办公系统常见问题与解答.doc

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1、清江办公系统帮助文件.电子公文系统.2006年6月办公系统常见问题与解答l 系统配置问题：1、为什么公文系统中，办理单上部的按钮条呈灰色或出现小叉，编辑正文、二级分发等按钮无法显示？ 分析：客户机软件没有安装完全，可能用户机器浏览器版本低于IE 6.0 SP1或者未安装JAVA运行环境。 解决办法：将浏览器版本至少升级到IE 6.0 SP1或者安装JAVA运行环境，请重新安装客户机安装程序完整版(QDCOFFICE完整版.exe)。2、为什么公文系统中，点击编辑正文按钮，系统无反应，提示“网页错误”“安全性警告”？分析：程序未获得足够权限无法正常下载运行，可能是浏览器安全性设置未改或者是“上网

2、助手”等网页拦截工具的阻挠。 解决办法：修改浏览器的安全性设置，要允许弹出窗口弹出。 修改“上网助手”等网页拦截工具的设置，要允许弹出窗口弹出。3、为什么公文系统中，点击编辑正文按钮，虽然出现WORD编辑界面，但看不到网络保存等按钮，正文无法保存到服务器上？ 分析：WORD版本高于WORD 2000，需要设置宏安全性。 解决办法：设置WORD宏安全性，起用”信任对于VB项目的访问”。 请安装客户机安装程序简化版(QDCOFFICE简化版.exe)修复该问题。4、为什么公文系统中，编辑正文时，选好文头后无法调出WORD编辑界面，提示“连接服务器失败”；编辑/生成正文时虽然可以进入WORD编辑界面

3、，也可以看到网络保存等按钮，但无法保存，提示“连接服务器失败”；打印办理单（或打印拟稿单）时，提示“连接服务器失败”？ 分析：客户机与服务器间通信失败，可能是域名解析失败或个人防火墙的拦截。 解决办法：在DOS下执行命令ping ，如果返回正常（Reply from*），则可以考虑是防火墙的问题，如果返回异常(Unknown host)，则需要下载hosts文件来加强与服务器间的联系。请安装客户机安装程序简化版(QDCOFFICE简化版.exe)修复该问题。如果确认是防火墙的问题，则需要根据防火墙的类型进行相应设置，为简单起见，也可以在使用公文系统前，暂时停用防火墙，待文件办理完毕后，再重新启

4、用防火墙。l 系统操作问题：5、为什么明明已选择了文头，每次编辑正文仍然提示“请选择文头？”请在正文进行了网络保存并退出后，再保存一下拟稿纸，这样文头选择状态就被记录下来，下次再编辑正文时，就不会再提示要求选择文头。6、正文Word编辑界面中，显示修订、关闭显示修订按钮起什么作用？显示修订可以让办文人看到正文的修订痕迹、关闭显示修订则把正文的修订痕迹暂时隐藏起来，便于办文人改稿。7、为什么有时编辑正文时，提示文件被加锁，只能以只读模式打开?遇到这种情况可能有两个原因，第一个原因是因为文件正在被其他用户编辑，您需要等待其他人编辑完毕后，您才能进行编辑，这种情况当多人同时办理一份文件时偶尔会发生；

5、第二个原因是因为上一个办文用户不正确的操作，通常是在编辑正文时未用退出按钮退出，而是直接用word软件右上角的差标志关闭了word软件。遇到这种情况时，建议与管理员联系来解锁。8、为什么有时编辑正文时，上次录入的内容变成空白?这种情况很少发生，一般是客户机临时性故障，可断电后重启客户机来解决。9、为什么需要生成正文？什么时候应做此操作？公文系统中每一份文件的正文保存有两个版本，一个底稿版本，保存全部修订痕迹；一个清稿版本，在底稿基础上合并了所有修订痕迹；公文经审批生效后发给读者看的文件应当是清稿版本。公文系统中，编辑正文按钮实际修改的就是底稿，生成正文按钮修改的就是清稿。必须在底稿反复修改校对

6、完毕，确保文件内容正确无误后才能执行生成正文操作，这样就以底稿为基础，一次性把全部修订痕迹合并后生成清稿。不要在底稿未校对定稿完毕前做生成正文操作，否则，生成正文后又对底稿进行的修改将不会自动反映到清稿中，此时，必须由有关人员按照底稿变化，手工修改正文清稿，才能确保两稿内容的一致性。10、为什么生成正文后还需要保存办理单？做完生成正文操作后，应当再保存一下办理单，则文件的“是否已生成正文”标志才会被更新，文件页面上用户打开的链接才会指向清稿，否则将会指向底稿，将给用户看文件带来不便。11、为什么有时文件分发没有完成？如何判断分发成功？由于CGI变量可传递的参数有大小限制，当文件分发对象太多，超

7、过了CGI变量允许的最大值时，就可能会造成文件分发操作失败。此时往往用户收到了文件却无权打开。遇到这种情况，应重新做分发操作，如果分发人数过多（超过20个），应分几次做分发操作，并且“是否给用户发送提醒邮件”选项选“否”，这样系统就可以只做授权，不发送提醒邮件，减少邮件过多的困扰。判断分发成功的方法是使用流程日志按钮，通过该按钮打开的窗口可以看到文件办理和分发的情况，只有在流程日志中有记载的分发操作才是成功的。12、送错文件怎么办？送文件或文件分发时找不到有关用户的姓名怎么办？本部门或本单位组织机构变化或人员调动后如何及时更新有关信息以便不耽误文件办理？文件送给了错误的办文对象时，应立即通知管

8、理员作撤回操作，以便使文件返回到送文人手中继续办理。当本部门或本单位组织机构、人员发生变化时，部门机要员应及时通知本单位公文系统管理员作好调整。目前，公司机关设一名公文系统管理员，每个二级单位各设一名公文系统管理员负责维护本单位的组织机构及人员名单与角色分配。13、为什么办好的文件始终处于“待办文件”状态？办好的文件需要做结束操作才能由“待办文件”状态变更为“已办文件”状态。点发送按钮，选择“结束”流程选项，就可以结束文件。结束后的文件将不能再进行修改和分发，但可以进行二次分发操作。14、为什么文件不能按照文件编号排序?文件为什么排序混乱?文件在文件夹中排序混乱的原因多半是因为文件编号填写的不

9、规范，特别是文件编号中使用的括号不规范严重文件排序。本系统规定，输入文件编号时，括号一律使用键盘上的半角圆括号或方括号，系统会自动把方括号转换成国家标准规定的六角括号，把英文半角圆括号转换成中文半角圆括号。不要自己输入六角符号。15、为什么必须确保年度、文件类别、文件编号填写正确，正文底稿、清稿齐全，红头正确后，再执行归档操作?如何确保文件红头正确无误？系统中提供的红头模板不够用怎么办？年度、文件类别、文件编号这三个字段填写正确后再执行归档操作将给档案人员的工作带来极大便利，将使文件在档案库中的排序整齐规范，减轻档案人员工作强度。文件红头是公文法定组成部分，是不可或缺的。各部门应随时使用系统录

10、入和修改文件，不要等到年终归档时再临时一次性录入。只要平时注意随时录入随时检查，就可保证红头正确。各部门机要员在做年度归档操作前，务必认真检查每份文件的年度、文件类别、文件编号、正文底稿、正文清稿、两稿红头的正确性，然后再执行归档操作，以保证电子公文数据准确无误。系统中提供的红头模板不够用时，请与系统管理员联系制作添加新的模板。16、为什么在不同机器上看同一份文件，版式差别很大？是否与机器上安装的字库有关？公文系统需要安装哪些字库？同一份公文在不同机器上看到的版式差别很大的确是因为字库的关系。本系统统一规定客户机应安装使用方正字库。17、邮箱中公文系统提醒邮件可以删除吗？删除后怎样查找自己需要

11、的文件？怎样随时跟踪自己办过的文件？邮箱中公文系统提醒邮件可以删除。删除后用户可以使用办公网首页或各子页面上提供的“公文查询”图标来查询自己需要的文件。系统支持多条件组合、跨多个库进行查询。找到自己需要的文件后，打开，点流程日志按钮可以随时跟踪文件办理情况。用户也可以直接进入各个公文库查找自己需要的文件。18、在本系统中，公司内部各单位之间互相行文有哪几种方式？不同的行文方式下，收文单位处理时有哪些区别，用户使用时又有哪些区别？在本系统中，公司内部各单位之间互相行文有两种方式供选择，一种是由发文单位直接分发到收文单位公共信箱中，这种方式下，收文单位不能直接作二级分发，需要把文件从公共信箱中下载

12、然后转录到本单位收文库中进行处理，用户查阅时也是进本单位收文库查询；一种是由发文单位直接分发到收文单位机要员个人信箱中，这种方式下，收文单位机要员可以直接对文件进行二级分发，但收文人不能对文件进行办理和填写意见，用户查阅时也是进发文单位发文库查询。以上两种方式各适用于不同的场合。对平级或对上级单位行文，建议采用第一种方式，即发送到收文单位公共信箱；对本单位内部各部门发文，建议采用第二种方式，即发送到部门机要员个人信箱中，至于是否转录到各部门收文库，由收文部门自行决定。19、公文系统用户分哪几类？各承担哪些职责？公文系统用户分三类：超级管理员，由信息管理部技术人员承担，负责系统整体规划与初始化、

13、用户帐号创建、程序修改及数据备份等后台维护，并为全系统用户提供技术支持；系统管理员，由各单位专职机要员担任，总公司一名，每个二级单位各一名，负责本单位公文系统日常维护、年终归档及用户管理；一般用户，负责公文系统拟稿及审批等日常办文事务。20、用户管理中，找不到某用户姓名无法设置其所在部门怎么办？这种情况通常是因为该用户无账号，请立即与超级管理员联系创建该用户账号。21、出差在外如何办理文件？家不在公司所属的小区如何办理文件？出差在外建议携带笔记本电脑，通过笔记本电脑上公司网络来办理文件。笔记本电脑需要安装和配置VPN软件。家不在公司所属小区的有关人员，如果家里还使用了台式机，请在台式机上也安装和配置VPN软件，才能在家里办公。为安全起见，禁止在网吧等公用电脑上办理文件，也不推荐在公司内网别人的电脑上批阅文件。22、如何获得帮助文件？在清江办公网首页“常见问题”栏目中可以找到本系统全部帮助文件和培训讲义。23、新闻录入应注意哪些问题？新闻录入一次只能打开一个新闻进行录入和编辑，不要同时打开编辑两个新闻，否则容易引起数据丢失。24、公文系统编辑正文应注意些什么？在公文系统中一次只能打开一个正文进行编辑，不要同时编辑两个文件的正文，否则容易对文件进行加锁，给其他用户的使用带来麻烦。