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1、档案管理实行细则第一章 总 则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效运用档案资料，特制定本细则。第二章 公司管理档案范畴及管理权限划分第一条 公司级档案管理范畴，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递有关事宜。公司级档案涉及如下文献：1 司设立、变更申请、审批、登记以及终结、解散后清算等方面文献材料；2 公司股东会、董事会、监事会形成文献材料；3 财务管理、资金借贷、业务往来方面文献材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；4 政府、项目批文、合同；5 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包括总经理批示后各项工作流程、公司决定等）；6 工程进度筹划控制文献（含各业务
2、单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；7 公司及各部门月度、年中、年度工作筹划及资金筹划；8 公司签定各类合同（含商品房买卖合同）；9 公司有效证件、印章；10 具备法律效力及保存价值文献；11 公司重要会议材料，涉及会议告知、报告、决策、总结、领导人发言、典型发言、会议简报、会议记录等。12 我司历史沿革、大事记及反映我司重要活动剪报、照片、录音、录像等。第二条部门档案管理范畴，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完毕后，原件移送公司管理。部门级档案文献如下：1 各部门报请总经理批复工作联系单、工作筹划、总结、记录报表、简报；2 部门例会会议纪要；
3、3 各部门与其有关业务单位函件管理；4 招投标文献管理；5 人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)6 仪器、设备维修保养资料；7 客户、特约商家资料及信息管理；8 公司媒体宣传资料、销售报表；9 财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。第三章 公司档案管理体制第三条公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合体制。由行政部负责主体档案管理，并对其她部门档案管理工作进行督促和指引。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。第四条 依照关于档案法规规定精神，各部门形成文献材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移送保管。第五条 公司应有库房或场地和必要设施及保护
4、设备保管档案，保证档案安全。第六条 档案管理部门及负责人1 公司档案管理部门为行政部；2 公司立档单位为各部门；3 档案管理负责人：各部门负责人与专(兼)职文书。4 各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门文献材料，并保持相对稳定。人员变动应及时告知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书职责1 理解本部门工作业务，掌握本部门文献材料归档范畴，收集管理本部门文献材料。2 认真执行平时归档制度，对本部门承办文献材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文献材料归档完毕，并向档案室办好交接签罢手续。3 承办人员需借用文献材料时，应积极地提供运用，做好服务工作，并办理暂时借用文献材。第四章 档案管理、归档
5、文献整顿第八条各部门以公司名义或中心名义制作规划、规定、告知、告示、会议记录、会议纪要、决策、决定、委任书、项目方案、函等文献均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对解决完毕或批存文献材料，收集齐全并加以整顿后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。第十条 一项工作由几种部门参加办理，在工作活动中形成文献材料，由主办部门收集归卷。会议文献由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限各部门专(兼)职文书就文献归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时解决，切忌拖拉积压。第十二条 归档文献整顿1
6、归档材料必要是办理完毕正式材料。2 归档材料应完整、齐全。归档入卷文献把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3归档文献整顿以件为单位。普通以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文献草稿各为一件。4不同年度文献普通不得放在一起立卷，但跨年度请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度规划放在针对第一年立卷；跨年度总结放在针对最后一年立卷；跨年度会议文献放在会议揭幕年，其他文献立卷按照关于规定执行。5卷内文献
7、材料应区别不同状况进行排列，密不可分文献材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文献材料依其形成规律或特点，应保持文献之间密切联系并进行系统排列。6 整顿文献时应遵循文献形成规律和特点，保持文献之间有机联系，区别不同价值，便于保管和运用。7归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。普通不得用复印件代替原件存档。8案卷整顿幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或不大于A4幅面粘贴在A4幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4幅面折叠整洁，折叠时尽量减少折叠
8、次数，同步折痕处应尽量位于文献、图表笔迹之外；笔迹难辨认，应附抄件。9 归档文献一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文献左侧预留出宽度为1CM装订区域。10 归档材料必要文字清晰，禁止作涂改、贴补或其她任何技术解决。11 存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文献)，必要复印一份后将复印件与原件一并存档。12 文献材料破损、局部残缺、装订边狭小，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文献原貌。第十三条 归档文献移送1档案室对于寻常抄送副件进行登记，并根据登记状况于每季度末定期与部门文员办理文献档案交接手续。接受档案必要履行手续,填写移送清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文献页数，案卷数
9、量,移送时间,交接双方要签名。移送清单由移送部门与档案室各自存档。2移送档案时，应同步移送有关文献电子文档。行政部档案室逐个核对后，对电子文档进行整顿保存。存档后，电子文档之文献名，更改为“档案号+文献标题”。同一档案中有各种电子文档，电子文档装入以档案号命名电子文献夹内。第十四条 档案保管1 防止档案损坏，延长档案寿命，维护档案安全；2公司应有场地和必要设施及保护设备保管档案，保证档案安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存储室良好通风，做好档案室防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。3 每年须定期对档案进行一次清理， 清除不必要保
10、存材料； 对破损和褪色材料进行修补和复制。第五章 档案名称、编号第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简要扼要，以充分表达档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第十六条档案分类各级名称经拟定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第十七条档案分类各级名称及其代表数字一经拟定，不适当任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十八条 档案编号原则1 公司内归档文献档号构造为“全宗号类别号年度保管期限文献类型-盒号件号”。2 每一归档文献首页前附上归档文献封面。(见附件2)3 每一
11、档案盒内首页应设“文献存档目录”，文献归档时依序编号、登录。4 档号表达方式如下：商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00 -001) “商管公司”表达文档归属公司名称，即全宗号2) “AB”表达文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。3) “CCCC”表达文档归属年份，指文献中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：。4) “DE”表达保管期限。如：长期、二年。5) “FG”表达类型名称（大类/小类）。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等。6) “00 00”表达文献档号。即盒号、件号。5 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此
12、来编列档号。6 档案如何归属前案，应查明前案档号并予以同号编列。7 档号以一案一号为原则，遇有一档案件论述数事或一案归入多类者，应先拟定其重要类别，再编列档号。第六章 档案编目与装盒第十九条归档文献应逐件编目。归档文献目录设立档案件号、文献题名、文号、重要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目(见附件4)第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写，。请将卷内目录放在卷首。第二十一条 装盒，将归档文献按件号顺序装入档案盒。一盒内文献数量无限制，以装满一盒为准。第二十二条装盒完毕后，填写档案盒封面、档案盒盒脊(见附件1)。填写时须使用碳素墨水书写，笔迹工整、要素齐
13、全。第二十三条 不同保管期限文献应分开装盒，不得混装。第二十四条 档案盒封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件分类编号及名称，以便查档。第七章 档案鉴定与保管期限第二十五条 档案鉴定。从档案内容、来源、时间、可靠限度、名称等方面来鉴别档案价值。第二十六条 档案保管期限。文献保存期限除政府关于法令或本公司其她规章特定者之外，普通为分二年、长期两种。普通告知、告示、不涉及经济利益来往函件、政府文献保存年限为二年，别的资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限，保管期限从长。1 长期保存：1) 公司章程；2) 股东名册；3) 组织规程及办事细则；4) 董事会及股东会纪录；5) 财务报表；6
14、) 政府机关核准文献；7) 不动产所有权及其她债权凭证；8) 工程设计图；9) 其她经核定须永久保存文书。10) 预算、决算书类；11) 会计凭证；12) 事业筹划资料；13) 期满或解除之合约；2 二年保存：1) 结案后无长期保存必要者。2) 普通告知、告示、不涉及经济利益来往函件、政府文献第八章 档案密级第二十七条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个级别，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1“绝密”文书含：公司之有关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、有关财务往来文献、与其她经济组织合伙合同、其她经核定为绝密文书。2“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、
15、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决策）、不动产所有权及其她债权凭证、重要工作筹划、重要会议纪要。3 “密”文献含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4 “普通”文献含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成具备参照价值文献、材料。第九章 档案借阅、运用工作第二十八条总监以上管理人员如需借阅普通工作业务有关资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续。第二十九条各部门其他员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或运用，须一律填写档案调阅审批单(见附件3)并经部门负责人和分管总监签字允许后，方可借阅档案。如需借阅非本部门档案材料，还应有有关部门负责人和分管总监签字允许。第三十条 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必要经总经理批准允许。第三十一条 档案管理员根据档案调阅审批单，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
