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1、南广电子有限公司外销业务处理制度1.目的为了规范本公司的国外销售业务，使与国外销售有关业务的处理有所依据，特制定本制度。2.适用范围本公司外销业务的处理，均依照本制度管理。3.报价管理3.1 规格品报价授权3.1.1营销人员在接到客户询价时，应依规定的价格授权表的授权范围报价。3.1.2若该报价要求超出授权范围的权限时，应专案提出申请，经总经理批准后，方可进行报价。3.1.3价格授权表，由总经理室召集国外营销部门及财务部主管拟订后，呈总经理核准实施。3.2 价规格的确认3.2.1对客户要求报价的产品规格、型号，国外营销部门须与研发部门确认该产品属规格品还是非规格品。3.2.2必要时得由国外营销
2、部门会同研发部门及生产技术部门共同确认。3.2.3经确认无法开发制造者，国外营销部门应备文呈报总经理。3.3 非规格品报价3.3.1非规格品价格核算。经确认可开发的非规格品，由国外营销部门提出“非规格品建议表”；依新产品、修改非规格品区分，送研发部门确认与规格品的差异，并由采购部门提供“零件价格参考表”，交财务部核算成本。3.3.2非规格品报价呈核。财务部核计成本后，提出“非规格品售价建议”，呈总经理核准后，交国外营销部门依核定的“非规格品售价建议”报价。3.4 报价注意事项3.4.1信用调查。国外营销部门对于异常的报价要求，须经调查及评估后再行报价。3.4.2报价原则。营销人员对客户的报价，
3、应注明该次报价的有效期间。该报价有效期间外的报价要求，应视为分批报价。不得适用该有效期间内各项报价条件。4. 样品需求管理4.1 样品的定义样品，是指为国内外业务等需要而提出的各型产品。其出库及制造依下列规定处理。4.2 样品种类样品分为规格品及非规格品两种。其区分如下：4.2.1规格品：规格品样品为现有的产品，或工厂制造部门曾经有制造及处理经验的产品。4.2.2非规格品：非规格品样品，即规格品样品外的产品。4.3 需求审核国外营销部门在接到客户的样品需求后，填制“样品需求单”，呈总经理批示。4.4 规格确认“样品需求单”经总经理核准后，国外营销部门依研发部门所提供的“规格品与非规格品区分表”
4、判定样品是否为规格品；若为非规格品，则转研发部门再作开发确认。4.5 样品制造分为规格品及非规格品的样品制造。4.5.1非规格品的样品制造。由研发部依“样品需求单”，开具“领料单”及“出库单”领料修改制造。修改制造完成后，由研发部填写“成品入库单”，办理入库作业。4.5.2规格品的样品制造。规格品由工厂负责制造。制造完成后，由原制造部门填写“成品入库单”，办理入库作业。4.6 样品出库4.6.1样品出库的分类。送检验单位检验。参展用。交客户测试用。其他样品出库。4.6.2出库记录作业。样品出库前应依下列规定，记录样品的规格、型号、重量、体积及包装形式等：规格品样品由品管部门负责测试及记录规格、
5、型号，并由仓储部门负责记录重量、体积及包装样品。非规格品样品由研发部门记录其规格、型号，并由仓储部门负责记录重量、体积及包装形式。样品出库时，应随货附有品管部门签证的“样品规格表”及“检验报告书”，才可出货。4.6.3出入库管理。样品的出入库管理，应依下列规定：送检验单位检验或作其他用途的不回收缴库的样品，由国外营销部门填写“其他出库单”，呈总经理核准后转仓储单位及财务部。参展或送客户测试的样品，应填写“成品借用单”呈总经理核准后办理，其退回时填写“其他入库单”，并在“入库原因代号说明”栏内，注明“成品借用单”编号后入库。计费样品出入库管理及账务等的处理，依照本办法的出货管理、收款管理及客户投
6、诉处理的规定办理。4.7 成本核计计费样品的成本按下列规定核计：4.7.1规格品：规格品样品，依“价格授权表”核定售价。4.7.2非规格品：非规格品样品，依前述非规格品报价的规定核定售价。5.接单管理5.1 受订单日报表国外营销部门在接到客户的订单时，应记入“受订单日报表”，并区分是否为新客户。若为新客户，国外营销部门应先行对该客户进行信用调查。5.2 信用良好的客户下单5.2.1与本公司经常往来且信用良好的客户下单，国外营销部门得先与生产管理部门及制造部门确认该订单的交货期及内容，并呈总经理核批。5.2.2适用前述规定的客户，国外营销部门应专案签核其信用状况及决定其信用额度后，呈总经理核准施
7、行。5.3 新客户下单非上述往来情形良好的客户或新客户，国外营销部门应待客户开出的T/T、L/C或其他方式的付款凭证到达时，才可与主管及制造部门确认订单的交货期及内容，并呈总经理核批。5.4 制造通知5.4.1订单经总经理核准后，国外营销部门才可发出“制造通知单”，通知工厂生产管理部门排程生产，并发出“受订销售确认书”通知客户确认接单。5.4.2国外营销部门须视状况，将AQL(品质允收水准)标准在发出“受订销售确认书”时加以确认。6.出货管理6.1 国外营销部门的出货分类6.1.1国内贸易商订货。6.1.2国内厂商委制。6.1.3国外贸易商订货。6.1.4国外厂商委制。6.2 出货程序6.2.
8、1出货时，应由国外营销部门经办人员，在预计出货日或货品装船日的前日填发“出库单”，呈核后转仓储部门排定实际出库日程。6.2.2财会部依国外营销部门转来的“出库单”，开立销货发票交国外营销部门转送客户，并开立传票记入“应收账款明细账”。6.2.3出口发票及免税证由财务部在出货日前确定出货后，开出并交与国外营销单位经办人员。6.2.4船务作业由国外营销部门负责办理，必要时由财务部配合办理。7.收款管理7.1 收款处理程序国外营销部门在收到国内贸易商开出的票据、本地信用证或国外客户开出的T/T、L/C时，应立即转给财务部负责管制及办理签证押汇手续。7.2 催收账款应收账款或T/T、L/C的催收，由国
9、外营销部门负责办理，财务部配合。7.3 签证押汇交海空运承揽人运送的货品，由国外营销部门负责取得签证押汇所需的单据后，交由财务部办理签证押汇。7.4 账务处理财务部依销货发票、国外营销部门转来的收入日报表及银行入账单据等相关文件，开立传票；中转应收账款客户明细表。8. 客户投诉处理8.1 处理程序8.1.1客户投诉发生时，国外营销部门须了解有关状况，并制成“客户投诉单”交品管部门判定责任。8.1.2品管部门若判定该投诉不属本公司责任或不属重大事项时，则在“客户投诉单”上填写意见后，转国外营销部门通知客户处理情形。8.1.3若判定属本公司责任或重大事项时，由品管部门填写判定结果、处理建议及对策，
10、并做成客户投诉处理案，呈总经理室决定是否召开客户投诉处理会议或以会签方式处理客户投诉案后，呈总经理批示。8.1.4国外营销部门依总经理裁示处理客户投诉案。8.2 退换货处理因客户投诉而发生的退换货依下列规定处理：8.2.1退货处理应由国外营销部门承办人员填写“销货退回单”，呈核后该项退货交品管部门检验入库，“销货退回单”转财务部冲账。8.2.2若为国外客户的退货，国外营销部门应切实办好该项退货的入关手续，并于“销货退回单”上注明国外退货及“客户投诉记录单”的编号以资区别。8.2.3因总经理裁示的客户投诉处理案而产生的换货处理，应由国外营销部门填写“销货出库单”呈核，并注明客户投诉处理案的文号。8.3 售后服务8.3.1确因货品瑕疵所产生的整批不良或因变更而导致的货品不良状况，国外营销部门须呈报确实情形。8.3.2经客户投诉处理的程序判定责任后，必要时得由公司派员处理。8.3.3非上述原因所致的货品不良状况，仅以该交易合约书议定的预备零件支持。
