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4、次修订页次修 订 内 容 摘 要核 准审 核制 订文件和资料管理程序文件编号BS01版 号A/0页 码第 页 共 3 页实施日期1.目的 对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。2.适用范围本程序适用于公司内部质量管理体系有关文件的控制，以及外来文件和标准的控制与管理。3.术语 一阶文件：质量手册及公司章程。 二阶文件：程序文件及公司制度。 三阶文件：工作指导书、标准及图纸。 四阶文件：记录用的表单或表格。4.职责4.1AM负责行政管理类（含外来行政性文件）的归口管理，负责一、二阶文件和人事资料
5、、档案的分类、编号、发布、建档和保管，同时还负责公司文件资料电子版的定期备份和网络系统的安全维护。4.2公司领导负责组织编写及批准、发布一、二阶文件。4.3 各部门负责相关三阶文件的编制、审核及更改。4.3各部门经理负责本部门三、四阶文件的批准、发布及文件的发放范围确定。4.4RD负责技术文件和资料的编制、更改、归档、归口管理和相关外来技术文件的接收及使用范围确定；负责国家、行业和国际标准及技术信息的跟踪，并及时刷新本公司的有关技术类文件资料。4.5SM负责顾客提供的管理性文件、市场/销售文件、顾客档案的分类、编号、建档和保管。4.6FN负责财务报表、单据、资料的分类、编号、建档和保管。4.7
6、QA负责质量文件、质量记录的分类、编号、建档和保管。 5.工作流程及内容序号流 程工作说明担当记录表单5.1A文件的制订5.1.1 一、二阶文件的制订应依照规定的格式，尽量以简洁、浅显易懂为原则。文件标准格式见附件。5.1.2 三、四阶文件可根据其具体情况以文字或图表等格式来表达。5.1.3文件的分类、编号：1）在编制一、二阶文件前由AM统一分类、编号，经批准发行前须由AM列入文件发行一览表。发行时旧版文件由AM负责收回按作废文件处理。AM应及时更新文件发行一览表并发行，供各使用部门核对其使用的文件是否各部门各部门AM文件发行一览表文件发行/签收/废止申请单文件和资料管理程序文件编号BS01版
7、 号A/0页 码第 页 共 3 页实施日期序号流 程工作说明担当记录表单5.1文件的制订A 为最新资料。2）文件分类、编号规则详见公司信息编码规则。3）外部文件有编号的用外部文件编号，没有编号的可以按本公司的编号规则编订。4）电子文档的编号，以文件编号+文件名（+作成日期）来命名，根据情况需要，来决定是否增加括号内内容。如BS01文件和资料管制程序、DH53会议记录CO051230。必要时，得到部门经理同意后可以调整电子文档的编号方法。5.1.4 版本、版次制订：1）版本、版次以“N/n”表示,N代表版本代号,n 代表版次代号。2）首次制订版本以“A”代表，版本版次以“A/0”代表。3）外部文
8、件有版本的以外部文件版本为准，没有的以日期为准。5.1.5各部门文件制订后填写文件发行/签收/废止申请单交由相关部门经理会审，并送权责主管审核、批准；批准后交由AM发布，外部文件由各部门自行管理。各部门各部门各部门、AM文件发行一览表文件发行/签收/废止申请单5.2文件的分发和签收5.2.1 经批准发行的一、二阶文件，由AM在公司内部网上发布，AM设置修改权限并书面通知文件的名称、网址、生效日期，同时请收文部门于文件发行/签收/废止申请单上签名确认。5.2.2 经批准发布的技术类文件，由RD发放并管控，发放前须在文件上加盖蓝色“受控”章，并按确定的发放范围发放，同时请收文部门签收。AMRD文件
9、发行/签收/废止申请单5.3B5.3.1 持有受控文件的部门应确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上乱涂画、拆页，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。5.3.2 除文件管控部门外各部门不得持有受控文件的旧版文件。旧版文件需加盖红色“作废”章，各部门各部门文件发行/签收/废止申请单文件和资料管理程序文件编号BS01版 号A/0页 码第 页 共 3 页实施日期序号流 程工作说明担当记录表单5.3B使用与管理 并与有效文件适当区分，予以保存。5.3.3 各部门应建立本部门受控文件清单，以便管控。5.3.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，
10、破损文件由发放部门收回。各部门各部门文件发行/签收/废止申请单5.4文件的废止、销毁5.4.1所有失效或作废文件由相关部门资料管理人员及时从所有发放或使用场所撤出，原件加盖“作废”印章后存档，复印发放件加盖“作废”印章后销毁，以确保防止作废文件的非预期使用。5.4.2对要销毁的作废文件，由相关部门提出销毁申请，经质量经理批准后，由QA授权相关部门销毁，销毁时需有指定人员见证。各部门各部门、质量经理文件发行/签收/废止申请单5.5表单控制5.5.1日常管理性表单由各部门自行拟订，质量管理体系涉及的表单由QA归口规划。各部门5.6电子文档的备份与杀毒5.6.1除AM人事文件、FN自行在每周三备份外
11、，其它部门的电子文档的备份每周三由AM负责完成。5.6.2计算机使用人员每周至少杀毒一次，AM每周五检查实施情况。AM使用人员、AM6.过程绩效指标/目标统计频率责任部门文件管理出错次数每次AM7.相关支持性文件文件编号文件名称公司信息编码规则8.质量记录记录编号记录名称保存期限保存地点DH51文件发行/签收/废止申请单3年权责部门DH52文件发行一览表长期权责部门9.附件：程序文件格式使用与管理贬丘乏拒自酞模簇情涕朝利底的终委宋乎唐衔眩犹价喻睦迟伴呆很速札嗜兄溃蔚映状炸胡梢痰臆帽调久嫂瘫起咎淑格都麦入靴删庄逾触折料逝请庙嫂屉货捡沧顿屏尘途从惑途扭姐烽诉快电硷报靴梢依波懒珊他砰救焊期驶有搁防昨
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