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1、文件控制程序1目的对文件实施控制，确保对管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保与管理体系有关的所有文件处于受控状态，防止使用作废的文件,制定本程序。2适用范围适用于山东广明实业有限公司(以下简称“公司”)的质量管理体系、职业健康安全管理体系运行要求的文件及与公司产品质量、服务质量、职业健康安全绩效有关的文件。即管理体系所要求的文件的控制。3职责3.1最高管理者a)批准管理手册的发布和更改；b)负责所管业务系统的文件审批。3.2管理者代表a)审核管理手册；b)负责所管业务系统的文件审批；c)负责本程序文件的制定、修改和执行监控。3.3其他公司领导负责所管业务系统的文件
2、审批。3.4安全生产技术部 a)归口管理文件，组织管理手册、程序文件和第二层次文件的编制、更改、分级监控、发放与管理；b)组织编写管理手册、管理体系程序；c)组织制定质量、职业健康安全目标；d)组织制定质量、职业健康安全管理方案；e)保存与质量、职业健康安全管理有关的文件和记录。3.5办公室负责其他支持性管理文件和外来文件的管理。3.6规划建设部负责公司程技术文件的监督、管理。3.7市场营销部信息中心负责电脑应用软件的控制。3.8其他有关部门a)负责本部门有关程序文件和管理制度的编制与更改；b)识别、分发并控制相关方提供的文件。3.9下属分公司负责国家现行标准、规范、规程、图集、地方性法规和行
3、业标准等文件的购买、发放和使用管理。4术语和缩写 a)文件：是组织指导生产和管理活动的依据。它包括信息和承载这些信息的媒体两部分。b)规范：是阐述要求的文件。c)管理手册：是阐明一个组织的质量、职业健康安全方针，并描述其体系的文件，它是企业管理的法规性文件。5工作程序5.1 工作流程图 5.2文件分类a)技术文件：由公司制定执行的指导、规范或说明技术活动的文件，如作业规范、现场运行规程、施工技术文件(施工图纸、施工组织设计等)、设计技术文件(设计预算书、计算清单等)；b)行政性管理体系文件：由公司制定执行的规范非技术活动的文件，如管理手册、管理体系程序、方针、目标、管理方案、规程、规定、通知、
4、会议纪要、本月动态等；c)外来文件：非公司制定的文件，如国际、国家、行业(包括质量、职业健康安全政府主管部门及上级组织)法律与标准(包括规范、规定、文件)和规程以及有关部门相关文件；(注：法律、法规、标准、规范、规程控制具体执行法律法规及其它要求识别获取控制程序)d)建设工程设计和施工产品实现过程的有关记录，质量管理体系标准所要求的记录。(注：记录控制具体执行记录控制程序)e)销售合同、采购合同、与顾客和经营合作方来往文电等经营文件:不作为外来文件而作为记录管理，按WSDL/P02-2006记录控制程序执行。5.3文件形式5.3.1文件分为以纸为载体的文件、电子版文件两种形式。5.3.2同一文
5、件，当以纸为载体的文件与电子版的文件同时存在时，将以纸为载体的文件作为正本。5.4文件的编号规定编号以结构简练、含义明确，便于管理检索和避免重复为原则。文件的编号按WSDL/GDO1-2006文件和记录编号规定执行。5.5文件内容、格式与其他要求5.5.1文件格式、内容应符合国家、行业和公司有关规定。5.5.2文件页面应保持清晰、字迹应清楚，以易于识别。5.5.3文件应注明唯一性的编号。5.5.4文件应注明生效日期、版次号及修改状态。5.5.5文件应注明引用文件和支持文件的编号、版次号及文件名称。5.6文件编写、审核和批准5.6.1公司编写并发布实施的文件，由各部室负责本部室职责权限范围内文件
6、的编制，并严格按规定的审批程序，由对文件实施负有责任的各级管理者对文件的适用性和充分性进行审核批准后才能发布，确保其充分性、适宜性、有效性。未经批准的文件不得发布和使用。5.6.2编制和批准程序a)管理手册由安全生产技术管理部编制，公司总经理审批后印发执行；b)技术文件、管理文件由其主管部室编制，相应主管领导审批后印发执行；c)外来文件由接收者移交相应主管部门，经相应主管部门识别确认其有效性和适用性后，控制发放；d)文件审批发放填写文件审批/发放通知单;e)质量、职业健康安全文件以红头文件形式下发时，按WSDL/GD02-2006红头文件审批管理规定执行;5.7文件评审5.7.1为保持质量管理
7、体系文件、职业健康安全管理体系文件的适宜性、充分性，应适时评审。5.7.2评审时机5.7.2.1质量职业健康安全管理手册和质量、职业健康安全管理体系程序每二年评审一次。5.7.2.2质量和职业健康安全方针每年评审一次。5.7.2.3通用的管理文件、技术文件每二年评审一次。5.7.2.4在一个部门内使用的管理文件、技术文件和作业文件每三年评审一次。5.6.2.5当文件使用职业健康安全发生变化、文件在使用过程中发现明显不合理或不全面时，应在5.7.2.1、5.7.2.2、5.7.2.3条款规定时间间隔以内增加评审次数适时对相应文件实施评审。5.7.2.6当质量、职业健康安全管理手册或程序中另有规定
8、时，按其规定执行。5.7.2.7其他文件由安全生产技术部经理确定其评审时机。5.7.3评审形式、程序5.7.3.1质量、职业健康安全管理手册和质量、职业健康安全管理体系程序的评审，通常在管理评审时实施。安全生产技术部会前应就上述文件的适宜性、充分性有关信息及修改意见予以收集、汇总,并在需要时整理成文经安全生产技术部经理批准，提交管理评审会议评审。5.7.3.2通用的管理文件、技术文件，由安全生产技术部或其授权人组织有关部门主管人员，通过文件会签的形式进行评审，并填写文件评审记录表(R4.2.3-01)。5.7.3.3在一个部门内使用的管理文件、技术文件，由部门负责人或其授权人组织本部门有关人员
9、、职能部门代表以文件会签形式评审。5.7.3.4质量职业健康安全管理手册或程序中另有规定时，按其规定确定文件评审形式、程序进行。5.7.3.5其他文件由安全生产技术部经理确定其文件评审形式和评审程序。5.7.3.6当文件评审发生较大分歧或文件归口管理部门认为必要时，可由文件归口管理部门组织有关部门代表和有关人员，通过会议讨论的形式就文件评审统一认识，作为文件评审的准备工作。5.7.3.7文件评审应就文件的适宜性、充分性及是否更新或重要更改(若存在时)，有较一致的结论性意见。5.7.3.9文件评审结论中有关文件的更新或重要更改(若存在时)，应由文件归口管理部门分别按本程序5.7、5.8条款规定予
10、以实施。5.8文件更改5.8.1文件更改需求a)文件内容不合理或不全面；b)文件打印发生错误；c)其他。5.8.2文件更改程序由申请更改部门提出申请,填写文件更改审批表(R4.2.3-02)，按本程序5.6.2条款规定的原审核、批准程序，予以审批。5.8.3文件更改形式5.8.3.1以纸为载体的文件a)文件更改应尽可能采用换页形式。由文件归口管理部门，根据文件更改审批表(R4.2.3-02)制作更改后的文件，在其文件标题栏或页眉(页脚)的“修改状态栏”中，用阿拉伯数字标识其修改次数。然后，由文件归口管理部门按原文件发放范围发放，换回原未更改文件销毁；b)在不宜采用换页形式更改时，以划改原文件形
11、式完成以纸为载体文件的更改，但应在文件的更改前，按文件更改审批表(R4.2.3-02)规定的标记予以标识。5.9文件更新5.9.1更新时机a)按本程序5.6条款规定评审结论为更新文件时；b)文件经多次更改，已影响其识别时；c)其他文件归口管理部门认为需要时。5.9.2文件更新应按本程序5.6条款规定的原审批程序予以审核、批准。5.10文件发放5.10.1文件形式、发放范围和是否对其跟踪更改的确定：a)质量、职业健康安全管理手册和质量、职业健康安全管理体系程序的文件形式、发放范围和是否对其跟踪更改，由安全生产技术部提出意见，经安全生产技术部经理审核，质量、职业健康安全管理者代表批准；b)通用的管
12、理文件、技术文件，由安全生产技术部经理确定其文件形式、发放范围和是否对其跟踪更改，必要时可预先口头请示管理者代表；c)在一个部门内使用的管理文件、技术文件，由部门负责人确定发放范围。5.10.2文件发放5.10.2.1由文件归口管理部门填写文件发放审批表(R4.2.3-03)，按本程序5.10.1条款规定程序审批其发放范围。5.10.2.2由文件归口管理部门按批准的文件发放范围发放文件。5.10.2.3需跟踪更改的文件，应由文件归口管理部门在文件封面上标识其发放顺序号，在文件发放登记表(R4.2.3-04)中，由领用人签收，并按本程序5.7条款规定跟踪更改。文件在网上发布时，领用人可以不签收，
13、而由文件归口管理部门直接控制发放范围。5.10.2.4发放给顾客和其他组织的管理手册、样本等，不在其封面标识发放顺序号、不跟踪更改。只由文件归口管理部门在文件发放登记表(R4.2.3-04)中，登记其发放组织但不需要领用人签收，不跟踪更改。5.10.2.5电子版文件的网上发放，按WSDL/P04-2006MIS系统控制程序执行。5.10.2.6文件归口管理部门发放文件应确保使用单位能得到有关版本的适用文件。5.11文件回收5.11.1需跟踪更改的文件更改、更新时，同时将作废(失效)文件，从使用场所和发放场所回收，防止其非预期使用。5.11.2因归档或法律规定需要保留的作废(失效)文件，用“作废
14、文件”蓝色印章标识。5.11.3电子版文件作废时，按WSDL/P04-2006MIS系统控制程序的规定执行。5.12外来文件5.12.1外来文件应由接收部门登记入册。5.12.2外来文件应由其使用部门申请，分别按本程序5.5和5.9条款规定，审批其适用性和发放范围。5.13文件管理5.13.1文件原件归档5.13.1.1记录文件审批过程的追踪更改的文件原件，由公司办公室适时归档管理。5.13.1.2 文件归档及管理，按WSDL/GD-BG01-2006档案管理规定执行。5.13.1.3电子版文件原件归档，保存计算机软盘或光盘。可由文件编写人、批准人加密。5.13.1.4公司办公室将归档文件登录
15、于文件、记录交接登记表(R4.2.3-05)，并将归档文件进行分类、编目、规定保存期，并妥善保存和管理。5.13.1.5文件原件非经公司总经理批准，不得外借。5.13.2往来文件登记公司办公室和各部门应建立往来文件登记表(R4.2.3-06)，记录与外部沟通的往来文件、传真、电报、信函及领用人或发件人。5.13.3文件目录各部门应建立接受文件目录，并适时更新。5.13.4文件补领由文件归口管理部门参照文件发放审批表(R4.2.3-03)所列发放范围执行，并按本程序5.10条款规定办理发放手续。5.13.5文件保管5.13.5.1文件应妥善保管，不得遗失。5.13.5.2电子版文件应有2份备份，并造册登记。5.13.5.3文件应保管在适宜的防火、防潮、防盗的场所。保存电子版文件的软盘、光盘、U盘，应远离强磁场。5.13.6作废(失效)文件销毁作废(失效)文件销毁，应经文件归口管理部门负责人批准，在文件销毁登记表(R4.2.3-07)中登记，并经销毁人、监销人实施并签字确认。5.14由安全生产技术部保存本程序第8条款所列记录。5.15由办公室保存
