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1、 饲料质量安全文件与记录管理制度 饲料质量安全文件与记录治理制度 1.目的：统筹治理本公司治理有效运作所需文件，确保文件的有效性，并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。 2.范围：本公司日常治理有效运作的流程、各类治理卡、标准、标准、方案、表格、治理制度以及外来文件或电子文件均属之。(技术类文件由技术中心另行统筹治理) 3.定义： 3.1外来文件：本公司范围之外的机构所供应的文件，如客户资料、法律法规等。 4.工作内容： 4.1文件制作： 由各部门负责人按日常工作所需进展筹划，或由公司按进展所需进展确定所需制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进展撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保
2、文件清楚，易于识别。 4.2文件在正式发行前，需依据需要安排相关人员共同对文件内容进展研讨，撰写人再依据研讨结果对文件进展调整，再交由各相关部门负责人进展会签，最终交由总经理批准，会签人员若有休假，则由上一级主管或职务代理人签核。 4.3文件编号：目前公司实施的文件按如下规章进展编号： 4.3.1SF-JH-00SF：生发简称JH：部门之稽核中心简称00：流水号 4.3.2技术类文件由技术部门进展编号;外来文件不予编号，由文管中心采纳登记表进展登记治理。 4.4文件版本治理：文件若有不合现状需修改、增订者，由提议部门填写文件制订(修订)申请单，提出修订缘由，交原拟案部门研讨修改，送上级主管批准
3、，由文管中心进展修订、更换，文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。为考虑节省本钱，如修改内容较少时，文管中心依据实际状况可只对修改当页进展更换或利用文件修改章进展明确标示，但需在封面修订记录栏上进展简要记录，修订次数可无限制延长，修订日期为该次更换之日期。 4.5文件分发回收： 4.5.1经会签发行之文件，由文管中心以文件总览表列帐治理，并依所需分发的部门，影印相应分数，加盖“受控文件”章后发行。 4.5.2文件修订及废止时，旧版失效之文件应于新版文件公布发行时即刻回收。旧版之原案由文管中心加盖“作废暂留”章，并写上日期，加以保存，需与有效之新文件
4、分开。 4.5.3对外发行之文件，由适当之对外部门填写文件增(补)发申请单，经制订部门主管签核，呈总经理人员核准后，方可由文管中心登记入册、发行，失效文件不予回收。 4.5.4外来文件分发：各部门如收到外来文件，应交由文管中心统一处理，登记于外来文件登记表上，进展归档，如文件需分发至其它部门，由文管中心按实际需要，确定分发部门及份数，并做好签收记录，登记在外来文件登记表上，同时加盖发行章进展掌握。 4.5.5外来文件之更改： 4.5.5.1外来文件变更： 外来标准发行新版本且为本公司采纳时。 客户供应之规格、图样等变更时。 技术参数发生更改时。 4.5.5.2外来文件若有更改通知，则由文管中心
5、在外来文件登记表上找出签收记录，在备注栏内注明“更正”。如有分发，依原部门重新分发，旧版文件收回，销毁或盖作废章处理。 4.5.5.3技术资料发生局部更改时，由发文部门通知各接收部门，可在原分发资料上进展修改，并在收发登记表上注明“更正”，将函文附于原件上。 4.6文件增补发作业： 4.6.1各部门如须增发文件，应填写文件增补发申请单。提出申请，并经其主管审核，副总经理以上人员核准后，由文管中心发行。 4.6.2若文件遗失或破损时，须由责任部门填写文件增补发申请单。提出补发申请，经审查、核准后，由文管中心发行。 4.7文件保存、销毁作业： 4.7.1文件保存： 4.7.1.1经公布发行之全部原
6、稿文件，由文管中心以文件总览表列账治理。 4.7.1.2经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件类别集中保管。 4.7.1.3外来文件的保存： 全部外来文件与资料都应妥当保存，避开受潮受损。 特别机密文件由对应部门主管保存。 传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。 计算机软件档案应备份保存。 外来文件保存期限由部门主管依实际状况打算。 4.7.2文件销毁：文件如需销毁时，由文管中心负责收回并在正面加盖作废文件章。反面如可利用则进展利用，如不行利用则销毁。文件原稿不进展销毁，不行挪作他用，由文管中心加盖“作废暂留”章加以保存。其它文件由各部门
7、视需要自行打算销毁与否。如不进展销毁时，应能够清晰识别其状态以免误用。 4.8文件治理： 4.8.1文管中心： 4.8.1.1文管中心设专人治理，以确保文件之正确使用。 4.8.1.2经发行之文件的全部原稿由文管中心依文件类别在计算机中备份存盘。 4.8.2使用部门： 4.8.2.1分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。 4.8.2.2现场部门使用的文件必需置于作业场所适当位置。 4.8.2.3非现场部门使用之文件必需由部门派专人集中保管，但应便于取阅。 4.8.2.4使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随便修改文件内容。 4.9文件借阅：当各部门有需要向文管中
8、心借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由文管中心备案，方可借阅文件。如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。 4.10文件评审： 4.10.1文件制订初期，文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进展统一研讨，待取得全都后该文件方可生效。制订部门也可依据实际状况以文件传阅单的形式由相关的人员对文件内容进展评审，待取得统一意见后该文件方可生效。 4.10.2文件修订时，修订部门亦可依据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进展评审，待取得全都后该修订内容方可生效。 4.11电子资料治理：由资讯治理人员依据公司实际编制相关治理方法进展有效治理。 4.12表格、记
9、录治理： 4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。为利于统一治理，全部空白表格均须进展编号，编号原则如下： 例：RS-001/A。 RS代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。 各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进展编号，制作全部使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交文管中心。 4.12.2标识、归口、编目、保存期限： 1)空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由文管中心文件治理员统一归口治理。文管中心文件治理员编制记录总览表，其中应依据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合
10、同的有效期等规定出记录的保存期限(保存期限由该记录的形成部门进展规定)。 2)已填写的记录由规定的保存(发出与送达)部门按易于识别、查阅和检索的原则进展归口治理。在归档时进展按类别编目和标记，以便利检索。 3)各部门人员在接收记录时，应检查记录工程填写是否齐全，确保所收集的记录有效。 4.12.3记录空白表格的使用和填写规定 4.12.3.1文管中心文件治理员依据记录总览表，将最新版本的空白表格复制或印刷后发放给使用部门。 4.12.3.2记录人员应清晰地填写记录的每项内容，确保记录完整、精确、清楚，反映实际状况。 4.12.4治理、爱护和过期处置 4.12.4.1各部门应确保记录的贮存地点、
11、贮存方式、贮存环境相宜，同时留意防潮、防蛀、防止丧失、防止混乱，使记录在保存期内不会丧失、损坏或变质。 4.12.4.2必要时，文管中心可检查各部门对记录的治理和保存状况，查看是否符合规定的要求，确保记录便利存取、检索，在保存期内不会丧失、损坏或变质。 4.12.4.3对于超过保存期限的记录，由各部门整理后，报部门负责人审批后，统一销毁。 4.12.5空白记录表格的增减、更改： 1)记录表格类别的增减通过修改相应程序文件的方式进展。 2)同一类别记录表格的增减，依据各项工作任务的筹划结果直接确定。 3)修改：提出部门填写文件制订修订申请单，部门负责人确认后，由引用该记录的文件审批岗位审批。 4
12、)更改申请获得批准后，由文件治理员按要求对记录进展修改，并进展记录。 5)文管中心文件治理员按记录总览表的规定将最新的版本的空白表格复制并发放给使用部门，收回旧版的空白表格并对其使用加以限制。 5.治理商定： 5.1未按本文件规定要求使用统一格式编写文件或未按程序进展会签者，罚款5元/次; 5.2未经许可私自影印文件者，每次对责任人罚款20元; 5.3未经许可私自对文件内容进展修改者，每次对责任人罚款10元; 5.4文件因治理不善导致有乱涂乱画或损坏者对其部门负责人罚款10元/份，导致文件丧失者罚款20元/份; 5.5将有效文件私自挪作他用者，每次对责任人罚款20元; 5.6私自将公司文件或电子档案传递给外部人员或机构者惩罚50元/份(正常业务往来除外)，造成公司机密外泄者按公司相关规定进展处理。 6.记录表格： 6.1文件制订修订申请单 6.2文件收发登记表 6.3外来文件登记表 6.4文件总览表 6.5记录总览表 物业经理人：wwW
