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1、写作公务文书 讲究体式规范无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文书或公务文件。体式规范我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般遵照国务院办公厅1987年2月发布、1993年11月修订并于1994年1月1日起实行的国家行政机关公文处理办法。公文还有四个特点：1. 内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须 符合法律和有关规章的规定，否则无效。2. 形式和格式上的规
2、范性。3. 公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。4. 对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。公文除了文字文书之外，现在又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要文字说明)。随着电子计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用计算机组成机关管理自动化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准确的崭新阶段，因而公文处理需要更高的技术。文种：12类13种按照国务院办公厅的规定，通用公文包括：1. 命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大
3、强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 2. 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。3. 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。4. 指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。5. 公告、通告“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。6. 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。7. 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。8. 报
4、告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。9. 请示适用于向上级机关请求指示、批准。10. 批复适用于答复下级机关请示事项。11. 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。12. 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。格式：文本的11项规定通用公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。(一) 发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。(二) 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“
5、秘密”，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。(三) 紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。(四) 发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。(五) 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。(六) 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点行号。(七) 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。(八) 公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都
6、应当加盖印章。(九) 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。(十) 文件应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。(十一) 文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。拟稿须知公文拟稿一般包括：标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等。部分简单的公文可省略其中一些内容。其中标题和正文是写作的重点。1. 标题：公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的
7、来源、主要内容及其性质使用。有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，如通知。2. 发文字号：包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。例如“审办发(1989)6号”，代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署(局)办公厅的代字，(1989)是年号，“6”号是发文顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。编号的位置，凡有文件版头的，放在文头名称的下面；凡无文件版头的，放在标题的右侧方。3. 主送机关：主送机关是行文的主要对象，即要求主
8、办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送机关；向上级报告、请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式，以免责任不明，处理延误。布告、通告、公告等公布性公文，不写主送机关，可在发表或发送时，另附一个通知或公函给主送机关。主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶格写。4. 正文：正文是公文的主体，请示问题时，要求一文一事，不要一文数事。正文的作用是：直接体现党和国家的方针政策，反映文件作者的意图。发文的目的能否实现，主要在正文
9、的书写。因此，正文的写作应该观点鲜明，内容清楚、简洁、通畅，标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文，要引述来文的日期和标题。中段是公文主体，要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可依次表述，或分段写，或用序数表明项目，以资醒目。结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系，写得妥贴得体：上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”；平行文，可用“专此函
10、复”、“特此通知”；下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。5. 发文机关：发文机关又称落款，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章。发文机关应写明全称，以示严肃负责。以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB9704-88“国家标准”规范执行，端正、清晰地盖在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期年月日47个字，俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的公文，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。6. 发文日期：发文日期是以文生效的起始时间，年月日须完整，年份不得略写，如1991年不得写成9
11、1年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准；法规性以公文的批准日期为准，或公文最后专门规定生效、执行日期，如“本条例自发布之日起施行”。发文日期写在公文末尾、发文机关下面，并稍向右错开。7. 抄报、抄送：抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，影响协调。抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。
12、8. 文件版头：正式公文一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“(机关名称)文件”，下加一条红线，中缀红五星。公布性文件，如公告等通常不用版头。9. 公文附件：附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料，是公文的重要组成部分，但并非每份公文都有附件。公文附件应在正文之后，发文机关之前注明附件名称全称和件数，不可略写成“附件如文”或“附件件”。10. 机密等级：公文内容涉及国家机密时，应根据机密程度，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确，宽了，造成失密，严了，妨碍工作开展。密级的位置，通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同，公文
13、递送方式也不同。机密公文还要按份数编号，如“编号000”或“No.000”，印在文件版头左上方，以便查对，清退。11. 缓急程度：缓急程度是公文送达和办理时限的要求，有“急件”、“紧急”、“特急”三种。标明缓急程度是为了引起特别注意，保证公文时效和紧急工作的及时处理。缓急程度的书写位置没统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出，而是放在标题中的公文种类前面，如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。12. 阅读范围：上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左
14、的位置，并加括号，如“(此件发至县、团级)”。行政性、事务性的非机密公文，向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。公文文本样式：份号秘密等级紧急程度文件发200号标 题(主送机关)：正 文附件：(发文机关) 200年月日 (附注)主题词： 抄 报： 抄 送： 办公厅200年月日印共印份草稿决不草率，不把关要过“关”草拟公文，从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到： 1. 了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；2. 认真阅读有关文件，明确政策界限；3. 熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况，掌握工作规律。文件起草时，应当注意以下事项：1. 要符合党和国家的方针、政策、法
15、律、法令和上级机关的有关规定。2. 简明扼要。请示应当一文一事。3. 谦虚谨慎，勤勉及时。4. 贵在得“体”。合乎体式，合乎身份。5. 人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的年月日。使用数字时，除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。要多下苦功，注意修改，文件愈改愈好，可以从下列三方面进行把关：1. 内容上“三查三改”：查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。2. 文字上“三查三改”：
