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1、TJ-CB-ZY002明源成本管理软件操作指引 明源成本管理软件操作指引 编号：TJ-CB-ZY002版号：13.0页码：第 PAGE 8 页 共 NUMPAGES 9 页 流程手册支持文件编号：TJ-CB-ZY002明源成本管理软件操作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人 目的配合公司成本管理流程。通过明确成本管理软件在应用、维护过程中相关部门及岗位的责任和权限，加强项目成本管理规范化、信息的透明化。适用范围适用于天景公司房地产项目的成本管理。术语和定义成本管理软件：项目全过程动态成本数据操作及控制平台；合同：指有文本的合同、协议等；虚拟合同：指通过综
2、合无文本的订货单、采购单、发票等信息形成的虚拟合同。职责、系统操作实施细则文字说明公司领导：软件使用、执行、权限的批准执行的公司最高决策机构批准同意购买使用明源成本管理系统；同意执行经公司各部门共同商议的【合同分类】、【合同伙伴分类】、【核算项目分类】、【成本科目】；查询系统各功能模块数据。成本业务部门总经办(负责主办政府规费部分)、设计研发部、材料设备部、营销部、工程部、客户服务部、合同造价部、财务部：软件系统的实施责任部门。主要内容：配合完成确立系统初始化数据在系统正式实施准备阶段，部门经理协助完成成本系统关于成本科目、合同分类中本部门责任内容的设置，设置后成本科目、合同分类成本系统将以树
3、状图在系统中反映，且不能修改、删除，只能作同级项目的增加，或名称的修订；主要内容：制定目标成本在目标成本形成阶段，各部门应配合完成基础数据的测算，反复修订，最终由财务部成本管理人员按领导层（或成本管理小组）批准的估算成本、目标成本在成本管理系统中【目标成本】模块录入项目的估算成本和目标成本；主要内容：成本执行合同管理合同订立主要内容：登记合同信息。在成本执行阶段，各部门信息录入员在【合同订立】模块进行合同登记，负责本部门合同(或虚拟合同)的录入及维护，合同登记增加合同资料明细内容包括：人工填写项：合同编码（编码规则：部门编码+年+四位字序号；此项在录入其他合同信息后最后录入）、合同名称（要求：
4、应具体项目分类，并到项目分类最末级）、合同金额、不计成本金额、材料金额、合同预测金额；通过系统提示选择填入项：所属项目、合同类别、甲方单位及签字人、乙方单位及签字人、合同性质、有效签约金额、造价性质在各合同信息表中录入项：详细信息、主要经济条款、付款条件；关于合同名称录入示例：例1：材设部签订了一份文本格式合同，合同名称为工矿产品采购合同，在成本系统中录入时应把合同名称改为二期山宅七栋1、2栋钢材采购合同；例2：设计研发部签订了一份建设工程施工合同，在成本系统中录入合同名称时应改为一期施工图设计合同；主要内容：材料管理。在成本执行阶段，材设部人员在【合同订立】模块进行材料管理相关数据的增加、修
5、改、删除、查询工作及数据维护；主要内容：资金计划管理。成本系统的【合同执行】模块的资金计划功能暂不直接使用。公司资金计划工作要求如下，各业务部门资金计划编制人员（一般为成本系统信息录入人员）查询【成本分析】模块导出合同报表中的TJ01合同概览表，并参考公司资金计划表（年或半年计划）中的当月计划数，编制TJ-9BD01部门资金计划表，于每月25日前OA传财务部成本管理人员。年、半年、月度计划根据公司工作安排编制上报TJ-BD01部门资金计划表。资金计划的汇总编辑、执行统计工作由财务员执行完成，在过程中形成TJ-BD02资金计划表（分为年、半年、季度、月度计划）、TJ-BD01资金计划表执行统计表
6、（对应年计划产生各期间计划执行统计表）。主要内容：成本执行合同管理合同执行在成本执行阶段，各部门信息录入员在【合同执行】模块进行付款计划、合同变更、合同结算、合同执行评估的增加、修改、删除、查询工作。查询合同台帐、应付计划查询、应付款查询、实付款查询；提示1：根据合同约定和工程进度、结算及时运用成本系统各功能模块进行信息准确录入反映；提示2：工程部在【合同执行】模块运用合同变更功能进行施工类合同设计变更、现场签证、其他变更的增加、修改、删除，合同造价部对以上数据进行审核；在成本执行阶段，部门经理在【合同执行】模块进行付款审核增加、修改、删除、查询工作。查询合同台帐、应付计划查询、应付款查询、实
7、付款查询；各业务部门在【合同分析】模块使用查询功能；主要内容：成本执行成本管理（分析）各业务部门在【成本分析】模块使用查询功能；资金计划的汇总编辑、执行统计工作由财务员执行完成，在过程中形成TJ-BD02资金计划表（分为年、半年、季度、月度计划）、TJ-BD01资金计划表执行统计表（对应年计划产生各期间计划执行统计表）。合同造价部/财务部：负责工程类成本和非工程类成本的拆分合同造价部成本管理人员拆分工程类合同（或虚拟合同），按合同分类包括:前期工程合同、土地整治合同、建安施工合同、配套工程合同的签约金额、合同变更金额、应付款、实付款；财务部成本管理人员拆分合同(含虚拟合同)性成本及非合同性成本
8、（管理费用）,按合同分类包括:土地购置合同、政府规费、设计合同、营销合同、办公设备采购合同（固定资产、无形资产）、其他合同的签约金额、合同变更金额、应付款、实付款；重点：【合同订立】进行合同登记录入合同相关信息时，各业务部门应根据合同内容准确定义划分工程类和非工程类合同总经办档案专员：合同文挡的直接责任人；在成本执行阶段，档案管理人员通过【合同订立】模块合同登记功能，补充重要合同的电子文档或扫描文档，作上传合同的“相关文档”的工作内容；运用【合同订立】模块合同借阅、文档管理功能管理各类合同文档；财务部出纳、成本会计：实付款登记与审核责任人；出纳在成本执行阶段，运用【合同订立】模块付款登记功能及
9、时登记合同（或虚拟合同）实付款信息，包括实付金额、支出日期、发票金额、凭证编号，登记日期要求：实付款发生2天内；成本会计在成本执行阶段，运用【合同订立】模块付款登记功能审核出纳登记的合同（或虚拟合同）实付款信息是否准确属实，审核日期要求：实付款录入后2天内；财务部系统管理人员：成本管理软件主控者组持成本管理系统的安装，明源公司项目实施人员与总经办网管专员配合；负责与明源公司项目实施人员共同负责完成【系统管理】模块关于系统设置、合同类别设置、编码规则设置、基本信息设置、功能定义、角色管理、用户管理、数据维护、操作日志的系统初始化等工作内容，在实施过程中需各业务部门配合完成，公司领导批准同意；负责
10、与明源公司项目实施人员共同负责完成【目标成本】模块关于核算对象设置、成本科目设置工作，实施过程中需各业务部门配合完成，公司领导批准同意；负责建立、修订软件管理制度，监督执行情况；系统管理人员离任或调离岗位时，应做好相关交接工作，包括密码、初始化设置内容等。5成本系统实施细则流程图6成本系统实施细则图表说明部门操作权限软件模块 (一级菜单)主要功能 (二级菜单)信息录入员各级管理者领导层公司相关领导批准经审核同意的<核算对象>、<成本科目>、<合同分类>、<用户管理>的设置。查询系统所有功能模块数据。【目标成本】估算成本、目标成本、目标成本分析【合
11、同订立】材料管理、合同登记【合同执行】合同台帐、合同执行评估、付款计划查询、应付款查询、实付款查询【合同分析】合同执行分析、合同付款分析、投资进度分析、合同报表【动态成本】动态成本【成本分析】动态成本分析、实际成本分析、信息月报、成本报表总经办 设计研发部 材料设备部 营销部 工程部 客户服务部合同造价部 财 务 部 增加、修改、删除、查询本部门负责的合同(或虚拟合同)相关信息。查询本部门责任科目的【动态成本】及【成本分析】。部门经理审核本部门负责合同(或虚拟合同)的应付款, 查询本部门负责的合同(或虚拟合同)相关信息。查询本部门责任科目的【动态成本】及【成本分析】。【目标成本】估算成本(查询
12、)、目标成本(查询)、目标成本分析(查询)【合同订立】材料管理(只有材设部使用,其他部门可查询相关信息)、合同登记【合同执行】付款计划、付款审核、合同变更、合同结算、合同台帐、合同执行评估、付款计划查询、应付款查询、实付款查询【合同分析】合同执行分析、合同付款分析、投资进度分析、合同报表【动态成本】动态成本【成本分析】动态成本分析、实际成本分析、信息月报、成本报表合同造价部成本拆分(合同造价部负责工程类成本, 财务部负责非工程类成本)【动态成本】合同性成本、非合同性成本、调整成本(包括拆分合同签约金额、合同变更金额、应付款、实付款)总 经 办档案员【合同订立】合同借阅、文档管理、并补充重要合同
13、的上传电子或扫描文挡财 务 部出纳、成本会计【合同执行】付款登记(负责实付款的录入及审核)财 务 部系统管理人员公司领导授权【目标成本】核算对象设置、成本科目设置【合同订立】合同伙伴设置、合同登记(补充合同授权及锁定合同)【合同分析】合同报表(汇集公司及各部门意见辅助明源公司系统实施人员形成供各部门和公司领导查询的报表)【成本分析】信息月报、成本报表(汇集公司及各部门意见辅助明源公司系统实施人员形成供各部门和公司领导查询的报表)【系统管理】与明源公司系统实施人员共同完成系统设置、合同类别设置、编码规设置、基本信息设置、功能定义、角色管理、用户管理、数据维护、操作日志注：各岗位的具体制作权限由财务部系统管理人员按该岗位涉及的范围进行设定,即各主要功能的增加、修改、删除、查询等权限。软件操作管理规定为确保数据安全，拥有软件使用权限的人员设置的系统密码(用户口令)应每六个月更换一次，数据应至少每周由总经办网管专员备份一次交档案专员存档；软件数据属公司机密，禁止被授权人员将密码转告他人；拥有软件使用权限人员未经分管领导许可，不得擅自将软件内数据打印输出、复印；拥有软件使用
