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1、XX化妆品有限公司文件和资料管理1. 目目的本规程对对公司文文件的分分类、编编写、更更改、审审核、批批准、发发放、作作废、文文件编号号的申请请、记录录管理等等进行了了规定，确保公公司所有有文件都都受控，各部门门及各岗岗位都使使用文件件的有效效版本，并在实实际工作作中有效效实施。2. 适适用范围围本规程适适用于公公司各部部门及所所有文件件和资料料的管理理。3. 术术语和定定义参见ISSO90000:20000之规规定。4. 职职责4.1 各部门门按职能能负责行行使文件件和资料料的归口口管理工工作，总总经理办办公室负负责对各各部门的的文件管管理进行行指导和和监督；各部门门负责所所起草文文件和资资料
2、的统统一标识识、协调调、发放放、回收收、销毁毁等控制制工作；4.2 各部门门按其主主管业务务范围负负责有关关公司文文件的编编写/审审核/批批准，负负责贯彻彻执行批批准发布布的文件件；4.3 各部门门负责本本部门记记录表格格的审核核、批准准和发放放；4.4 各部门门负责对对本部门门持有文文件进行行有效管管理并保保证其有有效实施施；4.5 各部门门应密切切关注文文件的执执行情况况和反馈馈信息并并及时组组织修改改；4.6全全员执行行过程中中发现文文件存在在问题时时，应及及时填写写信息反反馈表交交其部门门负责人人审阅后后，由其其传送文文件编制制的责任任部门。5.工作作程序5.1文文件的分分类5.1.1
3、 一一级文件件：质量量手册；5.1.2 二二级文件件：程序序文件；5.1.3 三三级文件件：作业业指导书书；5.1.4 记记录表格格5.1.5 规规范、标标准5.1.5.11公司内内部技术术标准a. 包装材料料检验标标准（包包括包装装材料通通用标准准、包装装物料产产品标准准等）；b. 化工原、辅料检检验标准准；c. 成品质量量标准/产品内内控标准准；d. 已备案的的企业标标准；e. 工艺技术术文件；f. 引用国家家、行业业或其它它标准，目前正正作为公公司产品品的执行行标准；g. 国家强制制执行的的有关标标准；5.1.5.22公司外外部参考考标准（包括可可收集到到的国际际、国内内先进标标准，同同
4、行企业业标准等等）；5.1.6 顾顾客提供供的文件件和资料料（包括括图样）5.1.7 法法律、法法规（包包括产品品质量法法、消费费者权益益保护法法等）。5.1.8 公公司内部部各项管管理规范范、制度度5.1.9 公公司内部部各部门门之间、与公司司外部之之间的发发出公文文。其中5.1.11-5.1.99所描述述的文件件为受控控文件。5.2文文件的编编写、审审核和批批准5.2.1文件件的编写写5.2.1.11品质/技术部部组织编编写质质量手册册管理规规程、程序序文件管管理规程程、作业指指导书管管理规程程、表格管管理规程程，对对文件编编写的格格式、文文件内容容要求及及表格格格式等进进行规定定，并下下
5、发到各各职能部部门，同同时组织织各部门门指定的的文件编编写人员员学习以以上文件件。5.2.1.22 各部部门按照照质量量手册管管理规程程、程序文文件管理理规程、作作业指导导书管理理规程、记记录表格格管理规规程及及本规程程的相关关规定进进行文件件编写工工作和表表格的设设制，编编写人员员应熟悉悉ISOO90001：220000标准要要求和本本文件所所规定的的内容，对所编编写的文文件的全全面性、准确性性、符合合性、适适用性和和有效性性负责；5.2.1.33 对55.1.5.11所规定定的公司司内部技技术标准准由品质质/技术术部组织织编写技术文文件管理理规程（或分分别制定定标准准管理规规程、工艺艺管理
6、规规程、配方方管理规规程等等技术文文件），由品质质/技术术部按照照本规程程进行相相应文件件的编写写工作。5.2.1.44 各部部门依据据工作需需要按照照公司制制定的模模版，自自行进行行日常公公文的起起草、审审核、批批准和传传递工作作。5.2.2 文文件审核核5.2.2.11质量量手册由管理理者代表表审核；程序文文件、管管理规范范由各责责任部门门经理审审核；作作业指导导书由各各部门业业务负责责人审核核；公司司内部技技术标准准由品质质/技术术部负责责人审核核；审核核人对所所审定的的文件（包括所所涉及的的表格）进行签签名确认认，同时时要签具具审核日日期；5.2.2.22 审核核人对文文件的有有效性、
7、适用性性、系统统性负责责；5.2.2.33 当文文件涉及及多个部部门执行行时，由由文件编编写部门门组织相相关部门门对文件件内容进进行会审审，会审审人员对对审定通通过的文文件进行行签名确确认并签签具会审审日期；5.2.3 文文件批准准5.2.3.11质量量手册由总经经理批准准；程序序文件、管理规规范由总总经理/管理者者代表批批准；作作业指导导书由各各部门负负责人批批准；公公司内部部技术标标准由管管理者代代表或指指定人员员批准；表格随随文件的的类别所所规定的的权限进进行批准准，如涉涉及程序序文件、管理规规范的表表格则由由总经理理/管理理者代表表批准，以此类类推。5.2.3.22批准人人对文件件所涉
8、及及的资源源配置需需要增加加给予有有效支持持，对文文件的可可操作性性及有效效性负责责。5.2.3.33公司所所有质量量体系文文件必须须按照55.2.3.11的规定定进行批批准，然然后到品品质/技技术部备备案后才才能下发发实施；5.2.3.44所有文文件经规规定的权权限批准准时，批批准人必必须签署署本人姓姓名和批批准日期期，否则则视为无无效文件件，执行行部门有有权拒绝绝执行。5.3文文件标识识文件标识识的内容容包括文文件编号号、受控控状态及及文件的的有效性性标识，以上所所有标识识对该文文件而言言都是唯唯一的。5.3.1文件件编号5.3.1.11 公司司内部通通用标准准和产品品标准编号格式式为：Q
9、/BBB XXXX-YYYYYY其中：l Q-企业业内部标标准代号号BB-公公司代码码：GLxxx化妆妆品有限限公司（广州工工厂） SLxxx化妆妆品有限限公司（汕头工工厂）LCxxx化妆妆品有限限公司（广州工工厂和汕汕头工厂厂）l XXX-顺序号号（0001-9999）l YYYYY-年号号（以自自然年号号为准）5.3.1.22 一般般性技术术标准、管理规规范和制制度编号格式式为BBBDDAAAATTTXXXXVVV格式。修正号（VV）顺序号（XXXX）部门下一一级机构构（TTT）部门代号号（AAAA）文件类别别（DDD）公司代码码（BBB）其中： BB公司名名称代号号: GLxx化化妆品有
10、有限公司司（广州州工厂） SLxx化化妆品有有限公司司（汕头头工厂） LCxx化化妆品有有限公司司（广州州工厂和和汕头工工厂） DD文件类类别（详详见附表表1：本本公司一一般性技技术标准准、管理理规范和和制度编编号） AAAA提出该该作业指指导书的的部门 TT部门下下一级机机构的编编号（如如车间、科、室室等）可可以是从从0199之之间的任任何数字字 XXXX 顺序序号，可可以是从从00009999之间的的任何数数字 VV 修正号号，如是是新作业业指导书书，则定定义VVV为000，作业业指导书书每修正正一次，VV则则递增001，VVV可以以是从00099之之间的任任何数字字。5.3.1.33 公
11、文文FE字（BBBBB）XXXX号号其中：l F-部门门英文缩缩写MG-总总经理办办公室；PD-生产部部；PMMC-PPMC部部；HRR-人力力资源/行政部部；MRRK-销销售部；FIN-财务部部；QTT-品质质/技术术部l E-公文文种类简简称，如如：联络络书简称称为联。l BBBBB-公元元年号l XXX-顺序号号5.3.2文件件受控状状态5.3.2.11所有文文件分为为两种状状态，即即“受控”和“非受控控”。所有有文件必必须标识识受控状状态，盖盖蓝色“受控”或蓝色色“非受控控”章。印印章格式式如下：XX XX 文件管理专用章非受控XX XX 文件管理专用章受控/生效5.3.2.22所有受
12、受控文件件只能为为使用者者在工作作岗位上上使用，一律不不允许对对外（包包括公司司内与本本岗位无无关的人人和公司司外部）；非受受控文件件可以对对外，但但必须有有发放登登记，领领取人需需办理相相应的签签领手续续。5.3.3文件件有效性性标识5.3.3.11所有文文件必须须到品质质部备案案，并在在文件封封面加盖盖文件管管理专用用章、同同时对文文件进行行唯一编编号方为为有效。5.3.3.22若为作作废文件件，由各各部门回回收，文文件管理理员加盖盖红色“作废”章；印印章格式式如下：XX XX文件管理专用章作废5.4文文件发布布、发放放5.4.1所有有质量体体系文件件必须经经编写人人、审核核人、批批准人签
13、签名确认认，报品品质/技技术部备备案对文文件进行行标识后后才能发发布，否否则视为为无效文文件；5.4.2所有有质量体体系文件件的发放放由品质质/技术术部文件件管理员员按文文件分发发清单发放到到各部门门文件管管理员，各部门门文件管管理员按按部门内内部文文件分发发清单再发放放到相应应的工作作岗位人人员手中中。5.4.3 所所有管理理文件由由各部门门文件管管理员按按文件件分发清清单发发放到相相应部门门文件管管理员，再按部部门内部部文件件分发清清单再再发放到到相应的的工作岗岗位人员员手中；5.4.4公司司所有的的文件管管理员必必须建立立文件管管理台帐帐，发放放文件时时，要求求文件领领取人在在管理台台帐
14、上完完成签名名及签署署领取日日期手续续；5.4.5 当当文件、资料有有严重的的损坏等等不能正正常使用用时，使使用部门门应申请请更换，经部门门负责人人批准后后交回破破损文件件，由原原始文件件发放部部门文件件管理员员用原件件复印并并完成标标识后按按5.44.2和和5.44.3规规定发放放，并在在文件管管理台帐帐上注明明补发原原因；文文件发放放部门的的文件管管理员对对破损文文件加盖盖“作废”章并妥妥善保存存；5.4.6当使使用部门门丢失文文件，使使用者必必须说明明原因经经部门负负责人核核实后提提出补发发申请，然后按按发放规规定进行行；5.5文文件更改改5.5.1质量量体系文文件、资资料需更更改、更更新时，应由文文件更改改提出人人或文件件更改提提出部门门的负责责人填写写“文件更更改申请请单”说明更更改原因因，对重重要的更更改（如如技术参参数）还还应附有有充分的的证据,将所有有与文件件更改相相关的资资料汇总总，提交交品质/技术部部，再由由品质/技术部部将需更更改的信信息传达达到文件件的原编编写部门门，由编编写部门门提出更更改、更更新意见见并对原原文件进进行更改改，同时时按5.2规定定进行；5.5.2 管管理文件件需更改改、更新新时，应应由文件件更改提提出人或或文件更更改提出出部门的的负责人人填写“文件更更改申请请单”说明更更改原因因，将所所有与文文件更改改相关的的资料汇汇总，提提交原
