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1、xx集团有限公司档案管理制度二零xx年八月目 录第一章 总 则3第二章 档案管理体系及职责3第三章 档案工作“三纳入”、“四参加”5第四章 归档要求6第五章 档案借阅14第六章 档案保密16第七章 档案统计17第八章 档案鉴定18第九章 档案销毁19第十章 档案库房管理19第十一章 奖 惩21第十二章 附 则21第十三章 附 件221、档案分类与编号方法222、信用档案归档范围及保管期限表333、会计档案归档范围及保管期限表344、房地产建设项目文件材料归档范围和保管期限表365、保密文件管理466、图书资料管理497、归档章分类及模型图518、归档及移交清单汇总表52第一章 总 则 第一条
2、为加强公司档案工作的业务建设，维护档案的完整与安全，实现档案管理科学化、制度化、规范化，充分发挥档案的作用，集团行政部依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理办法等法律、法规，结合公司的实际工作情况，特制定本制度。第二条 本制度所指档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的、已办理完毕的、具有保存和利用价值并经过整理的各种文字、图表、音像等不同形式、不同载体的文件材料。第三条 公司档案是国家档案的组成部分，是公司经营和管理工作的真实记录，任何部门和个人不得据为己有。第二章 档案管理体系及职责第四条 档案管理体制及职责1、公司档案组织体系是由公司档案室和各项目公司档案
3、室（以下统称各部门）组成的体系机构。该组织体系是为了确保公司对档案工作的有效管理，维护公司档案财产的安全与完整，同时满足公司对档案利用的需求。2、档案工作隶属于公司行政部，内容包括全公司档案业务的指导、检查和监督工作。第五条 档案员的工作职责1、依据国家的法律、法规和政策，制定档案工作各项制度，并推进相关制度在公司各部门有效贯彻及执行。2、组织协调公司档案工作，检查、监督档案工作的法律、法规和制度的实施；组织开展档案理论学习与业务交流等工作，不断提高业务技术水平和管理水平，使档案管理标准化、系统化、规范化。3、对各部门形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。4、积极主动地收集
4、各部门的有关档案材料。接收档案、文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。5、将收集的资料进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分类法进行加工和保管。将永久、长期、短期分类存放，编写案卷目录、分类汇编并录入档案软件一体化系统。对各类档案要做到：目录齐全、类别清楚、排架有序，便于查阅。6、严格执行档案库房管理制度，做到库房“八防”，确保档案管理安全。7、严格遵守档案保密制度，做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄，未经领导批准，任何人不得私自调档。更不得让外来人员随便进入档案室。8、按档案借阅规定借阅档案，秉公办事、不徇私情，同时做到手续完备，并督促做好档案利用效果的登记工作。9、做好档案统计工
5、作。收集、销毁、使用档案都必须登记、造册，对档案收进、移出和保管情况清楚。按上级要求及时向上级档案管理部门上报有关档案情况的各种报表。 第六条 兼职档案员职责1、积极支持、配合专职档案员的工作，协助档案室开展各项档案工作。及时反映各部门对档案工作的意见和要求，以便进一步完善档案工作。2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、录入、归档、统计工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向档案室办理档案移交手续。3、对档案内容保密，维护档案的完整和安全。如发现泄密或其它损害公司利益的现象，应及时向有关方面报告。4、积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平。5、各部门兼职档案员
6、如有变动，应及时向公司档案室报备。第三章 档案工作“三纳入”、“四参加”第七条 “三纳入”1、纳入分管领导的议事日程（纳入分管领导岗位责任制）。2、纳入生产、科研、基本建设等工作计划。3、企业文件材料的形成、积累、整理和归档纳入有关人员的岗位职责。第八条 “四参加”1、 档案部门参加基建工程的竣工验收工作，控制文件材料归档的完整、准确、系统。2、档案部门参加企业有关生产、技术、经营等工作会议，掌握企业各项工作对档案信息的需求情况。3、 档案部门参加工程创优、科研成果评奖活动，将各部门归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。4、档案部门参加企业引进项
7、目和新购重要设备仪器到货开箱验收工作，有关部门应会同档案部门检查验收文件材料，并及时归档。第四章 归档要求定期移交档案室存档由兼职档案愿统一收集后按档案规范整理其他公司（如贸易公司的、东南区域）用印文件及时移交档案室存档由经办人收集用印完成后的文件本公司用印后还需合作方/外地公司用印印章管理员收集定期移交档案室存档用印完成合同章外地公司用印文件定期将归档清单寄往集团档案室存档由该公司档案员收集保管第九条 归档流程定期移交档案室存档印章管理员收集用印完成由经办人收集用印完成后的文件本公司用印后还需合作方/外地公司用印及时移交档案室存档公章定期移交档案室存档由兼职档案愿统一收集后按档案规范整理其他
8、公司（如东南区域、同欣诚）用印文件同欣诚用印文件由经办人及时移交档案室存档定期将归档清单寄往集团档案室存档外地公司用印文件由该公司档案员收集保管第十条 归档时间1、信用档案、文书档案、人事档案、融资档案、购房合同档案、声像档案、电子档案、商标档案、实物档案及法务档案应在形成或办理完毕后一个月内及时移交。2、房地产建设档案、投资项目投资档案应分阶段、分节点归档，前期形成的重要文件材料应及时归档。3、会计档案在财务部门保管满一年后，应在次年三月底前向档案室办理移交。第十一条 归档要求1、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等褪色的书写材料书写、绘制。材料纸质优良
9、，纸张规格标准。2、归档的文件材料必须反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3、归档的材料必须齐全、完整（含签发的底稿、附件、正文各一份，重要的2份），层次分明，符合其形成的规律。4、对公司规定的应当立卷归档的文件材料，必须按照规定，定期向档案室移交并集中管理，任何人不得据为己有。5、重要的文件、合同、协议如：股权变更、合作协议、章程、验资报告等文件材料，在签定时，应增加份数，并将原件及时移交存档。6、经办人员应主动、积极将所经办的各类档案严格按照归档时间进行收集、整理、归档。7、档案员每季度初将上一季度盖章文件未归档情况进行汇总、跟踪、催办。经办人应根据档案室提供的未
10、归档文件汇总表进行说明，部门领导签字确认。8、外地公司文件归档要求：（1）应严格按照档案归档范围、要求、时间进行存档，确保本公司档案归档完整率。（2）档案员或相关经办人员应将本公司重要合同、协议如：机构设置、变更，合作协议，项目五证（国有土地证、用地规划许可证、工程规划许可证、工程施工许可证、预售许可证）等文件原件或复印件及时移交集团档案室。（3）档案员或印章管理员每季度初（10日前）将上一季度的用印文件及外来文件汇总后寄往集团档案室备案、核对。对未能及时归档的文件每季度初（10日前）另行汇总，注明原因一并寄往集团档案室(清单详见附件8)备案。（4）各公司档案员每年1月份前将上一年度的声像档案
11、刻录到光盘或打包为文档发至集团档案室备存。9、在移交档案时，移交双方必须严格履行交接手续。根据移交目录清点核对，并在移交清单上盖章签字，各存一份移交清单（详见附件8）。第十二条 归档范围一、文书档案归档范围：（一）上级主管部门的文件材料1、上级主管部门来文、属于本公司业务上需要贯彻执行的有关规定、通知等指导性、政策性文件。2、上级主管部门对本公司经营活动的报告或请示的批复、批语、指示等材料。3、上级主管部门、领导视察公司时的重要指示、讲话、题词、批语、等材料。4、上级主管部门授予公司的荣誉称号。5、上级主管部门转发公司的文件材料、简报（包括报纸、刊物转载）。（二）本公司的文件材料1、以公司名义
12、发出的反映公司经营活动、工作面貌所形成的文件材料，如正式发文、简报、呈阅件、汇报材料、情况反映、总结、计划、信函、规定、通知等。2、公司编制的各项规章制度、汇编文件、调查研究材料、处理结论、请示、汇总的统计报表和统计材料等。3、以公司名义召开的会议文件、会议记录、会议纪要及公司重要电话记录、值班记录、大事记等。4、干部的任免通知。5、公司员工外出考察的报告、批复及总结。6、党、工、团在工作中形成的文件、材料、记录等。7、行政介绍信的存根、财产、物资、档案等交接凭证、清册。8、下属公司的请示、报告及公司的批复。9、各类业务年度统计表。二、人事档案归档范围：、员工调配、任免、考核等工作中形成的各种
13、登记表（如职工履历表、登记表），任免通知书。、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，离职材料。3、办理工资、待遇工作、解决待遇问题中形成的审批材料；4、评、聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报材料。5、党、团组织建设中形成的申请书、自传、政审材料、登记表；组织审批意见，民主评议党员工作中形成的意见、材料，优秀党员事迹及审批材料，加入民主党派的材料。6、表彰、奖励、处分中形成的各种登记表、审批表、决定、报告、事迹。7、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。8、体格检查表。9、其他可供参考有保存价值的材料。三、融资档案归档范围：
14、1、贷款申请、报告，还款计划及银行审查意见。2、董事会、股东会决议、纪要。3、融资合同、抵押单、质押单。4、其他有关文件资料。四、商标档案归档范围: 1、商标注册申请文件材料。 2、初步审定商标稿。3、商标注册簿、商标注册证或影印件。 4、注册商标变更、转让、续展、补证、注销和撤销的文件材料。 5、商标使用许可合同。 6、申请驳回商标复审、初步审定商标异议裁定、注册商标争议裁定和撤销注册商标复审的文件材料。 7、查处商标违法案件、监督商品质量、查验商标注册证的文件材料。8、商标公告。 9、其它有关商标管理的文件材料。五、购房合同档案归档范围:1、购房合同。2、（购房者）贷款合同。3、解除购房合同。4、其他有关文件资料。六、投资项目档案归档案范围:1、投资项目立项申请报告、意向书、审批、勘察设计、施工、竣工验收等全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。2、可行性研究报告和论证咨询材料、报价资料。3、谈判方案、记录、纪要、照片、录音、录像带、意向书、协议书、合同、合约；修改合同的报告及合同更改通知书。、与客商业务往来中重要的电传、信函。、历次董事会、股东会纪要，与投资项目有关的具有法律效力的文件，各种专题报告。七、声像档案归档范围:1、记录企业主要职能活动和重要成果的声像档案。2、领导人和著名人物参加与企业有关的重大公务
