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1、 如何选择合适的供应商? 俗话说的好,男怕入错行,女怕嫁错郎。对采购人员而言,最不愿意遇到的就是不适任或配合不佳的厂商。轻则延误交期造成不便,重则影响公司营运,造成商誉及财务的严重损失。好的供应商对企业的成长是一个助力,不良的供应商则如同挥之不去的梦魇。采购人员大都有遇人不淑的痛苦经验,因此选择良好的供应商便成为采购人员一项重要的课题。虽然其中不乏牵涉到运气好坏的成分,但供应商的选择是可以借由一些审查的方向来降低错误选择的机率。供应商由谁负责评选 由于逐年来产品的毛利(Margin)愈来愈低,客户对产品、材料及服务品质的要求逐渐提高,企业内部面临降低库存的共识,以及愈来愈多可供选择的国际供货来
2、源,企业必须与其供应商共同面对强大的竞争压力,如今国际间的竞争在品质及成本水准逐渐拉近的情况下,已不再只是比谁的价格低,而是比较彼此供应链(Supply Chain)的绩效,所比的是谁的速度快,谁的服务好。于是选择供应链上适合的供应商成员则是非常的重要关键。 供应商的评选有许多种方法,最简单的方法便是由采购人员自己负责决定。不过,次仅限于标准品及低金额的采购。对于跨国性的采购以及依买方规格订制及复杂制程产品的采购,通常会以跨功能小组(Cross-Function Teams)或商品小组(Commodity Teams)的方式来进行。跨功能小组常为一时性的任务编组,按采购案的性质由采购、物料管理
3、、工程或研发、品质或财务等单位推派人员所组成评选小组。商品小组则为常设性组织,也是跨功能小组的一种,组成份子与跨功能小组相似,主要是为节省成本目的而设置,大集团公司的商品小组并设有Commodity Manager一职来统筹集团内部的需求。供应商评选的要项 对于供应商的评选,采购人员必须进行适时的访视,并观察这个供应商是否具备执行合约的能力,在财务上是否有困难,品质系统是否完备,公司的组织与管理是否良好,以及目前劳工的状况是否稳定。如此方能确保所选择的供应商有能力符合公司的需求,并可以在适当的时间内,以适当的价格及正确的数量,提供符合品质要求的产品与服务,至所指定的地点。 由于中国人向来以节俭
4、为美德,“开源必先节流”也是奉行不渝的法则。因此,采购以价格为导向,一直都是传统的公司老板或采购人员优先考量的因素。但是,随着社会结构的改变,品质要求的逐渐提高,价格固然是重要因素之一,品质的要求、交期的准确、售后的服务等等也愈形重要。因此,愈来愈多的采购人已经有“总成本(Total Cost)”的观念:C=f(Q, D, S)也就是购买的价格和品质、交期、数量、服务皆有连带的关系。所以有时价格并不是评量供应商的唯一指标。如何在众多的供应商中挑选最合适的配合厂商,除了上述的QCDS(品质、价格、交期、服务)之外,下列几项常用的分析供应商的方式,亦可提供采购人员作为评选的参考:(一)厂商执行订单
5、的能力 不论义务或推销人员如何推荐自己的产品或服务,想要了解供应商的真实状况,采购人员还非得亲自走访一趟不可。有些公司纸上作业完美无缺,实际拜访时却发现机器设备老旧、人员素质低落、生产线闲置或仓储物料囤积等问题。因此,现场勘察(Supplier Visit)是一项必要的步骤。执行勘察时可留意以下几点:(A)订单的数量和比例 首先要了解的当然是供应商总体产能是否可应付公司的需要?采购者采购的数量占供应商的比例有多少?如果采购者购买的总数量占供应商的大宗,供应商多半会全力配合;反之,则采购者需留意供应商是否会在订单过多时牺牲采购者的利益。(B)接单时间与交期 供应商平均接单的时间多长?需不需要花很
6、多时间跟踪催货?供应商可否在期限内交货?是否有足够的设备和产能供货?(C)品质状况 供应商所使用的机械设备是否可以达到我们要求的品质和可靠度?有没有书面记录?退货数量多寡?其它同业之间是以何种方式来评量品质优劣?(D)生产力 对于一个企业而言,不断追求进步是永续经营的原动力。因此,企业必须不断努力,以期达到更有效率、更有效能以及熟练度提高的三大目标:1更有效率(Efficiency Improved: Output , Input )减少投入的成本(如人员、物料、设备等)但仍然保持同样的产值。2更有效能(Effectiveness Improved: Output , Input )投入的成本
7、不变,但是增加生产力、提高产出。3提高纯熟度(Proficiency Improved: Output , Input )降低投入的成本,同时产出增加。 因此,评量供应商的生产力可以借用输入和产出的公式来评量: 生产力=产出 / 输入(Productivity = Output / Input) 一个不断寻求改进、促进生产力提高的企业将是未来良好的合作对象。(E)适应性或弹性 所谓弹性(Flexibility),是指愿意接受或主导“变动”的能力与意愿。一般而言,不伦是个人或是企业皆有惰性,讨厌改变而希望维持现状。除非到了万不得已,一般员工及企业个体皆不习惯,甚至排斥任何改变或改革。然而这种接受
8、并适应改变的能力对企业而言,却是非常重要!否则一成不变的公司易流于思想与制度的僵化,必定难以面对高度竞争的时常变化而遭受淘汰。 采购人员在评量供应商的“企业弹性”时,可以由以下两点来衡量:1制度面:企业内部组织是否健全?制度是否过度僵化或官僚?有无应变突发状况的能力?2文化面:企业是否以客户为导向?是否愿意接受改变?唯有抛弃成见并以客为尊,方为永续经营的企业体。(F)厂商的客户资料 供应商过去曾配合过哪些客户名单?有没有推荐函?通过供应商的其他客户资料与查询过去的表现,可以用来作为品质或服务的参考。(二)供应商的财务状况 当选择一个供应商时,财务状况是一个相当重要的考量因素,因此在做财务分析时
9、,可邀请公司内部资深财务或会计人员共同参与。通常用来评量供应商的财务结构会用以下的财务报表:(A)资产负债表(Balance Sheet) 资产负债表显示在某一时点(12月31日或6月30日)公司拥有的总资产和总负债。资产包含现金、银行存款、存货、应收帐款等;负债则包括应付帐款及公司借款等。由资产负债表中可看出企业资产与债务的结构。(B)损益表(Income Statement) 损益表指的是一段时间内(通常是一年),销售总额扣除销货成本后的净利。也是一个企业经营的绩效和成果。(C)财报(Annual Report) 一个公开上市的公司在每年年底都会出年报,详细记载公司相关的财务报表。通常业包
10、括资产负债表和损益表,还有股东权益、现金表等。除了记载当年的资料外,往往也涵盖过去一、二年的经营成效。(D)信用调查报告 对于一个从未合作过的厂商而言,信用调查是采购人员经常使用的一个方法之一。如委托美商邓白氏(Dunn & Bradstreet Report)等等。(E)财务比率 常用来分析企业经营成效,包括毛利率(Gross Profit Ratio)、净利率(Net Profit Ratio)、流动比率(Current Ratio)、存货周转率(Inventory Turnover)等等,可用来和同样产业的企业行号相比较,专业的财务或会计人员可通过此判断供应商其财务结构是否健全(相关比率
11、明细请参考附件一)。另外,也可由供应商的财务报表中的资料来计算“Z-Score(Z积分)”(请参考附件二),以预测供应商是否可能有倒闭的危机。(三)供应商的会计制度 如何判定供应商的会计制度是否健全,可以由下列三点来分辨:(A)供应商的会计系统可否有能力依据不同的生产线、不同的顾客或不同的工作分开计算其成本?(B)所有的成本是否有被合理的分摊?(C)企业所使用的会计制度是否符合多数人所接受的会计准则?(四)品质确保的能力 对于一家供应商的品质系统要观察其是属于不良品侦测的系统,亦或是不良品预防的系统。所谓预防重于治疗,不良品侦测的系统会有一些重复性的检验生产,检验样品的数量一般都很大,不良品只
12、能在检验后被发现,但为时已晚。不良品预防的系统则是利用统计的手法,如统计制程管制(Statistical Process Control, SPC)以及制程能力(Process Capability, Cp, Cpk)的分析,在制程的各个阶段来监控产品品质,作适当的反复校正,是比较好的系统。 虽然说通过ISO的认证,不一定能保证所生产的产品为高品质。但是,通过制程品质认证至少可以让人放心,公司正在遵循一被认证的品质系统运作,产品较具有一致性。对于没有通过品质认证的供应商,必须确认其是否具备品管组织及品质手册,品质记录是否完整,检验设备及量具的检验(Calibration )制度是否存在,有否订
13、定标准作业程序(Standard Operation Process, SOP),以及对于品质追踪计划(Trace-ability)是否落实执行,以确保所采购的产品符合买方的品质要求。(五)组织与管理 采购面对第一对象常常是供应商的销售业务。如果业务员经过良好的训练,对公司的产品有充分的了解、明白顾客的需求、能给予适当的建议,并承诺交期且如期完成,由此可看出公司高层主管经营与管理的效能。供应商的高层主管是否承诺视买方为其主要客户,将攸关买方日后所得到服务的品质,一般供应商多半只对其主要客户提供具水准以上的服务,采购如果不能获得供应商高层级主管的承诺,在面临一些突发状况时,便无法获得优先处理的机
14、会。 机器设备的新旧及保养情况,可看出管理阶层对生财工具及产品品质的重视程度,以及内部管理的好坏。另可参考此供应商在同业之间的评价,及其所处产业的地位。对客户满意度的认知,对卫星工厂的管理,对采购材料来源的掌握,生产控制的电脑化与否,也是在评估供应商内部管理时的重要指标。(六)其劳工的状况是否稳定 供应商其员工的平均年龄、年资偏高时,虽然反映出员工的流动率教低,相反地,却也可能显示无法吸引年轻员工的加入,而缺乏新技术、新观念的引进,采购人员必须能够判断一些不寻常的现象。供应商其员工的工作态度及所受的训练会直接影响到产出的效能,这些都可以在现场参观时观察得到。另外,供应商是否有工会的组织,及是否
15、会对日后供料产生影响,都是值得注意的。(七)拜访供应商的注意事项 采购人员决定进行拜访时,应注意下列数点:(A)订定目标:由于拜访厂商时可以得到最直接的第一手资料,因此预先设定目标是非常重要的。例如供应商的机器设备、技术层次、员工素质、工作态度和士气、厂商与公司配合的意愿等等。(B)成本考量:执行一次现场勘察的费用可能不低,所以只要锁定在几家最有可能配合的厂商为之即可。(C)小组成员:除了此采购人员外,需求单位的工程师及品管部门的品保人员皆应为勘察小组的成员。 最后,引用哈佛大学教授Mr. Wilbur England的话作为结尾:“一个好的供应商必定诚实而且公平地对待他的顾客、他的员工和他自己。他拥有适当的设备和技术,并提供物料以满足客户对品质、数量和交期上的要求。他的财务状况良好,售价合理。他的管理政策是不断追求进步- 不只针对产品本身,也同样改进制造流程。他了