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1、.Microsoft Office 2007 工作流系统概述目录Microsoft Office 2007 工作流系统概述11. 什么是工作流系统？32. 什么是我的审批文档库？3提交文档51. 创建待审批的文档并将其保存。62. 设置审批流。133. 附加文件234. 为文档加上图章并提交。25批准381. 检查待批准的文档392. 批准41检查文档状态511. 检查已提交的文档532. 检查已批准的文档55存档其审批已完成的文档591. 存档其审批已完成的文档602. 浏览已批准的文档62我的配置和其它内容661. 设置外出代理672. 连接证书703. 检查所用的证书801. 什么是工作
2、流系统？Microsoft Office 2007 工作流系统是一个电子审批解决方案,可允许组织基于 Office SharePoint Server 2007 以电子方式执行整个审批过程。通过该系统,您可以高效地执行和审批有关的所有活动,从创建待审批的文档,到在已创建路径中传送文档、使用图章或签名进行审批、决策制定如拒绝或待定、加入审批者的批注以及使用文档 ID联机管理审批文档,而以前您只能通过书面流程来处理这些操作。2. 什么是我的审批文档库？如果您使用 Windows 凭据或窗体身份验证登录到安装有 Microsoft Office 2007 工作流系统的 Office SharePoi
3、nt Server 2007 网站,将会在其主页屏幕的左边列表中看到工作流链接。单击此链接,会为您导航到工作流系统的我的审批文档库。您可以在我的审批文档库中创建一个待批准的文档,检查是否存在待批准的文档,并验证您已提交或已批准文档的状态。此外,还可以在整个组织中传送已审批的文档。在我的审批文档库主页我的审批主页屏幕中,顶端显示的是当前登录用户的帐户信息,左边是我的审批文档库的层次结构。我的审批文档库中包含个人文件夹和存档文件夹。个人文件夹又分为由我提交的审批、指定给我的审批、我被拒绝的审批和已由我批准的审批。在整个审批过程期间,系统将对这些文件夹中的文档分类并显示为未激活或进行中。可以在屏幕的
4、右边一次显示每个文件夹的所有内容,这便于您一眼看出由您提交或批准、但其审批过程尚未完成的文档审批状态和相关信息。当文档完成审批过程时即已经过审批流中的所有用户的批准,系统会自动将它们从个人文件夹移到存档文件夹进行存档。可以基于系统管理员设置的组织层次结构自动创建存档文件夹。还可以将其审批过程已完成的文档自动存储在提交者所属部门的存档文件夹中,这样可以按部门高效管理文档。由我提交的审批文件夹中显示我的审批文档库中由您提交、但其审批过程尚未完成的文档。该文件夹中显示的审批状态如下所示： 正等待审批 文档正等待当前审批者进行审批。 未激活 文档已创建但尚未请求对其审批。在某些情况下,可能会因为文档错
5、误而无法启动审批过程。如果文档在提交后仍显示为未激活状态,请与您的系统管理员联系。 待定 当前审批者将已提交文档指定为待定,没有确定是否对其审批。 取消 提交者取消正在执行的文档审批请求。指定给我的审批文件夹中显示您需要审批的文档。我被拒绝的审批文件夹中显示由您提交但被拒绝的文档。您可以修改并重新提交被拒绝的文档,也可以将其删除。已由我批准的审批文件夹中显示由您批准但其审批过程尚未完成的文档。对于经过审批流上所有用户批准、已完成审批过程的文档,系统会将它们自动移到存档文件夹中,不再显示在已由我批准的审批文件夹中。提交文档1. 创建待审批的文档并将其保存。2. 设置审批流。3. 附加文件。4.
6、为文档加上图章并提交。注释：工作流系统的使用要求1. 在计算机上安装 Microsoft Office 2007。2. 获取在服务器上安装工作流系统所需的权限如有问题,请与您的系统管理员联系。3. 根据需要,基于公司策略来决定是否要将该证书与系统相连接如果需要,请与您的系统管理员联系。1. 创建待审批的文档并将其保存。如果工作流系统提供有默认的文档模板或您注册了管理员已将其用作工作流模板的模板,则可以基于已注册模板创建待审批的文档。与组织的其他成员共享相同的模板,可以使整个组织内文档的使用标准化,这可确保实现组织内所用的不同模板的规范化。1. 在我的审批主页左边选择个人文件夹中的任一文件夹,可
7、以在屏幕右边显示该文件夹的内容。2. 单击命令栏中新建按钮右边的下箭头,以显示可用的模板列表。单击新建按钮以在应用程序中打开默认模板。如果列表中没有您需要的模板,请与您的系统管理员联系。3. 为待提交的文档选择一个模板。4. 此时所选模板会在应用程序中打开。Microsoft Office 2007 工作流系统仅支持在 Microsoft Office Word 2007 或 Excel 2007 中创建的文件,因此只能使用 Word 2007 的 doc 和 docx 文件类型以及 Excel 2007 的 xls 和 xlsx 文件类型。5. 在应用程序中创建待审批的文档。注释：文档 ID
8、 字段文档ID字段的使用取决于相关的公司策略。- 如果文档ID 字段中显示有字段名称,在审批过程启动时会自动指定文档ID,因此您不必在该字段中输入值。- 如果文档 ID 字段中没有显示字段名称,可能需要您输入文档ID。- 根据相关的公司策略,也可能不需要文档 ID字段。注释：设置文档的公开范围根据文档顶端属性区域中的公开范围下拉框的值,确定审批结束后有哪些员工可以传递存档文件夹中的文档。如果为文档的公开范围选择公共,则公司内的所有员工都可以传递该文档。如果选择个人,则只允许审批流上指定的人员传递该文档。公开范围的默认值为公共。6. 如果文档创建已完成,在工作区上方单击工作流消息栏上的启动按钮,
9、可以先将文档保存在我的审批文档库中。也可以通过单击快速启动工具栏上的保存按钮来保存文档。另存为对话框的文件列表中只显示由您提交但尚未请求其审批过程的文档。实际上,审批过程中由您提交的文档以及其他用户创建的文档都会存储在我的审批文档库中。因此,您指定的文件名可能会替换列表中未显示的其它文件名。在这种情况下,会显示警告消息,以提醒您指定的文件名会替换库中的另一个文件名。单击取消按钮,然后为其指定其它名称。为避免文件名重复,创建自己的文件命名方案不失为一个好方法。重要！如果已在 Word 2007 创建了文档,应留出足够的时间来识别文档中包含的图章控件,然后单击工作流消息栏上的启动按钮。这可能需要
10、5 10 秒钟,具体情况取决于文档大小。如果所花费的时间与上述不符,单击启动按钮保存文档时可能会显示下面的信息框。在这种情况下,应留出所需的时间,然后再次单击启动按钮继续审批请求过程。7. 若要在保存文档后立即请求审批权限,请继续工作流对话框中的审批请求过程。若要稍后启动,请单击工作流对话框中的关闭以关闭文档。编辑不是由您提交的现有文档1. 打开我的审批主页或由我提交的审批。由我提交的审批文件夹中显示审批过程尚未完成的所有文档,包括由您提交但未请求审批过程的文档。2. 如果在文件上移动鼠标以进行编辑,然后单击下箭头选择在 Microsoft Office Excel 中编辑或在 Microso
11、ft Office Word 中编辑,则该文档将以编辑模式打开。也可以单击要编辑的文档将其以只读方式打开,然后在应用程序工作区上方单击消息栏中的编辑文档或编辑工作簿按钮,将文档切换为编辑模式。重要！只能编辑其状态字段值为未激活的文档,而不能编辑进行中状态的文档。如果编辑状态为进行中的文档,则已加上的签名将会失效。3. 以多种方式编辑文档。如果想在编辑时将文档设置更改为个人,请参考创建待审批的文档并将其保存中的第 5 步。如果屏幕上未显示属性区域,请依次单击 Microsoft Office 按钮、准备和属性来显示属性区域。无需打开文档,即可更改其公开范围设置。在我的审批主页或由我提交的审批文件
12、夹中,将鼠标移到所需的文件名上,然后单击右边的下箭头以选择编辑属性。在显示的屏幕上设置文档的公开范围。4. 完成编辑后保存文件。2. 设置审批流。按照提交者指定的从审阅到审批的审批流完成审批。1. 新建待审批的文档或以编辑模式打开保存在由我提交的审批文件夹中的文档。只能为未激活状态的文档指定审批流。2. 单击工作流消息栏上的启动按钮。也可以依次单击 Microsoft Office 按钮、工作流和工作流对话框,然后单击工作流下的启动按钮。重要！如果提交者属于多个部门,则会同时显示工作流对话框和选择部门对话框。选择提交者所属的部门,然后单击确定按钮。3. 单击工作流对话框中的设置审批流按钮。4.
13、 在设置审批流对话框中的标准审批者框中,单击并突出显示审批步骤中要设定的签署人。提交者姓名会默认显示在标准审批者框中的第一步中。5. 使用以下方式之一选择所需的人员或角色。如果选择了重复的人员或角色,会显示一条错误消息。 单击组织选项卡以从组织结构图中选择所需的人员。人员信息将显示在下面的审批者属性区域中。 单击角色选项卡以选择所需的审批角色。角色信息将显示在下面的审批者属性区域中。注释：指定一个审批角色作为审批者请求审批时,有时更适合指定一个审批角色而不是某个人作为审批者。如果指定人员与组织内的多个部门相关,可以指定审批角色例如财务部门的采购员,而不必检查并指定其它部门的代理人姓名。尤其是在
14、代理人经常变更的情况下,通过指定审批角色作为审批者,可以避免在发生审批延迟和审批流修改时出现混淆。此外,可以将审批角色指定为多位人员,并让他们共享审批授权。在这种情况下,如果将请求提交至属于审批角色的所有用户,并经过审批角色的任一成员批准后,则审批过程将继续执行下一步骤。代表审批角色的图标会显示在角色名称前。 使用搜索选项卡基于合适的搜索条件查找并选择所需的审批者。6. 单击按钮或双击选定的人员或审批角色以将其添加到标准审批者框中。若要删除已添加的审批者或审批角色,请从标准审批者框中将其选中,然后单击,或双击该审批者或角色。如果添加一个审批角色,先选中所需的角色名称,然后该名称即显示在标准审批
15、者框中。再次单击该名称以将其显示在下拉框中,您可以在此框中查看该角色的所有成员而不是角色名称。7. 选择所有审批者,然后单击确定按钮。即使单击工作流对话框中的关闭稍后请求审批,也会保存已设置的审批流。将已完成审批的文档存档在属于提交者部门的存档文件夹中。如果要将已完成审批的文档副本保存在其它部门的存档文件夹中,请单击副本存档旁边的按钮,以在选择部门对话框中选择所需的部门名称。有关已完成审批的文档的存档状态信息,请参阅已完成审批文档的存档一章。在同一审批步骤中设置多个审批者1. 若要在一个审批步骤中指定多个共同签署人,在设置审批流对话框中的标准审批者框中,请在要执行并行审批的步骤中选择签署人,并单击按钮。通过并行审批步骤会添加上面所选的签署人。2. 如果需要在同一审批步骤中指定的多位审批者的一致审批,请从并行审批中选择共同审批。如果不需要,请选择合作审批。
