邮件合并功能

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1、妙用Word邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将 一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩 在班上和全年级的名次。不足的是，它的打印功能不太强大学生的成绩通知单只能打 印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的 成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸， 整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。针对这种情况，笔者想出了 个好办法。首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Exce l文件，如“高一 .xls”、“高二文

2、科乂叭“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word 文档中，这样就便于排版和打印了。第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸，尽量缩小页边 距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。 为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个+”号并设为分散对齐。调整表格大小，目 的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单基本式样.doc” （图 1）。玉溪市民族中学2002-2003学年上学期期末考就1魔级捂文.分数政治分数!学号班上名次明上名被姓名年吸名袱年吸名次总分分数分数历史分数班上名次

3、班上名谀班上至次年吸名次年吸名袱年吸名被备注全年吸共人英肯分数地理分数班上名谀班上至次年吸名次年瘫决第二步，进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本 式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）。选择“工具一邮件合并”出现对话框。 合并分三步进行：1. “创建,，一“分类,，一 “活动窗口”2. “获取数据”一“打开数据源”一选择文件“高二文科Ws”；3. “合并”一 “编辑主文档。合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式 样_高二文科.doc”与“高二文科.xls两个文件关联在一起了。第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表

4、格中，点击“插入合并域”（图2），在 出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。点击工具栏上的“ABC”图标，可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容 复制并粘贴三次，这样，一个页面上共佃个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四 个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word域”一“下一记录,， 这样数据指针才会依次往下跳（图3）。第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始， 数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。r i花麻倒菖汗稀二f也其;目漏甬卞二裤王蹒值-、玉溪市丘族串孚匏及二死必学年上学期期末考而!心巨中曲班吸书下一记录泌班吸分数分数政 治成 绩

5、件孝M如孝皇格脚卜客沛文5弥卜名冷治班第四步，合并所有数据并生成新Word文档。前面的步骤只是关联数据库并指定 数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。点击工具栏中的“合并至新 文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。这是 一个标准的Word文档，将它保存为“成绩单_高二文科.doc”，用激光打印机打印，五 六分钟就完成了。邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。应 用邮件合并功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。巧用邮件合并功能从重复劳动中解脱在实际工作中，经常会遇到这种情况：需

6、要处理的文件主要内容基本相同只是具体数 据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑 打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来打印 完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word 提供的邮件合并功能。别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建 立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源然后 使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息会成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。真有这么神奇吗？

7、接下来我就以打印齐 鲁大学2003年录取通知书为例，看一下Word XP中邮件合并功能是如何使用的。1. 运行Word XP新建一个文档，执行“工具”“信函与邮件”“邮件合并向导”。在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”，如图1所示，然后单击“下一步”。2. 在“选择开始文档”窗口中，如果使用已有的文件，那就选择“从现有文档开始”然后 选择并打开相关文档，如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框然后单击“下 一步”进入第三步操作。3. 在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框然后点击“创建”按钮编辑数据源。在弹出的“新建地址列表”窗口中，点击“自定义”按钮，为数据源创

8、建合适的项目。 因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等， 所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按钮将数据源的项目改成 ，姓名，、“系，、“专业”、“日期”这四个适合要求的域名，如图2所示。确定后返回前一窗 口，输入被录取的学生的信息，如图3所示。输入完毕后，保存并关闭数据源，然后单 击“下一步”，进入主文档的编辑。4. 在第四步“撰写信函”中，在Word的编辑区输入各份通知书共有的内容，在需要 输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处就通过点击“其他项目”按钮，激活“插入合 并域”窗口，并选择其中合适的项目，点击“插入”按钮将其插入文档

9、，如图4所示。和 其他的文字编辑一样，你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。5. 文件编辑完后，单击“下一步”进入第五步“预览信函”。这时我们发现录取通知书中 的变化部分已经被数据源中输入的数据取代，如图5所示。你可以使用“预览信函”窗口 中的前进、后退按钮查看不同同学的通知书，如果发现问题的话，还可以重新修改数据 源。录期通知书H. + Ai*i.,端彳Wok3导g 3 I。4 W-木厦财出底1罚掘其&G K1业F r：血侦6. 现在就单击“下一步”进入最后一步的操作“完成合并”，点击“编辑个人信函”在弹 出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”，如图6所示，刚才编辑的所有文件就变成由与

10、 录取人数相同的页码组成的一个Word文档，执行“文件”“打印预览”命令看看如图 7所示，效果不错吧。值得一提的是，你可以在第三步中直接调用Excel文件、数据库文件、Word表格 中的数据.作为数据源，这无疑将会大大提高我们的工作效率，现在你不会再为做大 量重复劳动而心烦了吧。第十三课其它功能邮件合并功能使用“邮件合并”功能可以使用同样格式的文档发送批量的信件。首 先把信件发送的地址单独建立一个数据文件,设置好要发送的信件的样子，把开始的称 呼等有变化的地方先空出来；然后打开“工具”菜单，单击“邮件合并”命令，打开“邮件合 并帮助器”对话框，共有三步要走：第一步，创建主文档：单击“创建”按钮

11、，从打开的 菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这 里邮件主文档已经建立好了，单击“活动窗口”按钮（如图1）。单击“获取数据”按钮，从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击“打开”按钮，将其作为数据源引入进来。M邮件收件人函隹送收件人俱）.冬J Exchange 文件夹（J）.联机会议参加人（Q）占隹真收件人Microsoft PowerPoint邮件收件入以附件形式）也）.单击“编辑主文档”按钮，回到主文档的编辑状态 现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏，把光标定 位在要插入名称的地方，单击工具栏上的“插入合

12、并 域”按钮（如图2 ）,从下拉菜单中选择“姓名”项，然后单击“查看合并数据”按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击“合并至新文档”按 钮，Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。（插入台并域：）插入Word域 | H 4 | 1| M |宅| 0/蚯拒合并选项也）图2使用邮件合并功能合并为不同类型的文档：使用邮件合并功能不仅可以建立信函， 还可以直接建立信封，邮件标签、分类等；单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮， 从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了；如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中 选择“还原为普通WORD文档”命令。在Word中发送电子邮件方法

13、很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，单击“邮件 收件人（以附件形式）”命令（如图3 ）,就会出现新邮件的编辑窗口（如图4 ）,填好 相应的条目，就可以发送电子邮件了。图3图4合并为电子邮件：在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，可以打 开“合并选项”对话框从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”单击“设置”按钮打开“合 并设置”对话框，从“含邮件，传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的 域，单击“确定”按钮，回到“合并”对话框，单击“合并”按钮，就可以使用Outlook把当前 的文档作为电子邮件发送出去了。使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的对于非数

14、据库的数据源，要求第一 行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子也可以看作是表 格的标题行；数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以 是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。在“邮件合并帮助器”中单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”或“使用通讯簿”都可 以使用建立好的通讯数据（如图5）。图5选择“建立数据源”命令，可以打开“创建数据源”对话框，在“域名行中的域名”列表中 显示出了系统默认的一些域名，我们可以选择列表中用不到的将其删除，也可以在“域 名”输入框中输入要添加的域名，单击“添加域

15、名”按钮将其添加到域名列表中；单击“确 定”按钮确定域名的设置会弹出“另存为”对话框要求将数据源保存为单独的一个文件， 输入文件名称，选择保存的文件类型，将数据源文件保存好就可以开始编辑数据源文 件了；编辑完成后切换到主文档中就可以同前面的一样进行合并了（如图6）。主文档和数据源文档的切换实际在进行邮件合并时经常会临时对通讯地址进行一 些改动，也就是要编辑数据源，这时就要切换到数据源文件中，我们可以从任务栏中切 换主文档和数据源，在主文档的“邮件合并”工具栏上单击“编辑数据源”按钮（如图7）, 出现编辑窗口，单击“查看数据源”按钮可以切换到数据源文档中，同样，如果数据源是 Word文档，在数据源文档中单击数据库”工具栏上的邮件合并主文档”按钮可以切换回 主文档中。插入合并域 |插入Word域 %* 14毫学园华学麟宣图7主文档的建立和引用：作为邮件合并使用的主文档，可以在使用合并之前建立好， 也可以在使用这个功能再进行建立在一个空文档中打开“合