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1、WORD.二、进出口贸易作业标准化手册(例B) 组织系统详见组织系统图。经 理业务科管理科专 业秘书总务人事会计组织系统图 业务流程1.新产品开发(样品收集)。2.客户开发。3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确认。6.开立境订单。7.生产督促与LC催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡，写明以下资料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、负责人、联络人、工厂产量规模。开发成本。预估生产成本。制造商报价。可能销售对象与地区。预估售价。预估毛利。(2)业务科于每周业务汇报时，就前
2、项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编
3、号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号一样。(6)产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。第一位数填1代表第一位数填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客户开发：(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划容包括：制作公司简介，产品目录(注明交货期限与付款条件)。产品市场研究、分析、与客户资料之收集。介绍新产品(邮寄新产品目录)。刊登广告、邮寄开发信。其他。(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。(3)经
4、研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划，并按职责列入个人工作计划。3.客户询价(电报、信件、处理)(1)业务科收到客户询价的电报与信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意与处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档。(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单，粘附处理。(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日回函。(4)接到客户，应将通话
5、容记入记录上，呈经理批阅，并依指示处理。记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入记录档，第二联按客户别归入客户档。4.报价：(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。5.订单确认：(1)业务科接到客户订单，即依订单容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价与交货期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第
6、五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。6.开立境订单：（1）业务科依据SC与成交卡开立境订货单。（2）订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产与验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。(3)业务科依据SC与订货单填写产品表。7生产督促与催开LC：(1)业务科专业人员依据生产与验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔SC所订LC开立日期，催开LC。(3)收到客户开来之LC，应立即核对交易容是否相符
7、，若与原来的SC容不符，应即要求客户修改LC，或协调厂商修改订货单容，修改订货单处理程序与开立境订单一样。8出货：(1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期与地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(SO)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、与退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。
8、9押汇(出货通知)：(1)结关后三日，业务科自报关行取得提单与押汇文件，经与LC条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。(2)每笔货品出口后，业务科依出口容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)与一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)与一份完整出口文件副本(包括LC，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。(3)业务科依据实际出口容，分别填入客户档、产品档与厂商档。1付款：(1)每笔
9、货品出口后，业务科于结关后三日收集厂商寄来的发货单、销货发票、与专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核实后，开立结关后11天支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。交易记录 SC N0成交日期唛头数量单位售价总售价单位厂商总厂价毛利() 厂商预定交货日 期实际交货日 期B1V N0营业计划年 月 1产 品开发 2客户开发日期客户名称厂商名称SC N0P0No售价厂价毛利备注 3出口计划 4其他批示： 复核： 制表：工 作 计 划部门： ： 年 月 日期星期工作计划执行情形 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 收文簿收文编号容摘要处理意见批示 ( 回函 )年月客户名称日收文编号容摘要处理意见批示 ( 回函 )年月客户名称日收文编号容摘要处理意见批示 ( 回函 )年月客户名称日收文编号容摘要处理意见批示 ( 回函 )年月客户名称日收文编号容摘要处理意见批示 ( 回函 )年月客户名称日收文编号容摘要处理意见批示 ( 回函 )年月客户名称日客户卡客户代号：名称地址负责人(联络人) 号码电报号码
