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1、文书、档案管理办法（2009年9月修订）第一章 总则第一条 为了加强文书管理，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合我公司实际情况，特制订本办法。 第二条 本办法所指文件主要包括政府职能部门函、电、来文，外来业务单位函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料等。第三条 公司综合部负责公司所有文件和资料的管理与控制。第二章 收文管理第四条 公司与外界往来的文件，由综合部文员统一拆封（注明拆封人的除外）、登记、签收。第五条 综合部文员对外来文件拆封后，应及时分类、登记、编号，并附上“文件处理签”，再按程序流转。公司外出人员开会带回来的文件及资料应及时送交综合部进行登记编
2、号和流转，不得个人保存。 第六条 凡正式文件均需综合部经理根据文件内容和性质阅签后，再由文秘人员分送给有关部门办理或送董事长总经理批示后办理。为避免文件积压误事，文件收到后四小时内送批，紧急公文收到后半小时内送批。第七条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家及公共场所，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅览文件时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要,要办理借阅手续，防止丢失泄密。第八条 所有文件经流转传阅后，应及时将原件返还综合部归档。第三章 发文管理 第九条 公司上报、下发、外发正式文件的权力归综合部，各部门一律不得自行印发正式文件。第十
3、条 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应向综合部提出发文申请，并将文件底稿交综合部审核，再由综合部报送董事长总经理审批。第十一条 公司文件必须由董事长批准签发。第十二条 凡以公司名义发出的文件、通告、决定、请示、报告、函、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。第十三条 发出的公文，其内容应与文种相符。第十四条 公司各项目部、分公司印发的只需加盖部门或分公司印章的商务公文，必须及时交一份原件到综合部备案。第四章 发文程序和要求第十五条 各部门需要发文，应事先向综合部提出申请，由综合部报董事长总经理审批。第十六条 董事长总经理同意发文时 ，主办部门应以工作实际需要草
4、拟文件初稿。第十七条 草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。草拟文稿应为电子版本。第十八条 综合部应根据董事长的要求及有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对文义模糊、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿部门重新拟稿。第十九条 经综合部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容，质量负责)。第二十条 打印文件样本，应由拟稿人校对并在发文稿上签名。 第二十一条 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。第二十二条 文稿审核会签后，送董事长审定批准签发。第二十三条 文件打印完毕，加盖公章后，由综合部文员统一分发。 第五
5、章 文件的立卷与归档第二十四条 公司档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、工程档案五种。综合部负责文书档案、科技档案、人事档案的收集、整理、归档与管理；财务部负责财务档案的收集、整理、归档与管理；工程部负责工程档案的收集、整理、归档。第二十五条 各类归档资料应包括下列内容：（一）文书档案、科技档案、人事档案。1、公文资料。重要会议纪要、公司经营决策、人事任免、规章制度、法律法规、统计报表、各类合同、重要外来文件等；2、人事档案。履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、培训记载、照片等；3、办公设备资料。电脑相关软件
6、，打印机、传真机等驱动程序及说明书。4、各类证照。营业执照、经营许可证、资质证书等。5、其它。各类声像资料、技术资料等。（二）工程档案。按国家有关工程档案的规定。（三）财务档案。与财务相关的各类原始凭证、票据、报表等。第二十六条 文书档案按内容一般分为三大类：综合管理类，立卷代码为Z；经营管理类，立卷代码为J；工程管理类，立卷代码为G。科技档案立卷代码为K。整理后的每类档案都有独立的案卷号（档案号），基本组成结构为：年度+立卷代码，例如2008年工程管理类文书档案的案卷号为：2008G。第二十七条 文书档案立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。具体分类顺序为：首先公司名
7、称（行文主体）、其次年份、再次文档内容。第二十八条 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。第二十九条 对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：（一）批复、批示在前，请示、报告在后；（二）正件在前，附件在后；（三）正本在前，定稿在后；第三十条 全体员工都增强档案意识，所有具有保存价值的档案资料，都必须及时交付档案管理部门存档。档案管理员在接收移交档案时应填写档案接收记录表，并经档案移交人签字确认。 第三十一条 每年的四月为档案整理月，上年度形成的文件材料，要求在下年度四月份以前整理完。第六章 文件的借阅、利用和清退第三十二条 公司员工因工作需要，需从综合
8、部借阅或复印已归档的文件资料的，须填写档案借阅、复印申请表，按规定的程序进行审批后，方可借阅。（详见附件档案借阅、复印申请表、档案借阅（复印）申请流程图）第三十三条 各类文件原则上限制在存档处查阅。如确因工作需要必须外借的，履行手续后，可复印借出。无特殊情况，档案原件一律不予外借。第三十四条 借阅原件档案必须及时归还。文件查（借）阅归还时，由利用者和文件管理人员共同清点检查，并进行归还登记。第三十五条 借阅者应自觉遵守文件管理制度规定，对文件的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、随意摘抄、复制、转借和丢失等。违者将根据档案法有关规定予以严肃处理。第三十六条 需要复制文件资料的，应由文件
9、管理人员在办公室内复制并登记。第七章 文件的销毁第三十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，在经综合部经理同意并报董事长批准后集中予以销毁，并按有关规定，办理申请销毁手续。第三十八条 经审核同意销毁的文件，应派专人按指定方式监督销毁。第八章 附则第三十九条 所有档案均应按照目录编制说明，认真填写全引目录、案卷目录、卷内文件目录，并按照案卷目录排列顺序整齐放置于档案柜里。第四十条 档案管理员必须严格遵守公司保密制度和档案管理办法，以科学的方法对档案进行收集、整理和保管。第四十一条 本办法自公布之日起正式施行，2008年颁布的文书管理制度同时废止。 重庆豪美实业（集团）有限公司 二00九年十月二十日- 1 -
