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1、公文的性质和作用以及公文独特的语体，决定了公文语言必须是明白、准确、直接、朴实、简练和庄重的，这是对公文语言的基本要求。 一、明白 拟写公文首要的是让人看懂。就是要把事说清楚，把话写明白。只有语言表达清楚明白，受文机关才易于接受，并加以施行。语言表达不明白，公文的内容就无法得到落实，也就达不到发文目的。 语言表达清楚明白，首先是语无歧义。即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种情况；一是两种解释中，显然有一种是正确的。这虽然不至于影响读者的理解，但也要猜测一番。例如，“一边站着一个孩子，年纪不大”。让人疑心有两个孩子，其实只有一个。把“一边”改为“旁边”，就
2、不会引起误解了。二是两种解释都可能。这种错误比前一种要严重，因为两种解释都讲得通，读者就无法知道你的真意所在了。例如，“这部作品真正译出了原著的风格和语言的一致性”。这句话既可理解为原著的风格和语言相一致，也可理解为译出的作品的风格和语言与原著的风格和语言相一致。到底是哪种理解正确呢？无法确认。三是由于附加语界限不清引起歧义，主要是“的”字使用不当。例如，“介绍英国的一部权威著作”。可以理解为这部著作是介绍英国的情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部有权威的著作。作者的本意是前者，应当把“一部”提到前面。再如，“这是解决单身职工部分困难的好办法”。这句话既可以把“单身职工部分”看成是
3、一个词组，也可以把“部分困难”看成一个词组。如果是后者，应该在“职工”后面加“的”。四是两事混说产生歧义。例如，“文物、旅游业的保护与改革”两项主语，两项谓语，不只一种搭配方式。真正的意思应该是“文物的保护与旅游业的改革”，字数差不多，清楚与否却大不一样。此外，语意表述不全也会产生歧义。此种情形在字面上并未表现出歧义，只是因句子中的某些意思未能加以表达完整而使读者误入歧途。例如，“妇女在法律上已经平等了”。从字面上看，是说在法律面前妇女已没有高低之分了，也就是“妇女之间在法律上平等”。实际上是说“妇女与男子在法律上平等”。因此，应在“妇女”之后加上“与男子”，这样句子的意思就表达完全了。公文的
4、语言如果有歧义，就会让受文者捉摸不定，对公文内容产生不一致的理解，进而行动上出现差错。 其次是言不费解。即所用词语一看就懂，不能让人无法理解，读来读去不知何意。做到言不费解就要在遣词造句上下功夫。一是选用词义通俗的常用词，不要故作高深使用一些晦涩生僻的词语，人们从词典上都很难找到，怎么好理解呢？例如，“建立了缜密的因而也是躐等的干部选拔制度”。这段文字显得很卖弄做作，“缜密”是何意？且用在此有的并不贴切。而“躐等”一词今已少用，其含义很难被人普遍理解，用在公文上显然不合适。二是不要把不同义的词拼凑使用。有些词单个看并不难懂，可胡乱凑到一块儿就不好懂了。例如，“我们应该明白，我们是向不合理的生活
5、艰苦作战，还是安于不合理的幻觉统治，不向广大人民中求改善，而贴服于个人安定的空虚幻想”。这里的“幻觉统治”、“向广大人民中求改善”、“贴服于个人安定的空虚幻想”，都让人莫名其妙，它们组配在一起不知道能说明一些什么意思。三是不生造词语。公文必须是通用规范的语言，生造词语必然导致词义不清，语意不明，让人不好理解或无法理解。例如，一副请柬写道：“雅启亲驾，敝舍馈光”。这些生造词语读起来十分生硬、别扭，人们只能根据字面猜测其意，很难于接受。再如，“生硬地对中国历史倒裁以无花之果，对历史人物勾画以循环脸谱”。这句话中什么叫“倒裁以无花之果”，什么叫“循环脸谱”，恐怕只有创造它的作者能够回答。在公文写作中
6、，使用上述这些令人费解的语言，就是在跟读者开玩笑。文章虽然词汇颇多，可是一句也不懂，撰写公文的意图何以实现呢？ 二、准确 语言表达准确是一切文章的共同要求，公文更是这样。这里讲的准确是真实的具体的准确，不是诸如文学作品要求的符合生活逻辑的塑造典型形象的准确。公文对语言表达准确的要求主要是用词的准确，即选用能如实地反映本意的词语。本意是向东，选用了“不能向西、北、南”，虽然与本意不相矛盾，但却有差距，“向东”的本意就没能原本、具体表达出来。用词准确除了不用有歧义、令人费解的词外，关键在于选用最恰当、最能表达特定事物的词。要尽量做到，除了这个词，任何其它的词对这个事物的表达都不能这样确切、圆满，恰
7、到好处。做到这一点很不容易，必须在词语的锤炼上下功夫。 首先，要分清词性，避免误用。这主要是语法方面的问题。名词、动词、形容词、数词、代词、副词、连接词、语气词、象声词等，其性质不同，作用也不同，遣词造句时，不可违背语法，将其误用。公文撰写中主要注意以下几点：一是名词不可误作动词。例如，“我们不能只记孩子读书、写字、算术”。“算术”是名词，前边应加动词“做”，否则，如同“让孩子图画”、“让孩子面包”一样并未让孩子有什么动作。二是动词不可误作形容词。例如，“在对外开放过程中，沿海和内地是分别的”。“分别”是动词，这里当成了形容词，如果前边加一个“有”字，作名词用就通了。三是形容词不可误作动词。例
8、如，“他没有明确到自己的病根”，“明确”不是动词，应在后边加上动词“认识”，改为“没有明确认识到自己的病根”就准确了。四是名词不可误作形容词。例如，“他工作很模范”。“模范”是名词，不能做工作的表语，应改用“出色”一类的形容词。五是形容词不可误作名词。例如，“他的爱国主义精神达到了高度”。“高度”是形容词，可做动词的附加语，例如，“高度的爱国主义精神”，而自己不能独立使用。六是副词不可误作形容词。例如，“他做过一度军校教员”。“一度”是副词，同“一次”的意思类似，但用法不同。“一次”用在动词之后，可写成“他做过一次试验”，“一度”用在动词之前，可写成“他一度做过军校教员”。 其次，要辨明词义，
9、选用最贴切的词。这一点对于公文语言表述的准确极为重要。汉语非常丰富，要表达某一事物的同义词相当多，同义词的不断产生，是语言方面精密的标志，为语言表达的准确提供了有利的条件。由于同义词的含义非常接近而又有着细微的差别，因此，用词准确与否的问题，关键在选用的同义词是否正确。而非同义词的选用只存在是否正确的问题，不存在是否准确的问题。 为了把公文表述得准确，下笔前要对同义词的词义仔细加以辨别，正确区分出它们的微妙差别，进而选用最贴切、最精确的词。主要辨明以下几方面的细微差别：一是词义的侧重不同。如想念惦念 。二是语义的轻重不同。如赞扬赞成。三是语义的范围不同。如战斗战役战争。四是使用对象不同。如爱护
10、爱戴。 此外，还要仔细分辨词语的感情色彩和风格色彩。 感情色彩主要指是褒义，贬义还是中性。风格色彩主要指是庄重还是随和，是口语还是书面语。 为使语言的表达准确，除了选择好同义词外，还要注意词语是指人还是指物，是主动还是被动。有的词只适用于人，有的词只适用于物，不能混用。例如，“省今年遭受严重水灾，使农业生产感到极大困难”。“感到”这个词在公文中只适用于人（文学作品中的拟人写法例外），不适用于物。“农业生产”是没有感觉的，它不会“感到”。应该改用“遇到”，写成“农业生产遇到极大困难”。有些词用于主动范围，有些词用于被动范围，如果用的不当，就造成混乱。例如，“招展着血染的军旗，高歌着胜利的凯歌”。
11、“招展”适用主动范围，红旗可自己“招展”，我们却不能“招展”红旗，只能“挥舞”红旗。例如，“束缚着几千年封建锁链的中国农民”。“封建锁链”可以去“束缚”，而被束缚的却不是“封建锁链”，应改为，“几千年来被封建锁链束缚的中国农民”。 三、直接 公文的一个基本特点是产生现实效用。一方面针对性极强，都是为着某种实际需要制发的。另一方面时间性极强，必须在现实发挥作用。这就决定了公文语言表达的直接性。无论是记叙、说明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见血，一下子表明意图，让受文者从语言的表达中直接了解到制文的目的。而不允许有话不直说，绕圈子，或者隐晦暗示让人从文字的背后去领会某些意图。 公文语言表
12、达的直接，首先是语意的直接，不可曲折。一句话或一段话所要表达的意思是直接的，不要迂回前进，绕了一个大弯才吞吞吐吐道出本意。例如，本意是向东走，却不直接讲应该向东，而说向西如何不好，向南有何困难，向北后果如何严重。言外之意是向东好。文学作品的语言可以这样，因为它不是一种“实用”，而是一种欣赏，应该造成一种“弦外之音”、“音外之意”、“韵外之致”的意境，使读者思而得知，有想象和回味的余地，表现出一种抒情写意的间接性。而公文则必须直接表达意图，不允许让受文者自己去任意想象和发挥。只有这样，才能对公文内容准确地加以了解，并贯彻落实。 其次是词义的直接，不可含蓄。一个词，一个概念本身的含义是直接的，不要
13、引伸象征某种含义。例如，“他能如此拼搏，是因为他时刻都在想着母亲”。这里的“母亲”是指祖国，并非“母亲”这个概念原有的含义妈妈。作为公文，使用这样象征性的词，容易产生歧义，有悖于发文意图因为“他时刻想着母亲”，人们完全可以理解为“想着妈妈”，不如直接写作：“他时刻在想着祖国”。或者写成“他时刻都在想着母亲祖国”。 四、平实 平实，就是平易、实在。平实是公文语言的一大特色，也是由公文的政治性和实用性所决定的。 公文语言的平实，首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩，语调较为平直，多为抽象的，理性的语言，直接作用于受文者的意识系统，使之有所了解和理解即达到目的。它不象文学作品的语
14、言，作用于读者的感觉系统，使之有所感受，进而激动，为此使用形象的带有强烈感情色彩的语言，并通过具有感染力的描绘和渲染造成一种“意境”，刺激读者的感觉。公文语言所表达是超越了表达对象的外观形态的事物的质和理，它不需要借助具体可感的形象和意境，而直接作用于具有抽象思维活动的意识系统。因此，公文的语言表现为一种“理智”，而文学作品语言则表现为一种“感情”。例如，“我们要学习张海迪同志具有远大的理想、坚强的意志、无私的胸怀”，这些语言都是经过对张海迪事迹的抽象概括，感情极为朴实，语调平直，带有确定性，是一种“理性”的语言。再如，“我们要学习张海迪同志海燕般的理想，青松般的风格，大海般的胸怀”这样的语言
15、是借助形象，给人以联想，产生感觉，带有不确定性，却有较强的感情色彩，是一种“感情”的语言。前者属公文语言，后者则是文学语言。 其次是用词的朴素。公文的用词应朴实无华、诚恳实在，使用平易、浅显、通俗的词语。不追求华丽的词藻，避免过份的修饰，防止形式主义的修辞手段。如果公文词语过于绚丽繁华，大量使用过份的形容词一类的修饰词，以至各种不适当的修辞方法，不仅破坏公文的语体风格，影响公文内容的表达，而且会造成浮夸，给人以假、大、空的感觉。例如，“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的
16、战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢！”这个讲话稿连续使用了三个排比句，显得做作而虚假。特别是几个最最最，更是言过其实。而“热血沸腾”、“汹涌澎湃”之类的华丽词语不仅是一种累赘，而且与内容也很不相干。 五、简练 公文的针对性、时效性极强。因此，公文的撰写和处理，都需要快速度、高效率。语言表达的简练，对公文来说极为重要。 公文语言的简练，首先是语言结构简单。一般单句多，复句少；短句多，长句少。即使是长句中也是短主语型、短谓语型、短宾语型等较多，而长类型的较少。例如，“任何人不得非法拦截军车。军队的行动任何人不得干预。如果有人不听劝告，后果自负”。这一段话三十几个字，三个分句，都是
