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1、电子政务项目中的计划管理 周朝旭成功的项目是周密计划的结果，而不单纯是良好的实施过程的结果。 信息系统工程项目具有一些鲜明的特点: 技术含量高、技术更新快、交付物的性质变化快、涉及面广、人员影响特别大等，因而项目的管理非常复杂，为此，必须在信息系统工程建设中科学地运用项目管理的思想和工具，实行科学规范的管理，以保证信息系统项目保证质量，缩短开发和建设周期，达到信息系统工程预期的目的。 项目的总体规划 云南省电子政务二期工程是一项覆盖省委、省人大等10个重点部门，全省16个州（市）级横向网络、部分县级横向网的重点应用系统建设。由于本工程各项目设备供货商及软件开发商多，专业项目多，技术复杂，各种应
2、用系统互相关联接口关系复杂，组织协调工作量大，为了科学地组织、协调、管理该项目，保证项目成功达到预期的各项目标，依靠并运用科学的项目管理的理论和工具成为必然的选择。而项目管理的核心思想就是以科学、周密、详尽的项目计划提前规划项目实施中的时间、人员、资源。 1. 确定总体计划和项目管理框架 针对项目实际任务，并结合电子政务一期的经验，云南电子政务二期项目组制定了周密的工程总体计划，并颁布了云南省电子政务二期工程项目管理规范，通过项目管理规范建立了二期工程建设的总体管理框架。在规范中，事先对承建单位的工程实施进行了约束和规范，明确了所有分项工程建设，无论是总体工作还是各阶段工作，必须严格按照“计划
3、执行控制收尾”的过程进行。在这个总体框架下，对工程编制了计划和WBS（Work Breakdown Structure）结构分解，制订了项目总体WBS字典，并按照PMP项目管理体系的约定，对各过程的输入、输出做了约定。 通过项目管理规范的执行，使得众多承建单位、分项工作的实施和管理在一个共同的项目管理体系中进行。业主、监理、承建单位用同一种科学的方法去实施和工作，众多承建单位之间用统一的思路和工具去协调，在大的框架上减少了可能的分歧和偏差。 2. 分项计划的制订 针对信息系统工程建设中存在的计划要素不全、计划粗略、单纯用时间计划代替整体计划的普遍现象，在该电子政务项目管理规范中，对工作计划进行
4、了明确要求。 以实施方案为例，项目要求必须有组织形式、质量管理、进度管理、变更管理、资源管理、风险管理、沟通交流机制等要素。通过这样的方式，不但规范了工程实施的行为，而且迫使各承建单位人员特别是项目经理更多地考虑计划、组织、协调问题，从而在项目计划阶段就提前发现和解决了一批问题，提高了项目实施的起点，为项目后期的实施奠定了基础。 在工程建设中引入项目管理的思想和方法，把工程建设的重点由工程实施向工程计划倾斜，进而以计划指导实施，这正是项目管理的核心思想，也正是目前信息系统工程建设中欠缺的。在电子政务二期工程建设的实践中表明了这一思想和方法的正确，整个工程涉及单位众多，约有26个承建单位，涉及网
5、络、软件、安全、办公系统、网站、视频会议等众多分项，建设范围覆盖全省，涉及600多个单位，时间又相当紧，工程的技术难度和组织管理难度很大。但在整个建设过程中，工程始终处于有序、可控状态，各方配合良好，有节奏、有控制地逐步按照计划推进。目前已经按期完成主要工作，顺利进入项目收尾阶段。 项目计划的优化 在对各承建单位的项目计划做出要求后，下一步就是进行项目总体计划的集成和综合。各承建单位制订了各自的分项计划，但都是单项工作计划。比如，信息发布系统根据规范要求，制订了自己的实施计划。但这只是自身工作的计划，没有考虑和电信、网络工程、主机系统、网络安全系统的协调。从信息发布系统承建单位的立场和所掌握的
6、工程信息而言是无可厚非的，但是作为项目的指挥和控制角色，必须通盘考虑整体项目建设计划安排。网络不建成、主机不搭建，信息发布系统是无法建设的。因此，必须在不同承建单位的工作计划中，建立工作步骤、工作顺序的搭接关系。比如信息发布系统的建设遵循这样的顺序: 电信线路准备完毕、网络建设完毕、主机到位、网络安全开放端口、信息发布系统建设开始。 以工期计划为例。初期制定了3个月的工期，各承建单位都承诺可以完成，也都提交了各自的计划。但根据总体要求，编制出“电信、网络、主机、信息发布”的工作顺序后，后面两个分项目都觉得无法在3个月内完成。因为项目参与者原来只是排定了自己的单项工作计划，一旦自己的工作需要等到
7、其他分项工作完成后才能开始，就觉得无法实现和控制。 项目组整理了各项工作关系后，运用项目管理中的PERT/CPM技术，计算出项目关键路径，优化了工作关系，科学安排并发工作之间的关系。如网络设备到货时间长，在这期间可以安排服务器和软件的安装，这样，优化调整了分项工作的顺序和工作搭接关系，使得项目整体任务可以按期完成。各分项实施单位在听取了介绍、优化、整体安排后，也树立了信心，积极调整计划，主动协调和其他单位的工作，相互配合，在工程中起到了很好的效果。 计划与质量控制 质量是项目关注的核心要素，但大多数是事中或事后的质量控制，如果对计划进行预审比项目完成后的审查，代价会小很多。在项目管理过程中，项
8、目组始终坚持“质量是计划和执行的结果，而不是检查的结果; 纠正错误的代价远高于预防错误的代价”，并坚持采用质量控制理论中的PDCA循环控制方法，即Plan、Do、Check、Action四个环节的循环，对项目进行把关。 1.计划先行，提前发现问题 在项目计划阶段应尽可能细化工作步骤和技术参数，特别是不同系统之间的接口参数。因为在招投标阶段，通过对招投标方案的评审和对承建单位的资格审查发现，各分项工程自身的技术方案基本是完备和可行的，而信息系统工程建设最难的技术层面在不同系统、不同项目的接口和配合上。因此，项目在技术方案评审阶段更多的是组织了技术方案的交叉会审和交叉摸底，使各分系统尽早发现技术接
9、口问题和工作衔接配合问题。 2.模拟运行，提前解决问题 在实施前，搭建测试和模拟环境，启动试点工程，将方案和计划在类似演习和预演的环境中进行系统集成和工作协调，提前发现问题，是很有必要的。在模拟测试环境中，项目组先后解决了网络和网络安全系统、全文检索和信息发布系统、主机和操作系统等分项目之间隐含的技术问题。在全省工程实施之前，启动了玉溪地区试点工程，将工程所有实施内容预演一次。结果在试点中发现了一些问题，及时总结后重新调整工作计划和实施方案，优化了工作流程，避免了技术问题的扩散。同时根据试点情况，优化了工作流程，仅此一项，就节省了将近10天工期。 3.在过程中检验计划的可行性 计划是否成功最终
10、要落实到项目实际操作工程中。在项目实施过程中，一方面加强测试和监控，提前启动调试和测试流程，通过测试和联调，发现问题，及时解决，避免质量问题的“群聚效应”发生。而另一方面是及时总结，以利于未来的项目建设和管理。 总体而言，在云南省电子政务二期工程的项目实践中，由于工程实施中全力推行并运用项目管理的思想和工具，同时由于各承建单位的项目经理大都经过了信息产业部的项目经理培训，对项目管理的知识有一定了解，具有丰富的实践经验，因此整个项目的质量、进度、费用都在控制范围内，项目利益的相关方都比较满意。 （作者为云南省电子政务二期工程项目副总监理工程师，负责该项目主体工程的建设管理） 链接:云南电子政务项
11、目计划的优化过程 云南省电子政务二期工程项目实施计划实际经历了一个总、分、合、协、优的过程。 总: 即事先制订总体计划，约定项目实施的总体计划和规范。 分: 各承建单位在大计划和规范要求下，根据各自工程特点，制订分项工作计划。 合: 在分项工作计划的基础上，建立不同子项目和工作阶段之间的工作逻辑和工作搭接关系，确定工作顺序和工作衔接，发现工作接口和技术接口，制订工作初步集成总体计划。 协: 在初步集成总体计划的基础上，再次要求各分项承建单位调整、细化各自的工作计划，了解自己需要和其他分项工作如何衔接、如何配合、提前做好配合准备和事先协调，并在自己的工作计划中体现和其他单位工作的配合和衔接。 优: 在各单位考虑到和其他单位配合并调整计划后，再次根据协调中出现的问题，集成所有分项目的工作计划，运用项目管理技术和方法，优化工作流程和工作结构，制订总体工作计划，并作为工程总体实施计划颁布执行。 （计算机世界报 2006年03月27日 第11期 B22） / 文档可自由编辑打印
