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1、重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-07文件和资料控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 1 页 共 3 页1.0 目的确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。2.0 适用范围适用于质量体系所形成的文件和资料。3.0 职责3.1 行政部是文件和资料的归口管理部门。3.2 各部门（管理处）负责本部门（管理处）所使用文件和资料的管理。4.0 工作程序4.1 文件和资料的分类4.1.1 质量体系文件（质量手册、程序文件、作业文件、质量记录）4.1.2 外来文件（国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单
2、位文件等）4.1.3 其它资料（业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等）4.2 文件和资料的编号按文件和资料的编号规则执行。4.3 文件和资料的受控状态4.3.1 质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖“受控文件”印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。4.3.2 质量体系文件均为受控文件，加盖“受控文件”印章。4.3.3 质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。4.4 文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写；质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批；作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司
3、经理审批。4.5 文件和资料的发布重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-07文件和资料控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 2 页 共 3 页4.5.1 受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在文件和资料领用签收表上签名，领取注有受控号和加盖“受控文件”印章的文件和资料。4.5.2 使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因；破损的以旧换新。4.6 文件和资料的更改4.6.1 文件和资料更改时，由提出部门人员填写文件和资料更改申请单，审核批准由原审批人进行，当原审批人不
4、在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在文件和资料更改申请单编号与摘要登记表中要有记载汇总。4.6.2 文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按文件和资料领用签收表的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效；若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。4.7 文件和资料的管理4.7.1 文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入质量文件清单受控。4.7.2 各部门保管的文件和资料要求建立质量文件清单受控。4.7.3 借阅文件和资料（原件一律不能外借）时，登记在借阅登记簿
5、上，按规定的时间归还。4.7.4 其它文件资料的管理参见文书、档案、资料管理办法。4.8 文件和资料的换版与作废4.8.1 文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用“正”字的笔划数表示，“一”表示第一次更改，“T”表示二次更改“正”表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用A、B、C表示，A表示第1版，以此类推。重庆龙湖置业发展有限公司物业管理分公司文件名称版本号：A文件编号：LP-07文件和资料控制程序修改状态：生效日期：2002/07/01质量体系文件第 3 页 共 3 页4.8.2 作废的文件和资料由行政部按文件和资料领用签收表及时收回并记录，立即盖上“作废”印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上“保留资料”印章方可留用。5.0 支持性文件5.1 文件和资料的编号规则5.2 文书、档案、资料管理办法6.0 相关记录6.1 文件和资料领用签收表 6.2 文件和资料更改申请表6.3 质量文件清单6.4 借阅登记簿6.5 文件和资料更改申请单编号与摘要登记表编写：邓爽 审批：郝红兵
