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1、 翰岭院管理处制度和档案管理_物业经理人文 章来源于 .pmceo.COM 翰岭院治理处制度和档案治理 （一）治理规章制度 规章制度在日常物业治理实务运行中既是物业治理的保障，又是实施物业治理的准则，一个企业治理水平的凹凸就可以从它是否有健全的规章制度并严格执行上来评判。 我公司在长期物业治理实践中，制订了一系列的规章制度，形成了一套涵盖物业治理运行和行政各要素的制度体系，为全面开展翰岭院物业治理工作，实现我们的参谋治理目标，我公司参谋治理人员将组织嘉铭物业有关人员依据我公司制度体系，结合翰岭院的实际，制订翰岭院治理制度和治理体系。 其内容主要有以下诸方面（但不限以下内容）组成。 1、公众制度
2、 (1)翰岭院业主治理委员会章程 (2)翰岭院业主公约 (3)翰岭院居民精神文明公约 (4)装修治理规定 (5)用水治理规定 (6)用电治理规定 (7)煤气使用治理规定 (8)出租房治理规定 (9)环境治理规定 (10)治安治理规定 (11)防火防风治理规定 (12)商铺治理规定 (13)业主（住户）停车治理规定 (14)摩托车、自行车治理规定 2、岗位职责 (1)治理处经理岗位职责 (2)财务会计岗位职责 (3)财务出纳岗位职责 (4)综合效劳客服主管岗位职责 (5)综合效劳环境主管岗位职责 (6)综合效劳行政主管岗位职责 (7)工程主管岗位职责 (8)保安队长岗位职责巡逻岗 (9)治安治理
3、员岗位职责 (10)车场治理员岗位职责 (11)监控室保安员岗位职责 (12)设备运行治理员岗位职责 (13)修理治理员岗位职责 (14)后勤治理员岗位职责 (15)档案治理员岗位职责 (16)行政人事治理员岗位职责 (17)保洁治理员岗位职责 (18)绿化治理员岗位职责 (19)客户效劳治理员岗位职责 备注：各岗位人员可依据详细状况设置，可一人兼职数岗。 3、治理运作制度 (1)员工行为标准 (2)物业交付程序 (3)物业交用程序 (4)供电治理程序 (5)供水治理程序 (6)装修掌握程序 (7)收费运作程序 (8)便民效劳工作程序 (9)绿化治理程序 (10)道路治理程序 (11)清洁卫生
4、治理程序 (12)治安治理程序 (13)停车治理程序 (14)值班治理程序 (15)消防治理程序 (16)公用设施改造及维护修理工作程序 (17)社区文化治理程序 (18)业主违例大事处理程序 (19)访问客户工作程序 (20)财务核算程序 (21)业主恳求处理程序 (22)出租房屋掌握程序 (23)商铺治理程序 4、公司考核治理制度及标准 (1)员工月度考核方法 (2)员工年终考核方法 (3)公司其它各项规章制度 （一）物业资料治理 科学的、标准化的档案治理能有效地为翰岭院及公共设施的使用、修理、改建和各项治理工作供应指引和效劳。翰岭院作为高层住宅工程，其档案资料是非常繁杂的，我们拟实行系统
5、化、科学化、信息化的科学治理手段，明确指定档案 文 章来源于 .pmceo.COM 文 章来源于 .pmceo.COM治理人员，抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节，对全部档案资料进展严格、科学、集中的治理，到达提高物业治理水平、更好地效劳业户的目的。 1.物业资料治理流程： 2.档案资料的分类检索 （1）开发建立单位移交档案资料 1) 产权资料 A.工程批准文件 B.用地批准文件 C.建筑执照 D.拆迁安置资料 2) 技术资料 A.翰岭院规划图 B.建筑施工图 C.竣工图 a. 总平面图 b. 单体建筑、构造、设备竣工图 c. 消防、附属工程及地下管网竣工图 D.地质勘测报告 E.工
6、程合同 F.开、竣工报告 G.工程预决算 H.图纸会审记录 I.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录） J.隐藏工程验收签证 K.沉降观看记录 L.竣工验收证明书 M.钢材、水泥等主要材料的质量保证书 N.新材料、构配件的鉴定合格证书 O.水电、卫生器具等设备的检验合格证书 P.砂浆、混凝土试块试压报告 Q.供水试压报告 3) 物业资料 A.翰岭院根本资料 B.翰岭院分项资料 C.商业配套资料 D.消遣设施资料 （2）治理处自建档案资料 1) 业户资料 A. 业户根本状况 B. 产权证书复印件 C. 各项签约文件 2) 日常治理资料 A. 环境治理记录 a. 日常巡查记录 b.
7、垃圾清运记录 c. 消杀记录 d. 噪音检测记录 B. 保安治理记录 a. 日常巡查记录 b. 交接班记录 c. 值班记录 d. 物资搬运放行记录 e. 紧急大事处理记录 f. 车辆进出记录 g. 夜间查岗记录 C.车辆档案 a. 车辆具体资料 b. 车位使用协议 D.装修治理资料档案 E. 修理效劳档案 a. 修理托付单 b. 修理效劳回访记录 F 收费治理档案 a. 治理费收支公布表 b. 治理处与外单位签订的各类合同 c. 其它 G.设备治理档案 a. 公用设施保养修理记录 b. 机电设备保养修理及运行记录 c. 设备分承包方修理保养记录 d. 设备设施巡察检查记录 e. 设备台帐 H.
8、 业户意见调查、统计记录 I. 业户访问记录 J. 业户投诉及处理记录 K. 员工治理档案 a. 员工个人具体资料 b. 员工培训考核记录 c. 员工业绩考核记录 d. 员工内务治理检查记录 L.培训档案 a. 培训规划及实施记录 b. 培训考核及跟查记录 c. 军事训练及消防演习记录 M. 行政文件 a. 政府部门文件 b. 公司规章制度、通知、通报等文件 c. 公司荣誉资料 N. 其它 3、档案、资料使用流程： 4、档案资料收、发治理程序 （1）公司重要资料（如开发建立单位供应的资料）接收必需经过治理处主任或其指定负责人验收，完善交接手续前方能分卷归档。 （2）日常治理文件根据公司制定的文
9、件治理程序进展发放及接收，并分卷归档。 5、翰岭院档案资料治理要求 （1）采纳多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采纳相适应的保管、储存方法。 （2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。 （3）电脑文件必需由专人根据规定设置子名目进展分类治理，并定期按相关治理流程去除过期失效文件。 （4）原始文件根据文件使用性质及重要性进展分类，并编制相应的文件名目。当文件状况有所变动时，应准时调整名目的有关内容，以保证查阅者准时找到有效的 文 章来源于 .pmceo.COM 文 章来源于 .pmceo.COM文件。 （5）档案的鉴定必需由
10、治理处指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出打算，其他未经授权人士无权打算。 （6）档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑名目，分类保存。 （7）档案保管必需有专人负责，以到达文档治理要求，必需做到档案标识清楚，分类明确，易查找；档案出室必需由授权人员经过登记前方可借出，文件借阅者需妥当保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必需经过检查，如有稍微破损应马上修补，损坏严峻需追究借阅人员的责任。档案治理人员应定期检查档案借阅状况，以便准时收回在外文件，防止因治理疏忽所导致的文件丧失和泄密。 （8）档案保管环境要求到达防火、防潮、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案治理人员需准时进展检查和清理，保证文档保管条件符合治理处文档治理要求。/P 文 章来源于 .pmceo.COM
