《化妆品采购管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《化妆品采购管理制度.docx（5页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、化妆品采买管理制度文件名称采买管理控制程序文件编号COP-10版/次A/0/文件类型编制程序言件质量系统小组奏效日期审核20160901黎利媚页数批准4于欣龙1.0目的为增强对公司采买的管理，规范采买工作，保证生产的供给，控制采买的成本，特拟订本程序。2.0范围本程序合用于采买部人员在进行采买作业时的有关工作。3.0职责3.1采买部：负责采买质量的管理和控制，供方选择、评定、再评定工作。3.2总经理:负责同意合格供方清单。3.3质管部:负责对原资料的查验工作。3.4仓储部:请购仓储用品物料或其余物料。3.5生产部:请购生产物料和常用耗材。3.6技术开发部：负责原料质量协议的拟订。4.0内容4.
2、1采买申请4.1.1使用部门依照产品生产计划和和物料库存量等拟订填写物料采买申请单，采买单应注明物料名称、规格型号、数目、需求日期等内容。经审批后交由采买部门下单采买。4.1.2关于请购重要的物料或由特定供给商供给的物料，物料请购部门应在请购单上特别注明或独自进行请购。4.1.3物料的紧迫请购时，请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原由，并使用紧迫请购单填写，送采买部门。4.2采买方式的选择4.2.1有些物料的采买，应要求供方先供给样板，经设计部、采买部等有关部门认同签板后，方可通知供方生产。4.2.2公司所采买的物质总金额大，并有多家生产商生产一定竞标的方式进行采买。4.2.3公司的采买方式
3、除采纳规定的直接采买、间接采买等方法外，还应依据物料的特征与需求量，采纳以下两种方式进行采买。- 集中采买：拥有共同性的物料，使用集中采买可降低花费时，采买部门应依据请购单需求，按期进行采买。- 长久采买：凡常常使用且用量比较大的物料，采买部门应联合其余部门对供给商进行查核，查核通事后与供给商签署长久供货协议。4.3采买流程4.1.1采集认识所请购物料的库房库库存状况。4.1.2计算最经济的物料采买数目，并依据各样物料的限期编制物料需求计划，报采买经理进行审批。4.1.3首批原料交技术研发部有关工程师审查，经理同意。4.4采买计划采买部依据确立的采买数目、采买对象、采买方式、采买时间等编制采买
4、计划并报总经理审批。4.5采买文件(合同协议)4.5.1采买部接到物料采买申请单后，依照合格供给商清单和供给商供货质量状况等，拟订采购计划表，选择物料供给商。4.5.2编制采买合同协议，采买合同应包含：1) 供方与分供方的全名、法人代表，以及两方的通信联系的电话、电报、电传等；2) 采买货物的名称、型号和规格，以及采买的数目和价钱；3) 交货期、交托方式和交货地址；4) 质量要乞降查收方法，以及不合格品的办理，当另订有质量协议时，应在采买合同中写明见“质量协议”；5) 违约的责任等内容。4.5.3技术研发部依据产品技术质量要求编制各种采买产品的采买文件，作为采买的依照，必要时，应附带在订货合同
5、后。4.5.3采买产品的查收标准按原料内控标准与包装资料内控标准履行。4.6采买原则4.6.1严格依照采买技术要求进行采买，选择合格供方。全部惯例物料或服务的采买一定向已列入合格供方名录的供给商进行采买。4.6.2全部惯例物料的采买一定以申购申请表或采买合同（含服务采买合同）的形式进行采买作业。4.6.3保证采买周期，保证知足申购部门使用要求。4.7采买订单采供部依据采买计划，选择合格供方名录中指定的供方，进行询价、比价后，与其签署规范的订货合同，并附上采买技术文件，报采供部经理审查，厂长同意后奏效，由采供部负责详细履行。物料采买合同经审批后，向物料供给商下达采买订单。4.7.2采买部所制定的
6、采买合同一定经过财务部、法律顾问与总经理的审批，三方就合同中的条款提出建议或建议，采买部人员据此订正合同并与供给商磋商。4.7.3采买人员依照采买的先后次序将物料订货单编写成册，并联合采买进度计划制定每天的跟催计划，防备因出现缓期供货而影响生产的进度。4.7.4行政部需抵消毒剂、荒弃物办理的供给商之合同履行成效进行跟进管理。4.7.5在供货过程中，采买员应保持与供给商的有效交流，力争保证物料按质、按量、按期到货。4.8货物查收管理包装完好性检查1）检查物料的外包装，物料外包装应坚固完满，无损坏、无受潮、无污染、无混淆、无虫蛀鼠咬。2）检查物料运输工具的卫生状况，运输工具应干净、无异昧，禁止与有
7、毒、有害、易污染的物件混装、混运。3）检查物料外包装表记和随附票证，物料表记和随附票证（如收货单、物料查验报告等）物料名称、规格、数目、生产厂家名称、批号、出厂日期应与订单或合同符合，印字清楚。4）来货包装检查合格后，查收人员在外包装上贴待验标签并发出来料申检单。5）物料质量检查切合标准后，查收人员应在外包装上贴待检标签并通知入库。4.8.2物料入库手续1）物想到货后，依照物料查收制度，质管部对采买的货物进行查收。质管部负责按流程对采购物料进行查验，查验合格后方可办理入库手续。2）包装查收不切合标准时，查收人员在外包装上贴不合格标签，按不合格品控制程序处理。有关部门将输出物料不合格通知单和办理
8、建议至采买部门，采买部反应供给商并跟进办理方案（如特收、返工、退货、报废、扣款等办理举措方案）。4.8.3采买部应付不合格品的有关状况进行统计，实现对供方的评论、选择和控制，不停提升采买质量。4.8.4来货中的生产物料均应经仓管员进行检查，检查不合格,应立刻通知采买部，联系供方退货并从头供给合格品。严重的还应报告总经理，要求供方补偿经济损失。4.9物料货款结算物料查收合格后，采买部门与供给商对账，通知供给商开发票，收到发票后由财务部门进行货款核算、结算。若采买来的物料数目缺失，则依如实质数目进行付款。4.10采买部应保存采买信息和索证索票要求4.10.1供给商档案资料供方选择、评论、再评论、供
9、给商及有关质量安全的有效证明文件，合格供给商。成立物料索证索票档案，可按供给商名称或许化妆品种类建档备查，票证资料应该妥当保存，保存期应该比产品有效期延伸6个月。4.10.2采买计划、采买清单、采买协议、采买合同样。4.10.3物料索证索票A) 物料的索证索票应由有关部门或专人负责，有关人员应该经过培训。B) 票证资料讨取时，检查资料的完好性和有效性；对不可以供给原件的，能够供给复印件，但复印件应加盖国内生产公司或供给商的公章。C)物料来料时，应讨取供货商出具的正式销售发票及其余有关凭据（如送货单、当批物料查验报告等），注明原料、包装资料的名称、规格、数目、生产日期批号、保质期、单价、金额、销
10、货日期，以及原料，包装资料供给商的住处和联系方式等信息。4.11物料购货台账管理4.11.1公司应拟订购货台账，购货台账可依照供给商、供货物种、供货时间次序平分类管理。4.11.2购货台账依照每次购入的状况如实记录，内容包含：名称、规格、数目、生产日期批号、保质限期、产地、购进价钱、购货日期、到货日期、供给商名称及联系方式等信息。4.11.3购货台账应该妥当保存，保存期应该比产品有效期延伸6个月。5.0有关文件5.1不合格品控制程序5.2产品的监督和丈量控制程序5.3物料供给商管理控制程序6.0有关记录6.1“采买合同、协议”6.2物料采买计划表6.3来料请检单6.4供方供货质量问题反应表6.5物料采买出入台账6.6供给商索证索票资料一览表6.7来货包装完好性检查表
