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1、 第二章 机关事务文书机关事务文书广泛用于党政部门和企事业单位的机关日常工作中。它不同于行政公文，没有严格的办公程序和行政法规性，也没有执行的强制性。这类文书产生于机关的具体事务中，与机关日常工作和中心工作结合十分紧密，写作目的十分明确，针对性很强，有特定的传播范围，一般在本单位内部传阅，或报送有关的上级机关。若有必要，经过修改后也可在大众传播媒体公开发表。随着办公自动化的兴趣，机关事务文书的写作有规范化和标准化的趋势。第一节 计 划 一、特性和分类（一）计划的含义计划是机关内部的部门或个人为完成一定时期的特定工作事先所作的书面安排和打算。所谓计划是一个统称，常见的“规划”、“部署”、“安排”
2、、“设想”、“打算”、“方案”、“工作纲要”、“工作要点”、“工作意见”等等，都属于计划。但规划、部署、安排、方案更加具体，约束力较大，规定性较强。（二）计划的特性计划具有前瞻性。它产生于某项具体工作开始之前，具有主观预期、设想等前瞻因素。它既要预设这项工作的目的，还要预设完成这项工作的步骤、措施等。但它的预期和设想必须从实际情况出发，从现有条件和工作基础出发，从计划实施的可行性出发。计划具有具体性。它不仅要提出工作思路，而且要提出工作步骤、措施、方法以及工作目标。涉及到这些方面的内容，凡是能够量化的，在计划中都总是予以量化。在计划中，越是具体的东西就越有规定性和依据性，但计划毕竟产生于某项工
3、作开始之前，在执行过程中有时会遇到一些难以预见的制约因素，所以，一方面计划是具体的，另一方面又是留有余地的。计划具有时效性。计划所针对的是某项具体工作，这项工作有其开始和结束的时间，因此，计划具有时效性。计划的有效时限是明确的、具体的，超出其有效时限，计划的约束力就将消失。但实际工作中，也有在时限内无法完成既定计划而工作又不能终止的情况，这时往往会产生跨时段的补充计划或后续计划。计划具有指导性。这是计划的根本特性，是由计划的写作目的决定的。指导性具有规定和约束的功能，这一特性使有关人员在执行计划、开展工作时有所参照、有所依据，以避免工作的随意性和盲目性。计划的指导性主要体现为计划中提出的科学、
4、合理、具体、可行的工作目标、步骤、措施、方法。（二）计划的分类在机关事务中，计划可以分为若干类型。按目的可分为工作计划、学习计划、经济计划等；按内容可分为综合计划、单项计划；按时效可分为长期计划、中期计划、短期计划。长期计划也叫长远规划或长期规划，时效一般在五年以上，属于宏观性、纲领性的计划，如县“九五”计划暨2010年发展规划；中期计划的时效一般在三年以上、五年以下，比长期计划更加具体，常用于宏观管理和某些周期较长的工作安排，如公司华中地区营销网络的建设发展计划、县三年扶贫攻坚计划；短期计划又可分为年度计划、季度计划、月度计划，是最常用的计划，具有很强的规定性和操作性，如厂1998年生产计划
5、、地税局今年第四季度税收计划。二、写作方法及要求（一）计划的写作内容计划的内容主要包括三个方面：一是目的、任务、要求，二是方法、措施，三是时限、时序，即要求写清在一定时期内要完成的主要任务是什么、有什么具体要求、采取什么措施、用什么方法、分几个阶段去达到既定的目的。（二）计划的写作格式计划的格式比较灵活，常用的有条文式和表格式两种。条文式计划是用序数分条列项，依次表述；表格式计划多用于生产和经营部门所作的专项性、常规性短期计划，将计划的基本项目，特别是必需指标，用表格列出，便于统计和计算机处理。无论何种计划，在内容上都要回答为什么做、做什么、怎样做、何时完成。计划的格式一般由标题、正文、落款三
6、部分组成。 1. 标题，标题即计划的名称。可分为全称标题、简称标题和文章式标题三种。全称式标题包括制定计划和机关或单位名称、计划的适用时限、计划的内容及计划的种类四项，如武汉市市“十一五”期间经济和社会发展规划。简称式标题包括计划的适用时期、计划的内容和计划的种类三项，如2006年局党组理论学习计划。文章式标题一般按计划的主题或要达到的目的拟定，多用于政府及主管部门作计划工作报告使用，如团结起来，为实现我市“十一五”计划而奋斗。未定稿的计划，应在标题后或下一行用括号注明“草案”、“未定稿”、“讨论稿”、“送审稿”等字样。2、正文，正文是计划的主干和核心。一般包括目的和依据、目标和任务、措施和步
7、骤、执行希望四个部分。（1）目的和依据，这部分即计划的前言。一般不设小标题。这部分篇幅不宜太大，要求用简明概括的语言说明制定计划的指导思想及目的、上级的有关指示和要求。同时，可适当分析前期计划的执行情况及说明将要制定计划的条件和依据，并扼要提出本计划总的任务和要求等。这部分实际上是写明“为什么做”、“依据什么做”、“能不能这样做”。这是计划的纲领。（2）目的和任务，这部分实际上是明确“做什么”、“做到什么程度”。这是计划的核心。可设小标题，也可用序数分条列项，具体写明计划的目标、任务和各项主要指标。要求在行文上条理清楚、层次分明，根据目标、任务、指标的地位和关系，分出轻重、主次、详略。特别是常
8、规性、综合性计划，更要注意突出重点和特点。如某厂年度工作计划在这部分设计了几个小标题“一、扭亏增盈工作”、 “二、技术改造任务”、“三、新产品开发工作”、“四、下岗职工再就业工程”、“五、其他工作”，这就抓住了关键和本单位的实际情况，突出了重点，体现了特点，避免了眉毛胡子一把抓的毛病。（3）措施和步骤，这部分要求具体回答“怎么做”、“什么时候完成”。应详细说明实现计划的各种措施和步骤安排，即如何执行计划、如何分工配合、如何检查考核等。可分条列项，逐一表述。这部分要注重操作性，措施要实在，职责要分明，安排要具体，以便执行和检查。要坚决避免用原则和一般要求代替具体措施和步骤。例如某机关的学习计划中
9、在提出措施和步骤时说：“领导干部要带头学，党员和团员要主动学，一般群众要认真学，要克服学习上的形式主义，讲求实效，还要提倡联系本部门和本人的工作实际、思想实际。党组决定在适当时候组织一次检查，以便发现学习中产生的好经验和存在的问题。”这段话句句都正确，但没有一句是可操作的，用以指导工作是很难落到实处的。（4）执行希望，即计划的结语。一般用一个段落，篇幅不宜太长。在这部分简明扼要地提出执行本计划的希望、要求和注意事项。要有针对性和鼓动性，以激发执行者的热情和信心。有的计划没有结语，目标任务、措施步骤写完就结束全文。3、落款，多数计划有落款。落款包括制定计划的单位名称或个人姓名、计划定稿的日期。需
10、要上报的计划，特别是经济计划，通常还要加盖印章。有的计划没有落款，而把署名和日期放在标题下。（三）计划写作的要求一是与计划有关的资料、图表，如果在正文中不便表达，可作为计划附件放在正文之后。二是某些单项计划、短期计划和机关内部计划或个人计划，写法较为灵活，不必拘泥于上述格式。如有的把目的任务合起来写，有的在说明目的依据后，分条列项把各项任务、措施、要求、安排穿插起来写等等。最简单的计划甚至可以直接列出几条，依次表述清楚就行了。三是表格式计划除将主要内容用数字集中在表格中，还应辅以简要的文字说明。以数字为指标的计划，适宜于表格式，但表格中所反映的仅是计划的任务和指标，必须配合编表说明，反映编制计
11、划的主要依据、主要指标的计算方法、计划指标与上期差异的原因、实现计划的主要措施等。第二节 总结一、特性和分类（一）总结的含义总结也叫总结报告，是单位或个人对发生于某一时段的情况或问题进行概括和分析后撰写的文书。简要的总结也叫“小结”。（二）总结的特性总结具有回顾性。它所针对的是过去的情况，因此，它要回顾过去已经做过的工作和工作中存在的问题。如果说计划主要是提出“要做什么”和“如何去做”，那么总结则主要应该说明“做了什么”和“做得怎样”。总结具有评价性。它除了回顾过去的情况外，还要对已经做过的工作进行实事求是的评价，说明取得的成绩，指出存在的问题。一般不宜把总结写成纯客观的情况介绍和事实报道。总
12、结具有时效性。它所涉及的是特定时期的情况，及时总结这些情况是为了更好地开展下一时期的工作。如果下一时期的工作已经开始，甚至已经进行到了一定阶段，再去撰写前一时期的工作总结就显得滞后了。当然，时效是相对的，对某些重大的经验或教训，往往有不断总结、不断认识的必要。总结具有全面性。这是总结类文书的基本特性。总结必须全面反映情况，汇集事实、数据等客观材料，使读者对特定时期的工作情况有总体的、概括的、清楚的印象。（三）总结的分类总结可以分为各种类型。根据目的，可分为工作总结、经验总结等；根据内容，可分为综合总结和专题总结；根据时段，可分为年度总结、季度总结、月度总结等。工作总结是机关单位、部门、个人对特
13、定时期的工作所作的总结，如局近期工作小结；经验总结是对特定工作所取得的经验和概括、整理、介绍，如厂工会帮助下岗职工生产自救的经验总结。综合总结是对各项工作作出的全面汇总和介绍，以全面性为主，兼有侧重性。单位或个人的年度工作总结、政府机构或社会团体向其代表大会所作的工作报告，就是典型的综合性总结，如厂工会2006年工作总结；专题总结是对某项或某方面工作所作的专题性汇总，强调主题的有限性和集中性。暑假社会实践情况汇报、厂试行车间、班组、岗位三级成本核算制的总结等，就属于典型的专题性总结。年度、季度、月度总结也叫定期总结，大都属于常规性的情况汇总。一些机关、企事业单位的这类定期总结常常编制成报表上报
14、。二、写作格式及方法（一）总结的格式总结常见的形式有条文式和表格式两种，条文式总结是用序数分条列项，依次表述，多用于综合性的工作总结、经验总结和个人总结；表格式总结通常为定期报表，多用于生产和经营部门所作的专题性定期情况汇总。总结的格式一般包括标题、引言、正文、结尾四部分。1、标题，总结的标题分单行标题和双行标题两种。典型的标题由对象名称、时限、主题、文体种类四部分构成。单行标题如武汉市文化局2006年工作总结、公司近期市场布点工作小结等。双行标题以总结报告的主题为正标题，以对象名称、时限、文体种类构成副标题，如发展乡镇企业，振兴山区经济市区乡镇企业局1997年工作总结、健全管理机制，强化内部
15、监督全市国有企业年度财务检查总结报告等。有些经验总结、专题总结，需要在更大范围交流，其标题可以灵活处理，使之适应传播媒体的特点，如日本对华投资的回顾与展望、拿出管理新招中国出口商品基地建设上海公司企业管理实践等。2、引言，引言也叫前言或开头。常规性总结，如年度工作总结，对一项具体工作或一个阶段的一般性小结，引言都很简单，主要目的是引出正文。例如公司广告企划部2006年工作总结的引言：2006年，我部按既定计划和总经理的部署开展业务和日常工作，现将有关情况总结如下。这类总结有时甚至可以不要引言。专题性总结则常常在引言中介绍某些背景材料或提出基本观点。例如探索通畅的渠道广东与俄罗斯经济技术合作（国际贸易1996年第12期）的引言：俄罗斯资源丰富，科技教育发达，重化、原材料和军事工业基础雄厚。而广东是中国近年来经济发展最快、轻纺工业规模最大、实力最强的省份之一。双方经济和技术方面的互补性强，有广阔的合作前景。但目前双方的合作仍处于最低的层次和水平，有必要采取措施加快发展。3、正文，总结正文应占全文三分之二以上篇幅。典型的总结正文包括基本情况、取得的成绩、存在的问题、今后的打算等几个部分。（1）基本情况，这部分要求全面、简要地说明某一
