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1、公司采购管理办法（xx版）第一章 总 则第一条 为规范xxxx保险股份有限公司（以下简称“公司”）采购管理，创建阳光透明的采购环境，合理安排总公司各部门、各分支机构的采购活动，形成标准化和集中化采购流程，控制采购成本，提高采购效率，使采购管理工作更好地为公司发展战略服务，根据公司相关规定，并结合公司实际，特制定xxxx保险股份有限公司采购管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 本办法适用于总公司各部门、各分支机构各项采购：（一）实物采购：包括但不限于办公家具、办公设备、汽车、印刷品、IT硬件产品等。（二）服务采购：包括但不限于广告投放、软件开发、维保服务、审计、评估、培训、设计、旅游
2、、会议、咨询、顾问等。第三条 采购分为“总公司统一采购”和“授权分支机构自行采购”两大类，具体如下：总公司统一采购：由总公司综合管理部负责统一集中采购；授权分支机构自行采购：由总公司综合管理部经评估后授权机构自行采购。第四条 采购活动应当遵循公开、公正、公平和效益原则，确保公司采购政策的贯彻落实。第二章 管理职责第五条 总公司综合管理部是公司采购管理部门，统筹管理总公司各部门、各分支机构的采购工作。主要职责为：（一）贯彻落实公司的采购政策，制定并执行公司采购管理制度，确定统一采购物品及服务范围。（二）统筹管理总公司各部门、各分支机构年度采购计划，执行和监督总公司各部门、各分支机构的采购活动。（
3、三）建立公司供应商资源库，通过招投标、商务谈判等方式，引入服务商，定期组织供应商考评。（四）负责审核申请、采购询价、打样制作、采购执行等。（五）指导各分支机构采购活动的实施，不定期对各机构进行稽核。（六）定期对采购情况进行统计分析、市场调研、采购资料归档。（七）其他应由采购管理部门负责的采购工作事项。 第六条 二级机构行政部为本机构及下辖机构的采购管理部门，主要职责为：（一）贯彻落实总公司的采购政策，执行总公司的采购管理办法，管理和规范机构各部门及下辖机构的采购活动。（二）统筹管理机构各部门及下辖机构的年度采购计划，并根据总公司综合管理部要求报审物品及服务的年度采购计划。（三）负责审核属于统一
4、采购物品及服务的采购申请签报，并配合总公司综合管理部完成后续采购工作（包含但不限于需求整理、物资接收、整理入库、报销付款等工作）。（四）组织权限内的采购活动：包括成立采购小组、供应商信息收集、资格审核、检查评估等，确定采购方式并组织采购实施。第七条 采购需求部门的主要职责为：（一）拟定年度采购计划，并报审采购管理部门。（二）提交采购申请，追踪审批进度，与采购管理部门沟通具体需求，并在签报审批完成后提交采购管理部门具体实施。（三）采购样品确认，采购物资的签字验收。（四）向采购管理部门检举或投诉供应商的违约行为，并协同采购管理部门按合同约定对供应商进行违约追偿。（五）协助供应商年度考评工作。第八条
5、 技术/业务主管部门是指对需求部门的采购需求从技术或业务方面进行主导的部门，主要包括人力资源部、信息管理中心、运营管理部等。技术/业务主管部门在采购过程中的职责是对需求部门提出的采购需求和技术要求进行审核、评估，并视项目需要参与采购过程，其在采购工作中的职责为：（一）参与采购项目的立项审批。（二）参与供应商的资质审核、技术评估。（三）参与采购项目的技术标评标。（四）参与合同条款审核。（五）参与采购项目验收。技术/业务主管部门应对采购需求合理性、合法性、合规性(指专业/技术方面的合规性)、可行性和效益性负责。第九条 总公司计划财务中心的职责为：（一）负责采购权限内采购申请签报的预算审批。（二）监
6、督采购工作的公平、公正、透明。（三）负责审核合同结算方式条款。（四）执行相关的结算流程。第十条 总公司风控合规部的职责为：（一）参与并监督采购工作的实施，对供应商资质及所提供的材料进行审核。（二）监督采购工作的合法性、合规性。（三）审核采购合同的条款。第十一条 总公司审计部的职责为：（一）监督采购工作的实施。（二）审查采购工作的合法性、合规性。第十二条 招标采购小组成员由总公司计划财务中心、风控合规部、技术/业务主管部门、综合管理部共同组成，各有关部门负责人应对采购活动负责。第三章 采购方式第十三条 采购方式（一）招标采购：实物采购金额大于10万元的单次需求或服务采购金额大于5万元的单次需求或
7、年度框架合作服务商的引入，均需通过招标方式执行。（二）定向采购：采购需求因各种原因导致只能向唯一供应商采购的，需通过单一来源采购方式执行。（三）竞价采购：除上述两种方式外，其他采购需通过多方竞价采购方式。第四章 采购合同与资料管理第十四条 采购合同金额在1万元（含）以上的项目必须签订采购合同。如遇特殊情况，1万元（含）以上如不能签订合同，需求部门需附上情况说明。第十五条 采购合同应包括但不限于以下主要内容：（一）双方的名称、地址、联系电话；（二）标的；（三）数量；（四）规格；（五）质量；（六）价款或报酬及付款方式；（七）履约期限、地点和方式；（八）验收内容、验收标准、验收方式；（九）供应商的服
8、务承诺；（十）违约责任；（十一）解决争议的办法；（十二）反商业贿赂条款。（如涉及员工活动、拓展、聚餐等采购，还需签订“群体性责任”条款）第十六条 采购合同的供货期限一般不得超过12个月。第十七条 采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。第十八条 采购合同应明确验收内容、验收标准、验收方式及付款条件等。采购管理部门、需求部门及计划财务中心等相关部门应加强对合同执行情况的监督。第十九条 存档采购资料包括但不限于：采购立项签报、供应商推选报告（比价分析表）、招标文件、报价文件、评标记录、中标通知书、合同审批单（用印签报）、采购合同等相关资料； 采购资料由采购管理部门根据本办法规定妥善保管
9、采购资料。采购资料应实行电子版与纸质版双存档，且两版存档材料相互匹配存入档案室。第五章 验收及付款第二十条 验收管理：采购的物品或服务均应有明确的验收标准。凡有合同规定的，一律根据合同规定进行验收；无采购合同的，应在采购申请签报中明确验收标准并按标准进行验收；批量采购需要进行抽样验收的，应按行业或国家标准进行验收。可视具体情况，邀请技术/业务主管部门参与验收标准的制定并进行验收。对供应商因质量或违约造成公司相应损失的，按合同规定进行索赔。第二十一条 结算付款：按合同约定和履约进度情况按时办理付款手续。第六章 采购纪律第二十二条 遵守道德规范和职业操守。采购人员在采购活动中要坚持公司利益至上，不
10、能掺杂任何个人利益，不允许以任何理由和方式收受或索取供应商的好处。采购人员与供应商有利害关系的，应主动申请回避。第二十三条 保持公平、公正、公开的原则。采购人员应坚持公平、公正、公开的原则，对各供应商一视同仁，不应有所偏颇，不应受外部因素干扰影响对供应商的评价。第二十四条 采购人员及了解采购情况的相关人员应严守公司秘密，不得向外界透漏任何应保密的采购信息。第二十五条 严禁未经批准进行统购项目自购，严禁分拆项目，更改采购规模。第二十六条 采购人员须遵守以下廉洁自律规定，保持公开透明，接受各方监督：采购人员指参与采购项目的所有成员。视项目具体情况，采购小组应由采购管理部门、需求部门及技术/业务主管
11、部门、计划财务中心等四个或四个以上部门人员组成（招标采购还应有风控合规部、审计部参与）。（一）不得索取和收受供应商以任何名义赠送的现金、礼品、有价证券及其他支付凭证。（二）不得参加供应商组织的宴请、娱乐、旅游及其他活动。（三）不得要求供应商报销应由本人支付的各类费用，或要求供应商提供其他形式的生活帮助和便利。（四）不得要求供应商为自己的配偶、子女或亲友上学、就业、经商、办企业提供便利和优惠条件。（五）不得在采购中为供应商或采购小组人员说情，或为供应商提供不正当的便利。（六）不得擅自参加供应商举办的洽谈会、推介会等业务活动，或与供应商进行工作关系以外的私人往来。（七）不得与供应商存在经济利益关联
12、。（八）不得为供应商提供中介服务。（九）不得向供应商透露采购活动中的秘密事项。（十）采购小组成员如与采购项目供应商存在关联关系的，应在事前主动以书面形式反馈并申请回避。具有下列情形之一的为存在关联关系：1.直接或者间接持有供应商股权的自然人（个人通过证券交易所购买公开发行股票的除外）；2.在供应商公司兼职的自然人；3.直接或者间接控制供应商的法人或其他组织的自然人；4.与本款第1、2项所述人士存在亲戚关系的自然人；5.其他与供应商有特殊关系，可能造成供应商对其利益倾斜的自然人，如关系密切的师友、同学，债权人等。（十一）不得从事公司制度规定的其他违规活动。第二十七条 对于采购业务操作过程中发现的
13、违规行为，将视情节轻重依据公司相关规定给予违规人员口头批评、警告、书面检查、通报批评、记过、记大过、降职、撤职、留司查看、辞退等处罚，情节严重，触犯刑律的应交由司法机关依法追究其刑事责任。违规违纪行为包括但不限于以下事项：（一）未经审批或与采购管理部门沟通擅自决定与供应商进行合作，或在提交采购申请时已经部分或全部实施了将要签订的合同内容。（二）未经批准将统购项目进行自购，或将大额项目分拆为小额项目后进行自购。（三）在采购过程中向供应商泄露公司秘密或违反招标保密原则的，如泄露公司预算、谈判底线、评标标底以及在开标前要求供应商透露投标报价等。（四）其他不符合制度规定的行为。第七章 附 则第二十八条 总公司综合管理部定期对总公司各部门、各分支机构采购制度执行情况进行抽查。对检查中发现的问题要求机构通过组织专题培训、采购人员通关考试等方式限期整改，对违规责任人依据公司相关规定给予处罚。第二十九条 本办法仅对公司的各类采购权限、采购程序、采购方式和采购流程等进行规范，有关预算动支、合同审批、财务付款等审批权限和流程应依照公司相关规定执行。第三十条 本办法所述采购指真实合法的采购行为。第三十一条 本办法由总公司综合管理部负责解释和修订。 第三十二条 本办法自发布之日起施行。
