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1、优选文档订单管理制度订单管理制度（一）（一）采买订单的明细管理采买订单的明细管理主若是经过对采买订单各项目的管理，使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采买单位决定采买对象后，企业平时会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、查收、付款的依照。订购单内容主要重视于交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用途不同样，订购单可分为厂商联（第一联），作为供应商交货时间的凭证；回执联（第二联），由供应商签字确认后寄回给企业物料联（第三联），作为企业控制存量和查收的参照；请款联（第四联），作为结算货款的依照；承办联（第五联），由制发订购单的单位自存。（二）采买订单的追踪管理订单追踪是采买
2、人员的重要职责，订单追踪的目的有三个：促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。在实质订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能够满足以致缺货、库存难以控制。合适地办理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采买人员能力的要点10指标。采买订单追踪过程以下列图。合同执行前订单追踪。订单人员在达成订单合同此后，要及时认识供应商可否接受订单，可否及时签返订单合同。在采买环境里，同一商品经常有几家供应商可供选择，独家供应商的情况很少。诚然每个供应商都有分配比率，但在详细操作时可能会遇到由于各种原因的拒单现象，由于出现变化，供应商可能
3、要提出改变某些合同条款，包括价格、质量、交货日期等。若是供应商准时返签订单合同，则说明供应商的选择正确；若是供应商确实难以接受订单，能够在采买环境里其他选择其他供应商。与供应商正式签订的合同要及时存档，以备后查。（ 合同执行过程中订单的追踪。进人订单实质作业阶段的第一项工作，就是要签订一份与供应商的正式合同。这份合同拥有法律效力，订单人员应全力追踪，并且应和供应商相互协调，建立起相互之间的业务连结、作业规范的合作框架。合同追踪应注意以下事项：1）严实追踪供应商准备商品的详细过程，保证订单正常执行。在追踪过程中，发现问题要及时反响，需要中途改正的要马上解决，不能贻误时间。不同样种类的商品，其准备
4、过程不同样。整体上可分为两类：一类是供应商需要按依旧品或图纸定制的商品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的追踪管理，能够向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和督查检查的作用。常驻代表应当深入到生产线各个工序、各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，确实保证完整解决相关问题；另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。对这类订单的追踪管理可视情况分别采用如期或不如期到工厂进行督查检查，也许设督查点对要点工序或特别工序进行督查检查；要求供应商自己报告生产条件情况、供应相应检验记录、让大家进行议论等方法实行督查控制。2）亲密响应生产需求形势。若是因市场原因需求紧急，
5、要求本批商品马上到货，应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或取消本次订单商品供应，订单人员也应赶忙与供应商进行沟通，确定其可承受的延缓时间，或停止本次订单操作，给供应商相应的赔款。（ 3）慎重办理库存控制。库存水平在某种程度上表现了订单人员的水平。订单人员既要保证销售正常，又要保持最低的库存水平，也就是必定保持与正常经营相适应的商品库存量。由于企业库存过大，占用资本，增加管理花销；库存过小，则品种不全，数量不足，简单造成热销。（4）控制好商品查收环节。商品到达订单规定的交货地点，对国内供应商来说一般是企业库房，对境外交货则是企业国际物流中
6、转中心。境外交货的情况下，供应商在交货前会将到货情况表传真给订单人员，订单操作者应依照本来所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。境外的付款条件可能是预付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此订单人员必定在交货前把付款手续办妥。合同执行后订单追踪。应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行追踪。订单执行达成的柔性条件之一是供应商收到本次订单的货款，若是供应商未收到付款，订单人员有责任督促付款人员依照流程规定加快操作，否则会影响企业信誉。商品在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由采买：人员或现场督验者联系供应商解决，重要的问题可由质检
7、人员解决。（三）采买订单的使用管理对于还没有使用电脑系统的企业，一份订单平时有79份副本。而在使用计算机的条件下，将一份采买订单分寄到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方，就表示供应商已收到订单并赞成订单的内容。从法律上来讲，发送订单的采买部门组成了合同供应者，而确认订单的供应商则组成合同接受者，提交和接受是拥有法律拘束力的合同的两个重要组成部分。采买部门将一份订单副本送到会计部门（比方应付账款），提出需求的部门接收并进行交易。采买部门平时保留有几份订单的副本及相关收据，其他部门应付采买订单和收款收据有很高的透明度：会计部门能够得知将来的支付条件，同时还拥有一份订单副本
8、，以便在：货物到达时应付款进行核对。采买订单应有订单编号以便相关部门备案。接收部门拥有与商品收据相般配的订单副本，该部门还可以够用特其他采买订单帮助展望进货的作业量。提出需求者在需要盘问一份订单情况时可参照的采买订单数字。运输部门认识交货要求，针对每一次交货安排承运人或使用企业内部运输。5. 订单将在所有的部门长远有效，直到买方企业确认货物已收且吻合数量及质量要求为止。订单管理制度（二）1、目的规范采买管理工作，加强采买过程控制，加强供应商管理，保证合时、适价、合适地供应企业生产所需物料。2、适用范围适用于企业生产物料的采买过程控制、对账发票管理以及新开发厂商和合格供应商如期或不如期的评估选择
9、等。3、职责3.1采买文员：负责采买订单的下达，物料的催货，异常的追踪，订单对账、请款和发票的催缴以及协助进行供应商的评估等。3.2采买专员：负责物料价格的谈判、定价，选择合格的供应商，物料异常的办理、追踪及异常信息的传达，对账单、请款单的初审，物料采买成本的控制解析以及合作供应商关系的协调等。3.3供应管理员：依照物料供应商需求展望解析，为采购专员供应经评估合格的供应商供其选择，供应商的如期或不如期评估结果的拟定和传达，跟进新物料或新供应商的打样情况。3.4计划组主管：对物料采买订单的审察，协调物料异常情况的办理和追踪办理结果，审察供应商的考评和采用，完满物料采买管理。3.5生产部经理：负责
10、采买对账单和请款单的赞成，物料采买成本控制的审察，供应商合作关系的协调，以及跨部门之间异常的协调。4、采买订单管理流程（见附件）5、采买订单管理内容5.1供应商采用规定5.1.1采买专员依照订单要求和供应商管理员供应的供应商评估报告，合理选择合作厂商并进行价格确认。5.1.2采买专员必要选择经供应商管理评估合格的供应商或经生产部经理赞成的采用供应商作为订单下单的对象，未经评估合格的供应商暂时不做考虑（特别物料的供应商除外）。5.1.3合作供应商在未经评估合格（特别物料除外）的情况下采用的，造成的异常损失由下单人员负责并记录个人考评。5.1.4采买订单的供应商选择和价格评定需由计划组主管审察，生
11、产部经理赞成后才能下单达给合作供应商。未经供应商采用审察或赞成而下达的采买订单，其造成的责任由下单人员负责，并记录个人考评。5.2价格管理规定5.2.1采买专员依物料规格、交期、质量要求及其他交易条件，选择合适的供应商，作询价、比价、议价作业。5.2.2采买专员合理选择供应商此后，依照其收集的市场信息跟供应商进行价格谈判（老供应商的物料进行价格确认）并确认物料定价。比价作业：在询价作业达成后需有两家以上供应商供应价格做比较，并考虑质量、成本、交期等吻合本企业需求的供应商，若客户指定要求或独有技术等特别案件可不作比较范围。议价作业：合格供应商只有独家时则依供应商供应之价格，对照过去采买记录及平时
12、收集的价格信息，由采买专员与供应商讲价。5.2.3采买文员依照采买专员和供应商最后确认的价格列入采买订单，并将采买订单交由计划组主管审察及生产部经理赞成。未经采买价格审察和赞成的采买订单不能够下达给供应商，由此造成的损失由下单人员负责。5.3下单管理规定5.3.1采买专员在接到生管员的物料采买需求此后，及时核实订单所要求的资料文件和供应商的工艺技术文件可否正确和齐全。并由采买文员整理归档，作为订单下达的资料准备。采买专员对资料不全或有错误的订单需及时协调业务员或研发组主管进行确认，未经确认前需及时传达信息给生管员和物控员进行订单调整。5.3.2采买专员依照供应商管理员供应的以及备用合格新供应商名单，合理选择物料供应商，并依照价格管理规定对供应商进行价格确认。5.3.3采买文员依照采买专员供应的物料供应商和确认的价格及时编制采买订单，并由计划组主管审察和生产部经理赞成后交由采买专员盖章并下达给供应商。采买文员需确认订单可否下达到供应商，需追踪供应商的订单回传并存档。5.3.4未经确认的采买订单不得下达给供应商，由此而造成的损失由下单人员负责。
