第一节 办公室日常事务11

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1、第一节办公室平常事务 一、值班工作（一）值班的任务和作用值班大体设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务重要有如下几种方面:1、办理领导交办的有关事项 2、下班后和放假期间的文献和事务解决 3、来访接待工作4、沟通上下级通讯联系 5、记好当天大事记 (三项记录：电话记录、接待记录、值班日记)（二）对值班室与值班人员的规定 ：值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明，奖罚分明。 值班人员必须做到如下几点: 、服务的精神和高度责任心 2、要提高警惕,遵守值班纪律 3、认真做好保密工作 4、接待来访来电要热情 5、要认真学习业务知识,提高业务水平6、填写值班日记,做好交接工

2、作 （三）值班日记与交接班 :填写值班日记应注意如下事项：1、填写值班者的姓名和值班时间、填写值班记录做到内容简要扼要,语言规范,笔迹清晰,不加评论，不带个人感情,实事求是。 、注意做好交接班工作 二、印章及简介信的管理工作 印信和简介信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。(一)印章 秘书部门掌管的印章重要有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。 作用：(1） 标志作用 (2） 权威作用 (3) 法律作用.() 凭证作用 (二）简介信（三)印信注意事项;、印信的刻制2、印章启用前应备文告知有关部门 3、保管者不得委托她人代管、盖章要端正,清晰5、盖章要领：

3、把握原则,印泥适度,用力均匀，落印平稳。 三、电话工作 （一）通话工作的内容涉及：打电话、接电话和作电话记录。 、接打电话: 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。 2、电话记录 它涉及五个部分:即来话时间(年月日时分）、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、解决意见和记录人签名(复述、核对)。 3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。 (二)通话工作的规定1、礼貌热情 、作好记录3、收话后,必须立即解决问题 4、不属于职权范畴内的事,不随便应允或辩驳四、保密工作 信息保密是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家，组织利益的起码的规定。一种组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控

4、制在一定的范畴和时间内,避免被泄露和运用,使其自身价值得到充足有效的实现而采用必要手段与措施。 从载体上分,信息的安全及保密工作一般涉及： *口头信息的安全及保密工作 *纸面信息的安全及保密工作 *电子信息的安全及保密工作 （一）秘书在保密工作中需要注意的几种方面(1） 文献保密。做好接受、传递、保管工作。 (2） 会议保密。不能随意扩散和泄露。(3)科技保密。 （二)做好特定信息的保密 1、人事信息 2、财务信息 3、产品信息4、客户信息 五、接待工作 接待工作可分内宾接待和外宾接待 （一）内宾接待1、掌握来宾状况 。如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次、时间和大体意图。2、指定专人负

5、责贯彻各项安排。 3、搞好迎送、食宿和平常服务。 4、理解来访目的,予以必要协助。 5、接待来宾应持的态度。(二)外宾接待 1、来宾的性质 、外宾接待工作的内容,这是具有高度政策性的工作。 3、做好各项接待准备工作 物质准备(吃住外) 人员准备 资料准备 信息准备 政策准备 4、安排好生活服务 5、做好宣传报道和安全保卫工作 6、宴请与赠送活动7、要安排好外宾的会见 8、做好经费结算与接待工作总结 ,无遗忘携带之物 （三）送行 六、出差期间的单位工作安排出差期间的秘书工作,应按领导意见与批示、解决有关的事项。 七、陪伴 、陪伴准备 、物质准备3、资料准备 第二节 办公环境管理 一、合理布置办公

6、室 (一)布置办公室的规定 1、布置办公室的基本规定 （1）采用一大间办公室。（）使用同样大小桌子。(3)使同一区域的档案柜与其她柜子的高度一致。（4）将一般有许多外宾来访的部门置于人口处。 2、办公室布置的三大原则 1)有助于沟通。 2）便于监督。（3)协调、舒服。3、办公室布置的具体规定(二）布置办公室的工作程序（）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析。 (2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。 （3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅。（4）绘制办公室座位布置图。 (5）对设备的安放提出建议。 二、营造健康、安全的办公环境 (一)安全检查的内容 （1)学法懂法,树立安全意

7、识。(2)上岗前学习有关规章制度。 （3)积极辨认安全隐患。（4)发现问题，及时报告。 5）发现设备故障，应立即报告。 （二)健康、安全办公环境的基本规定 (1）办公区建筑必须结实安全。 （2）光线应充足。考试大编辑整顿 (3)温度要适应。(4)布局应注意通风。(5)办公室空间及作为空间要合适。 （）办公室噪音要低。 (7）办公家具要满足工作需要并符合健康原则。 (8)办公区要设立相应的消防设施。 （三）工作程序 (1)拟定安全检查周期、定期检查。 (2）发现隐患,立即报告。(3）发现个人职权无法排除的危险,有责任和义务报告、跟进,直到解决。 第三节 办公设备和用品的管理与使用 一、订购、接受

8、、管理办公用品 (一） 有关知识 1.库存控制概述 2 库存控制卡 (二) 工作程序 1. 选择供应商 2.选择订购方式 3. 办理进货手续 4. 保管二、 数码相机的使用 (一) 有关知识数码相机的工作原理 数码相机与老式相机的区别 数码相机的性能指标 (二）操作环节 1. 拍摄照片 2. 连接数码相机与计算机 3 将图片导入计算机.编辑图片(三) 注意事项1 数码相机不合适拍摄自然风光 . 拍摄时要尽量接近被摄体 3 取景要精确.在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光三、 扫描仪的使用（一） 有关知识 1. 扫描仪的工作原理 2.扫描仪的种类和作用3 扫描仪的选购常识(二) 操作环节 1. 安装

9、扫描仪 2.扫描图像 3.扫描文字 （三) 注意事项 . 不要忘掉锁定扫描仪。 注意扫描仪的清洁。 3.不要带电接插扫描仪。 4.注意更新扫描仪驱动程序。5. 不要使用太高的辨别率。 6. 不要让扫描仪工作在震动的环境中。7. 不要频繁开关扫描仪。四、 光盘刻录机的使用 （一)有关知识 1. 光盘刻录的原理 2. 光盘刻录机的分类 3.刻录机重要性能指标 (二) 操作环节.连接光盘刻录机与计算机 2. 光盘刻录机驱动程序与刻录软件的安装 3. 制作数据关盘（三) 注意事项 1 安装时注意散热 2保持清洁 3.避免刻录机长时间工作 4. 刻盘过程中的注意事项 5.及时取出盘片 五、 投影仪的使用

10、 (一）有关知识 1.辨别率 2 亮度 对比度. 带宽5. 均匀度 6. 灯泡的类型和寿命 7.接口配备(二) 操作环节 1. 安放投影仪 2. 连接投影仪与电脑 3.接通电源,设立好输出方式 . 对焦5 设立辨别率 6. 关闭投影仪 （三) 注意事项 保持投影仪镜头的清洁 . 投影过程中不能用镜头盖遮挡画面 . 不要关机后立即断电 4. 不要带电插拔电缆 不要频繁开、关机 六、摄像机的使用 (一) 摄像机概述（二) 基本的摄像技巧 （三) 摄像机的操作环节 开机、装录像带、拍摄、回放检查、关机。 (四 ) 注意事项 1.平常维护 . 镜头的维护3 磁头的维护 4.磁带的维护 5. 电池的使用

11、 第四节 信息管理 一、秘书信息工作的基本规定精确、及时、合用 1、精确:要如实地进行反映和描述,决不能迎合个别领导的意图而将状况任意夸张缩小,人为导致信息失真。 、及时:信息的时效性决定了信息的生命力在于流动,它的流动速度越快,在实践中获得的价值就高,特别是经济信息。3、合用: 合用，既要有针对性，适合领导运用。提供信息是为领导决策服务,秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所理解。秘书人员在收集、传递信息时,一定要有鲜明的目的性,时时到处以是适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到任何领导者每个时期领导工作均有其中心,均有关注的“热点”和“难点”。 二、秘书信息工作的程序 涉

12、及:收集-整顿-传递-存储运用 （一)信息的收集 根据一定的目的,通过不同的方式收集,获取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步,也是信息整顿的基本。 1、收集内容: 就某个机关、公司来说,它们收集信息的内容如下: 党中央、国务院发布的方针、政策、法规性文献。 上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作有关的指引，指挥性文献。如批示、决定、批复。本机关、本公司和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等状况,以及生产筹划、指标、记录数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结。 本机关执行政策，推动工作以及本公司产品销售后的反馈信息。如群众的反映、意见、建议、规定等。 与本机关、本公司业务

13、有关的外界状况与新信息。如社会动态、思想倾向、都市与农村经济改革。与本单位、业务性质相似的其她地区、单位以及国外同行业可供比较的状况材料。 收集与本机关公司业务将来发展有关的科技成果（涉及新产品、新工艺、新材料)以及先进的经验、措施等信息资料。 2、收集的信息的特点: 领导者规定秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性与社会组织的整体发展状况大局有关。 要为变换着的中心工作与临时索要等突发性任务做好准备。 收集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值,如起草文献,常常要翻阅过去有关的文献,以求保持政策的持续性;阐明问题或预测将来对常查找过去的资料。 、收集信息的方式: 一是,老式收

14、集形式。文献、会议、电话、口头。 渠道:收集上级来的信息,通过下级机构的口头报告和书面材料，同级机构其她系统互相互换材料，通过信访或报刊。 二是，开拓式收集。组织健全的信息网络。措施: 1) 观测法。 （2) 阅读法。(3) 询问法。 (4） 互换法。 （5） 问卷法。 （） 网络法。(7) 购买法。 （二)信息的整顿 信息的整顿是对收集到的大量原始信息，在数量上加以浓缩,在质量上加以提高，在形式上予以体现,使之便于传递，运用和储存的过程,信息的整顿是整个信息工作的核心。它涉及分类、筛选、校对、加工。 1、分类措施: A、字母分类法B、地辨别类法 C、主题分类法 D、数字分类法 E、时间分类法

15、 、筛选措施： 看来源、 看标题、看正文。 （1）剔除虚假信息、失效信息和无效信息,从中挑选出有价值的信息。除去假的、反复的、过时的、表面的、与本单位关系很小或意义不大的信息,从量与质两方面突出少量的重要信息。筛选体现了对内容的初步鉴别,其目的是让领导用至少的时间获得最大量的优质信息。 （2）挑选出有价值的信息。 、挑选对工作有指引意义,与业务活动密切有关的信息 、挑选带有倾向性,动态性或突发重要信息、分析需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息 D、挑选能预见将来发展变化趋势,为决策提供超前服务的信息 E、坚持信息数量与质量的统一。（3)决定取舍:A、突出主题 B、注意典型性 C、有新意 、有特点。 、校对措施: 溯源法、比较法、校对法、逻辑法、调查法、数理记录法。、加工措施: 信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼,使其具有较高质量。（1)信息加工分为两个层次: 一是对既有网络上的信息和各部