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1、学院行政秘书职责1.对内关系协调帮助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作；按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。2.对外关系协调配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，包括地方政府、工商局或其他政府部门；协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位（包括客户单位）的关系；按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。3.会议管理按照上级领导安排，出席某些会议，起草会议文件，及时完成会议记录、记要工作；对企业总部的会议室会议设备进行管理。4.文书档案管理制定文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，对各种文件进行登记、归档并负责管理；负责企业内、
2、外各种往来文件的核对、颁布和下发工作。5.打字复印及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作妥善管理传真机、复印机等办公设备。6.接待妥善、礼貌地接待国内国外有关单位、人员的来访。学院行政秘书职责（二）（一）岗位职责一、在办公室领导指示或者本科室的统一安排下，负责起草学校有关行政公文和领导讲话稿等。二、负责学校常规性发文的核稿，在有关部门的配合下负责做好对以学校名义印发的行政文件及其他文字材料的校对工作。三、协助校领导和办公室主任做好政策研究工作和调研工作，为领导提供决策依据。四、协助学校领导处理好日常事务。五、积极参加学校和办公室安排的政治学习和业务学习。六、认真执行上级有关规定，做好保密工作
3、。七、完成领导交办的其他工作。秘书（二）岗位职责一、负责本科室编印的茂名学院信息稿件收集、编辑、发行及稿费发放工作。二、负责本科室承办的一般性行政公文的起草，认真校对以学校名义印发的行政文件及其他文字材料。三、及时转办校内各单位（部门）和教职工的请示、报告和反馈处理结果，并做好备案。四、负责本科室档案材料的收集、整理、移交工作，做到材料收集完整，管理规范、移交及时。五、协助办公室资产管理人员做好本科固定资产的管理工作。六、积极参加学校和办公室安排的政治学习和业务学习。七、认真执行上级有关规定，做好保密工作。八、完成领导交办的其他工作。学院行政秘书职责（三）2、草拟学院行政工作报告、总结、规划和
4、决议、决定等综合性文字材料文件；草拟重要会议文稿和重要文件；草拟及整理院级干部讲话稿及有关资料。3、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院级领导及各种机要文稿、各类公文的制作印发；负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放和传阅工作。定期检查文件的管理和保密情况；学院一级来往信件、文书、报刊及院内行政公文的拆封、登记、传阅、督办、归档工作；负责编制、分发“一周、_月、一年收文目录”。4、负责学院党政领导出行的交通安排和联络等服务保障工作。5、协助分管主任做好学院涉及各部门和单位的综合协调工作，对外联系工作。包括内外宾的接待工作安排和费用预算，对内对外的迎来送往工作
5、，办公室来往礼品纪念品的策划设计、开发、采购管理工作，负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。6、负责全院性重要会议、大型活动的会务工作。如会议名称、人数、对象、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，会场的布置，会议日程、程序的安排，会务文书和生活管理等。7、负责学院办公楼会议室的管理与使用。8、负责学院行政大事记的记录，建立健全大事记记录制度，保证记录的及时、准确、完整。9、负责院领导、学院办公室固定资产、办公用品、会议室办公用品的配送，设备的使用和管理。10、协助分管主任处理日常财务工作，负责办公室常规性财务工作的实施。负责院领导、学院办公室的财务管理工作。11、协助分管主任搞好学院车辆的使用和管理工作。12、完成领导交办的各项临时工作。第2页共2页
