话话、接待待客人。随着着国际国国内市场场竞争的的日益激激烈，各各企业对对秘书/助理的的要求日日趋严格格；现代代化信息息技术的的迅速发发展，也也给秘书书工作带带来巨大大变革。现代秘秘书/助助理职业业已经成成为充满满挑战和和变革的的职业。职 业 分 析析*职业业秘书/助理的的作用*职业业秘书/助理应应掌握的的基本工工作方法法* 职业业秘书/助理必必备的工工作工具具* 职业业秘书/助理应应具备的的职业素素质* 职业业化秘书书人员与与非职业业秘书人人员的特特点比较较1职业业化秘书书人员与与非职
5、业业化秘书书人员的的特点比比较职业化1. 谋生手段段2. 选选择工作作的结果果3. 维维护企业业与职业业利益第第一4. 具有良好好的个人人素质5. 按职业的的社会概概念规范范个人行行 为，包包括言谈谈举止，穿穿着打扮扮6. 严严格区别别职业要要求与个个人生生活，上上下班不不一样7. 受受过职业业技能训训练8. 能能在短期期内熟悉悉新行业业知识9. 工工作选择择面广，任任何行业业都能从从事秘书书工作10. 较高的的职业敏敏感11. 目标观观念强，会会自我安安排工作作12. 分析问问题，解解决问题题的能力力较强13. 管理与与自我管管理能力力强非职业化化谋生手段段生活的需需要结果果或被动动被选择择
6、的结果果维护个人人利益第第一具有一般般的个人人素质按个人的的爱好和和习惯规规范行为为包括言言谈举止止，穿着着打扮将个人生生活与工工作混为为一谈，上上下班一一样未受过职职业技能能训练常常有较较强的某某行业专专业知识识工作选择择面窄按指示办办事，没没有职业业敏感性性目标就是是完成任任务常常将问问题推在在别人身身上服从管理理，但自自我管理理能力差差2. 秘书/助理的的作用秘书/助助理应把把上级或或同一工工作团队队中其他他人员从从繁忙的的办公室室事务中中解放出出来，使使他们集集中精力力去做的的他们的的职责范范围内的的工作。 是信息中中心：收收集和传传递信息息是秘书书/助理理的首要要工作 是协调部部：秘
7、书书/助理理处于中中介地位位，枢纽纽地位，联联系上下下、左右右、内外外 是行政助助理：现现代秘书书/助理理工作中中包含许许多上级级要做的的工作，尤尤其是承承担不必必上级亲亲自操办办的办公公程序细细节和其其他事务务，以减减轻上级级繁忙而而大量的的工作 代表企业业的形象象：秘书书/助理理是外界界了解企企业的窗窗口 是经理的的得力助助手：不不可缺少少的左、右臂3. 助助理/秘秘书应掌掌握的基基本工作作方法案例：如如果我是是小迟， 我是职职业化的的助理，我我会怎么么做？1) 合理布置置你的办办公地点点：这对对工作效效率的高高低至关关重要 例：*你的的办公桌桌放在某某个地方方是否合合理？*你的的工作空空
8、间附近近和经过过办公室室的通道道是否合合理？*档案案箱离办办公桌的的距离多多远？你你和同事事使用档档案箱的的频率有有多高？*是否否存在效效率更高高的布置置办公室室的方式式(提建建议前要要先画一一张办公公室草图图，并说说明改进进方式)请讨论补补充：2）日常常工作有有计划、条理化化* 您您日常工工作中每每天到办办公室先先要做的的三件事事情是：* 每每天下班班之前，最最后要做做的工作作是：3）办公公设备使使用、管管理、维维修例：* 定定期清理理办公桌桌抽屉，定定期擦拭拭电脑，打打印机等等电器并并除尘，定定期清理理硬盘及及软盘(用专用用软盘清清洗硬盘盘振动器器)；* 将将定期打打扫所有有办公设设施作为
9、为定期预预防维修修计划的的一部分分，避免免重大项项目的操操作过程程中办公公设施突突然发生生故障；请讨论补补充：4）听写写、誊写写与打印印*听写写准备与与收尾：写上日日期*听写写过程中中：不懂懂即问*不止止为一个个人作听听写时：专本专专用*听写写急件时时：特殊殊处理*录音音机听写写：问清清上级的的新的修修改意见见*誊写写：要及及时，准准确*打印印稿：自自查在先先 其它基本本技巧*上级级办公室室内的材材料：未未经允许许，不要要去整理理*为上上级安排排约会：在上级级和自己己的工作作台历上上都留下下记录(并及时时提醒以以防重复复安排约约会或失失约)*必须须确切知知道哪些些信息是是您的上上级希望望保密5
10、）如何何减少上上级所遇遇到的干干扰a. 如如何处理理电话干干扰： 不要打搅搅正在会会客的上上级（除除非事情情非常紧紧急）； 对于固执执的来电电把握住住回电的的主动权权，同时时给上级级多留余余地 上级的上上司来电电话找上上级：直直接接通通或做留留言处理理，但答答复要洽洽当； 上级要给给下属打打电话：紧急的的立即接接通；不不急的您您可安排排在合理理的时间间接通； 电话备忘忘录。b. 如如何处理理偶然来来访： 来访者看看不见上上级或看看见上级级正忙着着时； 来访者正正好看见见上级独独自一人人时。c. 助助手与上上级的暗暗语：可以使使用以下下方法帮帮助上级级掌握时时间： “对不起起，打搅搅了，我我想提
11、醒醒您，XX时X分分您还有有一个会会。” “对不起起，打搅搅了，我我是来提提醒您一一下，您您的下一一个约见见快到时时间了。”6).如如何安排排并保证证上级的的约见必备工具具 日历、台台历；记记事簿（AAgennda）安排约见见时的注注意事项项a. 掌握主动动: 了了解上级级的时间间安排，与与上级很很好地配配合；b. 不要把约约见安排排在下述述时间：* 避免免两个约约见或会会议连在在一起；* 约见见不要安安排在上上级出差差归来的的那一天天；* 约见见不要安安排在上上级度假假的前一一天和度度假回来来的第一一天；* 约见见不要安安排在星星期一上上午和星星期五下下午；* 约约见不要要安排在在周末或或节
12、假日日中。c. 安排约见见时要争争取主动动，尽可可能向对对方建议议时间d. 约见的确确认：* 一定定要在取取得上级级同意后后再与对对方确认认约见；估计上上级有困困难保证证赴约时时，更要要事先向向对方解解释，并并约好再再联系确确认的确确切时间间；* 所有有取得上上级同意意的约见见都要尽尽快向对对方确认认；* 约见见地点较较远时，在在上级出出发之前前与对方方再次联联系以防防约见有有变动；e. 若上级参参加的是是午餐会会一类的的活动，要要在上级级出发之之前了解解清楚该该活动是是否包含含午餐等等，以确确定上级级是否需需要带相相应的现现金； f. 安排如何何约见都都要留下下对方的的联系电电话和传传真；g
13、. 代替他他人接安安排约见见的电话话时，一一定要有有详细的的留言记记录（约约见人姓姓名、见见地点、约见时时间、约约见内容容等）。7）如何何向上级级汇报工工作：-选择择适当时时机-表达达简洁、清楚、正确，先说结果8）助理理/秘书书人际关关系助理/秘秘书的作作用和所所处的位位置决定定了其人人际关系系的重要要性。a. 首首先要树树立良好好的自我我形象： 勤奋奋好学，热热情谦虚虚。b. 公公正和距距离原则则：* 公公正：实实事求是是，一视视同仁* 距距离：不不过份讨讨好和敬敬畏别人人 不过过份信赖赖和夸赞赞别人 不过过份谦虚虚，否则则会自卑卑 不对对别人有有不切实实际的期期待 c. 与上级级的关系系:每一位助助理都希希望工作作得心应应手，如如何处理理好与上上级之间间的关系系非常重重要:* 勇于于认错及及时改正正* 尊重重领导，维维护领导导威信，忠忠诚守密密，虚心心请教 * 在决决策过程程中起到到真正的的协调、配合作作用* 在出出现矛盾盾时，正正确对待待：谅解解、沟通通、关心心、回避避4秘书书应具备备的职业业工作工工具* 字典典/词典典，最新新英汉词词典，辞辞海，相相关外文文词典，专专业词典典* 世界界地图册册，中国国地图，本本市交通通地图，本本市交通通旅游地地图
