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1、开展档案数字化建设的实践与思考摘要：随着 社会 信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和 经济 活动的战略资源。信息技术的高速 发展 和推广 应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题这就是档案数字化建设设。档案工作的数字化建设设也是顺应潮流、适应 时时代 发展的新举措、新要要求。档案作为一种原生的的信息资源，其重要性正日日益凸显出来。面对这种挑挑战我们档案工作者应积极极应对，我们要不断 学习习 科学 知识，逐步掌掌握信
2、息技术为档案工作服服务，为社会主义经济建设设服务，为社会主义精神文文明建设服务。 2000年12月，国家档档案局、中央档案馆印发的的全国档案事业发展“十十五”计划，把“加快档档案信息化建设”、“加快快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣宣布：十五期间，我国将加加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化化建设的 问题 引起了人人们的关注，并且有一些档档案馆已经开始对此投资建建设。我们认为，传统档案案馆的数字之路并非一蹴而而就，而是一个循序渐进的的过程，对这个过程的各个个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有有在有了清楚认识的基础上上
3、，才能规划和解决好档案案馆的数字化之路，为今后后的数字化档案馆进而是数数字档案馆、虚拟档案馆的的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数数字化建设方面进行了积极极的探索，取得了初步成效效，在工作中数字化建设也也给档案工作带来了极大的的方便。 首先我们充分分认识到档案数字化建设的的紧迫性 1、档案数字字化，可改善档案管理工作作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种种局限，使档案管理部门从从封闭走向开放，从档案的的保管和利用职能向信息采采集、管理和服务职能转变变，实现档案信息资源的合合理配置、科学管理，为社社会提供高效、优质的服务务。 2、形势发展的需需求 21世纪是信息化化的时代，临海
4、市政府把数数字临海建设摆在了十分突突出的位置，无疑是十分及及时和正确的。数字档案馆馆是数字临海的重要组成部部分，其一，档案馆就是市市委、市政府保管和提供利利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实实用价值的信息资源库，这这样一大批浩如烟海，珍贵贵的档案信息资源不能很好好地为各级领导和广大公众众利用，充分实现信息共享享，数字临海就不是真正意意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切切要求档案馆数字化。档案案由原始的甲骨、竹笺、贝贝叶、丝帛到纸质，发展了了几千年，记录下了中华文文明和世界文明史。近年
5、来来，档案载体逐渐并迅速地地被磁盘、磁带、光盘所取取代或更替， 电子 档案案的出现给档案馆提出了一一个亟待解决的课题，那就就是电子档案的收集、保管管、保护和利用手段，而解解决这个问题的途径只有一一个，那就是档案馆的数字字化。 目前 ，档案馆的的档案保管、利用与形势的的发展要求不相应，仍然停停留在纸质档案的管理及较较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无无法采集、收集和提供利用用，甚至绝大部分电子档案案已经被清洗、丢失。这是是一个极其重大的损失和无无可挽回的错误。 3、社会强烈需求 当今，人们的时间意识越来越强强，领导做出重大决策需要要迅速、准确；各职能部门门工作查考要求快速及时；社会广大
6、公众对档案信息息需要量不断增加，如婚姻姻档案，有一些 农村 ，尤其是僻远山区的利用者者要查阅婚姻档案十分清便便，来回要好几天，他们迫迫切要求信息共享。还有一一些外商投资者，他们想了了解临海的整体情况，才敢敢于投资，那么要了解临海海的详细 内容 恰恰只有有市档案馆才是最全、最新新、最直接、最方便的一个个场所，特别是我们建立临临海市现行文件查阅中心之之后，对各界人士及外商投投资查阅信息更为方便，这这都迫使档案馆这个信息保保管和提供利用的部门必须须尽快改变传统的原始管理理、检索和提供利用的手段段，以现代化、多功能的服服务措施，使档案馆馆藏的的信息能及时、方便地提供供给各方面的需求者。转贴贴于论文联盟
7、 http:/二、档案数字化建设设的 内容 1、推推进档案数字化，必须提高高档案标准化、规范化水平平 目前 ，档案信息息数字化的现状是档案标准准化、规范化滞后和 应用用 软件多乱，这些都严重重 影响 了系统整体水平平的提高。笔者认为对这一一 问题 取得共识是档案案数字化建设思想上的一次次飞跃，它使我们的观察视视野从 计算 机系统扩大大到整个档案信息管理。档档案信息自动化的内涵包括括档案工作的各个方面和各各个环节，其中首要的是档档案业务要规范，档案标准准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是是一个系统工程，要推进档档案数字化建设，必须抓好好档案标准化、规范化，掌掌握好两者相辅相成、互相相促
8、进的辩证关系。 2、数字化建设要着眼于于提高系统的整体水平 档案数字化建设的着眼眼点应是整个系统，组成系系统的纵向和横向的各个节节点都应达到一定水平，并并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部部分节点甚至一个重要节点点的障碍，都可能造成系统统的梗阻。当然，要求每个个节点的装备水平和应用能能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励励和支持先进单位提高水平平，在一些单位进行较高水水平的试点，以取得值推广广的经验，对整个系统是有有利的，但其基本出发点就就是为了提高系统的整体水水平，只有少数先进的节点点不可能组成先进的系统。 3、有重点地抓好好数据库建设 目前，我们临海
9、档案数字化系统统从总体上看仍处于由文件件处理向数字管理系统的过过渡阶段，完成这一步的关关键在于数据库建设。开发发和建设数据库系统是国家家档案信息工程的核心和基基础，是工程的主体。数据据库的含义是依托先进的信信息技术对档案进行 科学学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长长期的任务，要经过由低到到高、由单个到群体的循序序渐进过程。经过实践我们们认为建设数据库经验中最最主要的有：领导重视，统统一认识，坚持计算机技术术人员同档案业务人员协同同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使使用效率考核数据库的“活活性”；突出重点，由单一一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的的完善提高和各单
10、位档案目目标库建立起来，通过网络络联接形成开放的分步式数数据库群，将使自动化系统统效率大大提高一步。 三、档案数字化建设的的步骤 1、建立档案案数据库。第一步，输入文文件级目录。从1997年年开始，我们把馆藏档案的的文件级目录输入数据库。截止XX年5月，已输入入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我我们准备再用1-2年将全全部完成。在建立数据库的的过程中，可边输入边打印印，一方面补齐卷内文件目目录，另一方面检验输入的的正确性，从而确保档案数数据库的真实性、完整性和和有效性。第二步，采用扫扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案案利用十分频
11、繁，尤其知青青档案已十分破烂，只有实实行数字化，才能确保原件件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提提高了工作效率。如出具无无婚姻记录证明，我馆由于于实行了数字化管理，虽然然保存着196220001年10多万条婚姻档案案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大大厅保存着2001年XXX年不多的婚姻档案，则则需5个工作日。利用者对对我馆的数字化建设十分满满意。 2、建立了档档案局网站。并与市政务网网、公众网联网实施资源共共享。在互联网上向政府和和 社会 提供档案信息查查阅，政策法规查询、举办办网上展览，展示本地两个个文明建设的成果；建立网网上现行文件查阅中心提供供全文查询，逐步实现政务
12、务公开，营造有利于当地市市 经济 建设和社会发展展的良好环境。3、加强强 电子 文件的收集和积积累工作。电子文件是未来来馆藏数字档案最主要的来来源。以前，进馆单位只移移交纸质档案和纸质文件目目录，现在我们要求进馆单单位实行电子文件和纸质文文件的归档双轨制，一般将将电子文件拷贝两套，异地地保存，并随纸质文件一并并移交档案馆。这样既推进进了机关档案室的电子化进进程，又节省了档案馆建立立数据库的工作量。 4、加大档案管理软件推推广力度。电子文件是包括括电子文件内容、电子文件件载体和电子文件显示、修修改的电子计算机软硬件平平台的组合。由于种种原因因，各进馆单位电子文件所所依赖的软硬件平台不同，这给集成
13、到档案数据库造造成困难。对此，我们要高高度重视，采取积极的措施施予以解决。印发电子目录录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数数据库结构的字段名称、类类型、长度作出了规定，规规范软件和数据格式，确保保数据库的准确性和有效性性。 截止XX年5月月，临海市市镇两级机关和和企事业单位已有20多家家使用了PDE档案综合信信息管理系统或其它综合信信息管理系统。今后，我们们准备加大档案信息管理系系统的推广力度，对新达标标升级的单位要求全部安装装，对已达到各类标准的单单位要求在1-2年内全部部安装。另外依托市政府OOA网上办公系统，做到文文档一体化，及时迁移电子子文件。随着系统设备更新新、扩充，在不同系统之间间交接电子文件，及时对归归档电子文件进行迁移操作作，确保电子文件的有效性性。 档案数字化建设设是一项长期而又复杂的任任务，不可能一步到位。工工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持持续发展。 参考 资资料 1、国际档案理理事会主席王刚同志在第第十四届国际档案大会开幕幕式上的致词， 中国国 档案报2000年第第547期 2、杨公公之主编档案信息化建设设导论，中国档案出版社社2001年版 3、王荣国、李东来数字图图书馆的概念形态及 研究究 范围图书馆学报2001，5 锁定定|推荐|打印|关闭转贴于论文联联盟 http:/1 / 8
