excel打印技巧.doc

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1、打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务，这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些Excel中实用的打印技巧。 仔细学习并使用这些技巧，可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。 学习目标： 一、在每一页上都打印行标题或列标题 二、只打印工作表的特定区域 三、将数据缩印在一页内 四、将报表打印在指定的几页内 五、打印设定的工作表背景 六、打印工作表中的零值 七、不打印工作中的错误值 八、打印出工作表中的公式 一、在每一页上都打印行标题或列标题 在Excel工作表中，第一行通常存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称”等等，我们把这行数据称为标

2、题行(标题列依此类推)。当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。 用下面方法可以让每一页都打印行标题： 进入要打印的工作表，选择菜单“文件页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回Excel编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置(图 1)，再单击回车即可。 这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图 2)，核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。 说明：列标题的设置可仿照操作。若需要要打印工

3、作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字，列标为标识每列的字母)，勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。 二、只打印工作表的特定区域 在实际的工作中，我们并不总是要打印整个工作表，而可能只是特定的区域，那么应该如何设置呢？请跟着下面的方法进行。 (一)、打印特定的一个区域 如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。 方法1：先选择需要打印的工作表区域，然后选择菜单“文件打印”命令，在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区，勾选“选定区域”单选框(图 3)，再单击“确定”即可。 方法2：进入需要打印的工作表，选择菜单“视图分页预览”命令，然后选中需要打印的工作表区域，单击鼠标右键，在

4、弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图 4)。 说明：方法1适用于偶尔打印的情形，打印完成后Excel不会“记住”这个区域。而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形，因为打印完成后Execl会记住这个区域，下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件打印区域取消打印区域”命令，让Excel取消这个打印区域。 (二)、打印特定的几个区域 如果要打印特定的几个区域，和上面的方法对应，也有两种方法。 方法1：开始时，按住Ctrl键，同时选中要打印的几个区域，后面的操作与上面的方法1相同。 方法2：在分页预览视图下，用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后，再选择要打印的第

5、二个区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图 5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。 说明：用方法2设置的打印区域，Excel会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置，执行菜单“文件打印区域取消打印区域”命令即可。 三、将数据缩印在一页纸内 这个技巧主要运用于如下的情形： 1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。 2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。 上面的情况不论是单独出现或同时出现，

6、如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。 2008-1-15 16:35 回复 frreq 0位粉丝 2楼(一)、通过“分页预览”视图调整 进入需要调整的工作表，选择菜单“视图分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图 6)。 从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。 将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图 7)，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可。 调整后的效果如图8所示，可以看到原来

7、的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内。 水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。 (二)、通过“页面设置”对话框调整 通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表，选择菜单“文件页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。 然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图 9)，单击“确定”按钮即可。 四、将报表打印在指定的几页内 当数据的内容比较长时，打印出来的纸张可能有很多页，当然，这些页之间的分隔，都是Excel默认为我们添加的。但是实际情况中，我

8、们可能希望Excel能够以自己的分页标准来打印，下面介绍一下处理的方法。 具体操作之前，我们打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下“缩放”区域，选中的是“缩放比例”单选框。如果这里选择了“调整为”单选框，后面的操作Excel就会不听话了。 根据Excel会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理，下面我们做两件事：一是在我们需要分页的地方插入一个空白行；二是将由空白行分开的每一页都设置为打印区域。这两件事做好后，再执行打印命令就可以得到我们要求的效果了。具体操作步骤如下： 在我们需要分页的位置插入空白行。 所有空白行插入好后，按住Ctrl键，同时选中需要打印的各页数据，注意不要

9、选中空白行。 然后选择菜单“文件打印区域设置打印区域”命令，再选择菜单“文件页面设置”命令，进入“页面”选项卡，点选“缩放”区的“调整为”单选框，输入所需的页数，单击“确定”按钮即可(图 10)。 五、打印设定的工作表背景 有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯，这样可以为工作表的外观增色不少。但是当执行打印命令，把工作表打印到纸上时，发现Excel并没有打印这个背景。 如果你还没有上面的经历，可以马上试验一下：随便在工作表中输入一些数据，然后选择菜单“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，随便选择一幅图片作为该工作表的背景，然后执行“打印预览”命令，发现效果图中没有背景的任

10、何痕迹，真的很遗憾啊！。 如果我们一定需要在Excel中打印插入的图片，该怎么操作呢？下面提供一种方法。 进入需要插入图片的工作表，选择菜单“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，然后通过该对话框插入恰当的图片即可。 用这种方法插入的图片就会被Excel打印。值得一提的是，为了使打印出来的工作表更加美观，可以通过设置单元格的填充色，因为单元格的填充色会被Excel打印。 六、不打印工作表中的零值 有些工作表中，如果认为把“0”值打印出来不太美观，可以进行如下设置，避免Excel打印“0”值。 选择菜单“工具选项”命令，打开“选项”对话框，进入“视图”选项卡，把“窗口选项”区的“零值”

11、复选框的勾去掉(图 11)，单击“确定”按钮后，返回Excel编辑窗口，可以看到工作表中的所有零值都变成了空白单元格，再执行“打印”命令，零值单元格就不会被打印出来。 七、不打印工作中的错误值 当在工作表中使用了公式或者函数之后，有些时候难免会出现一些错误提示信息，如果把这些错误信息也打印出来就非常不雅了。要避免将这些错误提示信息打印出来，可以按照下面的方法进行设置。 选择菜单“文件页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，进入“工作表”选项卡，在“打印”区单击“错误单元格打印为”下拉框，选择“空白”项(图 12)，最后单击“确定”按钮，这样在打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。 八、打印

12、工作表中的公式 一般情况下，我们是不需要打印公式内容的，但是某些特殊情况下，为了方便我们对计算公式进行分析，我们可以把公式内容打印出来。进行如下的设置即可。 打开如图11的对话框，勾选“窗口选项”区的“公式”复选框(图 13)，单击“确定”按钮后返回Excel编辑窗口，可以看到所有的公式都显示出来了，此时再打印工作表，就会把工作表中所有的公式内容都打印出来。 说明：使用快捷键“Ctrl”可以快速地在公式和计算结果之间进行切换。要打印公式，切换到公式显示时，执行打印命令即可。 好了，我们的Excel打印技巧就先介绍到这里，这些技巧都是经过验证行之有效的，但有可能不一定是最佳的，所以期望各位读者朋

13、友通过实践掌握它们后，能够找出更优秀的方法，到我们的Office高手论坛和大家一起交流。 后面还有更精彩实用的课程等待你的关注，别忘了经常来办公软件专栏看看哦 2008-1-15 16:35 回复 dsfe118 0位粉丝 3楼 Office技巧里最常用到的还是Excel技巧。以下是一些常被忽略的Excel技巧，您看有没有用？ 相关精彩文章 Excel用自定义函数倒读单元格文本 Excel 2003查找重复姓名方法两则 “End+方向键”进行快速定位至最边上单元格 假如当前单元格在c3的位置，按End键后再按键，当前单元格则会跳到最上方c1单元格，而如果按的是键则会跳到最下文的c5单元格，按键

14、会跳到最左方单元格，按键会跳到最右方单元格。也就是说不管当前单元格在哪个位置，反正按End键后再按方向键就会定位到最边上的单元格。而如果中间有空白单元格则会先会定位至空白单元格。这个作用是如果工作表中有很多行或列时，用此快捷键则可以快速找到空白单元格或定位至边上单元格。 excel搞不定的网络共享功能，那就采用magicflu搞定 隔行列快速粘贴 按Ctrl键后同时选中a1、e1、a5、e5四个单元格，复制后粘贴会发现复制的内容连接到了一起。这样可以达到快速复制不连接单元格的作用。当然如果中间有空白单元格则是无法选中的。 填充内容#与填充内容单元格格式类型 当你需要输入大量前面部分或后面部分的

15、相同内容时，可以在单元格格式中设置单元格类型为填充内容#或#填充内容，其中“填充内容”为自动填充的相同部分的内容，“#”为手动输入的部分。输入数字时用“#”，输入字符时用“”。 中英文输入自动切换 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，这时可以选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后确定退出。现在当选中需要输入中文的单元格时，中文输入法就会自动打开，而当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。 用连字符“&”来合并文本 如果想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，用连字符“&”就能够轻松将它搞定。在最后合并的单元格