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1、企业管理制度系列Enterprise Management System行政后勤管理制度 档案管理制度 企业必备管理制度模板年5月档案管理制度（示例）说明：本制度对档案所指的具体内容、档案管理机构及职责进行了明确说明，同时就档案管理过程和方式进行了详细阐述和明确规定，旨在加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益。第一章 总则第一条 档案管理目的：为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条 档案管理内容：档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种形式（文字资料、印刷
2、品、电子资料、光盘、数据盘、实物等）的账册、凭证、报表、合同、技术资料、宣传册、各类方案、声像、荣誉实物、证件等不同类别的历史记录。第三条 适用范围：公司及各部门、员工有保护档案的义务。第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。第二章 档案机构及其职责第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（如资料员）。第六条 档案工作由公司总经理统一领导，人力资源部（或办公室）负责接收、收集、整理、立卷存档、保管，并监督各部门的档案管理工作。第七条 人力资源部（或办公室）应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。第八条 本制度监督责任部
3、门为人力资源部（办公室），第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。第三章 档案的管理第九条 整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2. 步骤：A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技（包括研发项目、活动项目等）档案类：立竣工工程（完成项目）卷，未竣工工程（未完成项目）资料整理成册。B. 整理 根据分类和成立时间整理。C. 分类 根据下述分类方法分类D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第十条 过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十
4、日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交人力资源部（办公室）保管，任何人不得据为己有。2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报人力资源部（办公室），各分级保管者在每年的年底前将档案总目录、预立卷材料的目录交人力资源部（办公室）。第十一条 监督：人力资源部（办公室）根据各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。第十二条 销毁：须报公司总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十三条 公司档案的分类及编号：指定资料员经人力资源部（办公室）培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第十四条 在业务中对外签署的各种经济合
5、同按合同管理规定处理。第十五条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第十六条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。第四章 档案备份制度第十七条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第十八条 各部门应尽量采用电脑进行管理和工作，尤其是针对重要资料和文档，便于业务资料的数字化处理和保存。第十九条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。第五章 处理条例第二十条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案3. 涂改、伪造档案4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第六章 附则第二十一条 本制度解释权归公司人力资源部（办公室），如有不明之处，请向人力资源部（办公室）咨询。第二十二条 本制度自 年 月 日起实施。
