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1、汽车U8-ERP系统业务解决方案 建立日期: 2005-11-04 修改日期: 2005-12-05 文控编号: UF_U8_JHQC-03_006客户项目经理:日 期:用友项目经理: 日 期:文档控制更改记录DateAuthorVersionChange Reference查阅NamePosition分发Copy No.NameLocation1 2 3 4 56目 录双龙汽车U8-ERP系统业务解决方案1目 录3一、方案概述4二、静态数据编码4三、公司共用系统参数6四、总体业务管理应用模型741采购管理总体应用背景方案842销售管理应用模型1543库存管理应用模型2144存货核算管理应用模
2、型2445总帐应用模型25一、方案概述1、 方案应用目标;提高企业效率、增强企业管理力度、修正企业现有管理漏洞、实现真正的最大限度的ERP管理控制;2、 方案应用业务范围财务核算、物流流转及业务信息的管理。备注:应用解决方案的设计将按照以下的原则进行:1、使用流程图帮助理解作业程序;2、尽量简化流程和操作,取消不必要的操作,仅保留可以带来业务增值的作业后流程;二、静态数据编码1、 数据编码的基本原则 统一、易记、便于管理、方便查询;2、 数据编码的基本规则 分类编码要符合帐套起始建立时定义的编码规则,要符合上下级及档案对应分类的规则。3、 数据编码内容主要包括: 存货分类:分为三级:品牌类别型
3、号,各级长度:223如:01 宝马 01 轿车 001 S325 存货档案:以合同号(内部合同号)N为存货编码、外部合同号作为存货代码、颜色汽车名称底盘号作为存货名称、车发动机号作为规格型号,默认供应商选择*供应商,计价方式选择:个别计价;名称、规格、代码都随时可改动维护;存货名称在财务上库存商品、主营业务成本、主营业务收入科目中能自动带出到凭证;如:和宝马公司签了采购内合同号HT001外合同号BM001中定了5台车,两辆红色的、3辆蓝色的;存货编码 存货代码 存货名称 规格型号 HT001-1 BM001 红色宝马7IM(底盘号) HT001-2 BM001 红色宝马7IM(底盘号) HT0
4、01-3 BM001 蓝色宝马7IM()等列5个;知道地盘号、发动机号时再维护名称及规格型号;存货自定义项:在存货档案中加入自定义项:A. 证明(关单):B. 商检:C. 保修手册:D. 挂牌状况:E. 贷款情况;F. 采购开票情况;G. 销售开票情况; 供应商分类:分为一级:省份,各级长度:2如:01 山东 供应商档案:供应商分类编码流水号(3位)如:青岛供应商甲,编码为:01 001 客户分类:分为一级:地区,长度:2如:01 青岛 ;02 胶州;10 浙江 客户档案:客户分类编码流水号(3位)如:青岛客户甲,编码为:01 001 部门档案:分为一级:部门,各级长度:2如:01 批发部 职
5、员档案:部门档案编码流水号(2位)如:批发一部职员甲,编码为:01 01 仓库档案:一级,两位编码,核算方式:个别计价法如:01 青岛库 ;02 黄岛库 收发类别:分为两级,各级长度:11如:1 入库 1 1 采购入库 1 2 调拨入库 2 出库 2 1 销售出库 2 2 调拨出库 采购类型:一级,一位编码1 普通采购2 采购运费3 采购仓储费4 采购索汇5 采购代理费9 采购其他费 销售类型:一级,一位编码1 普通销售三、公司共用系统参数1、 基本信息:系统启用:总帐、应收、应付、采购、销售、库存、存货、工资,启用时间:05/11/01编码方案:如上(基础档案中提到)数据精度:2/2/2/2
6、/2/22、 总帐设置:会计科目:4-2-2-2-2凭证类别:收款凭证、付款凭证、转账凭证会计期间:自然月总帐系统选项设置:赤字控制、凭证号按系统编码、允许查询不允许修改他们填制凭证;3、 应收款管理设置:科目设置:应收科目(本币):1131 应收账款销售科目:5101 主营业务收入销售税金:21710105 应交税金应交增值税销项税额预收科目(本币):2131 预收账款参数设置:4、 应付款管理设置:科目设置:采购科目:1201 物资采购税金科目:21710101 应交税金应交增值税进项税额预付科目(本币):1151 预付账款5、 存货核算系统选项设置:核算方式:按存货;暂估方式:按单到回冲
7、;成本确认方式:按出库单;四、总体业务管理应用模型41采购管理总体应用背景方案4.1.1应用目标把采购的整体业务流统一管理,把采购发生的费用摊进车的成本中。4.1.2调整后的系统应用组织机构(建议)1 专人负责采购系统的数据录入;2 职责权限描述:各人负责采购业务信息录入;财务会计负责财务数据的审核、结算成本处理;出纳负责付款单据录入;现金银行存款的核对,日报;4.1.3系统边界(应用范围或应用模块)1 由系统管理的业务采购订单、采购入库、采购付款、采购发生的车的运费、仓储费、采购成本结算业务;4.1.4应用的业务类型列表1、采购业务;2、受托代销采购(暂未有);4.1.5普通国内采购的业务处
8、理流程:1、原流程:2、采购系统应用流程:由徐娟统一编采购订单号,庄惠审核;合同原件每月统一交徐娟处合并给行政;复印件给财务一份审核,业务自留一份;宝马品牌由徐娟录入;大众品牌由胡丽娜录入;大众、长风-朱晓辉来录入实际开票金额,在存货档案中维护;宝马品牌徐娟录入实际开票金额,在存货档案中维护;三菱(国外)-税单由财务庄惠录入费用成本,在运费发票;宝马、格兰迪的实际开发票金额由李鸣莲录入,在存货档案中维护;运费、仓储费由李鸣莲录入费用成本,在运费发票;宝马车的采购入库单由徐娟录入;格兰迪车的采购入库由李鸣莲录入;大众入库由胡丽娜录入;其他入库由朱晓辉录入;汽车档案(系统中:存货档案)中的挂牌情况
9、、实际开票情况、贷款情况等在实际业务发生时维护相应的存货档案。采购成本明细,在采购模块结算单列表中有体现;采购成本结算后直接在财务在库存商品这个科目体现,一直跟踪到转到销售成本;采购合同号(本公司顺序排的号)作为汽车(存货)的存货编码,一个合同几台车就设合同号-n;跟随着我们的业务;同时我们的费用发票号也按照:车的合同号-费用简写;4.1.6受托代销采购的业务处理流程: 1、原流程:2、系统应用流程:3、系统操作说明:序号业务操作系统操作系统操作人员备注1如果提前交保证金录入预付款单财务人员做好摘要2车到我仓库录入受托入库单采购专员业务人员提供数据信息3供应商出具采购发票参照受托入库单生成采购
10、发票此单据第一转交人来录入。4采购成本确认车直接销售后或者转给委托代销商,他们销售和我们结算后,作采购发票和采购入库单的结算处理采购专员进行采购结算。5确认受托车付款如果提前交了保证金,作付款单,应付的和保证金的差来付款。财务人员业务人员提供供应商名字42销售管理应用模型4.2.1应用目标正确确认车的成本、对应收入的真实毛利。4.2.2调整后的系统应用组织机构(建议)1、 由实际业务发生部门进行系统的数据录入;2、 财务监督并审核;4.2.3系统边界(应用范围或应用模块)1、维持原手工管理的业务商务部的实际挂牌及申请贷款业务;2、由系统管理的业务销售订单(合同)、销售发货(出库)、销售发票、预
11、收车款、销售代办业务报销,挂牌及业务状态维护、查询4.2.4应用的业务类型列表1、普通销售;2、委托代销(销售);4.2.5普通销售的业务处理流程:1、原流程:3、 系统应用流程:4、 系统操作说明:销售订单号由朱晓辉,由于静盖章时给李鸣莲编号。建立客户档案、录入订单:雪铁龙、大众、长风等其他车的销售由朱晓辉来录入;三菱(国外)、宝马、对缝销售-李鸣莲;业务经理或分管老总审批;当签合同签的是王一,收款是李四等等,改动客户档案中的客户名称(王一/李四);分期收款业务监督人员由财务人员来监督通知业务经理来及时收款、收款情况及完结情况财务及时通知各老总; 业务把车的手续(贷款资料+挂牌资料)转给商务
12、部;商务部张乾在客户档案中维护办理贷款、挂牌等状态;业务人员手工填内部提车单-财务签字-业务经理签字-马师傅确认-接车人签字;放车了,财务录入销售发票,确认收入、应收;特殊情况:款未奇,财务部签字,由分管老总签字就可以放车,但是在系统中不做单据,等收全款了再确认收入作销售发票。赠品用内部申款单-财务直接进营业外支出;批发采购的车的业务:李明莲到徐娟那编合同号,再直接录入此合同号的业务。业务人员作付款申请单,找各人签字确认后给出纳;徐娟等手工付款申请单(一式三联)-财务签字-老总签字;序号业务操作系统操作系统操作人员备注1和客户签订销售合同录入销售订单销售人员做好摘要2预收车款、挂牌等代办费录入
13、预收凭证财务人员(出纳)业务人员提供数据信息3商务部挂牌或者批出关单、商检单等主要手续时维护存货档案,根据客户维护其相关汽车的挂牌状态、商检单状态等维护进去。商务部4销售发货,客户提车时参照销售订单作销售发票审核自动生成发货单、出库单,确认销售收入采购专员进行采购结算。建议库管人审核。5和客户结算、开具销售发票业务人员根据说用的明细费用支出和客户结算,回财务报销,财务直接走凭证费用科目。开具销售发票时直接维护存货档案即可。销售业务人员、财务人员4.2.6委托代销(销售)的业务处理流程:1、原流程:2、系统应用流程:3、系统操作说明:序号业务操作系统操作系统操作人员备注1如果提前收保证金录入预收凭证财务人员做好摘要