公司存货内部控制制度

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1、公司存货内部控制制度第一章总则第一条控制目标规范存货管理行为；防范存货业务中的差错和舞弊；保护存货 的安全、完整,提高存货运营效率。第二条适用范围（1）本制度适用于公司在正常生产经营过程中持有以备出售的、 或为了出售仍处在生产过程中的、或将在生产过程、或提供劳务过 程中耗用的存货管理。（2）存货管理包括计划、采购与生产、保管、发出、盘点、记 录和报告。（3）公司的控股子公司参照执行。第二章岗位分工与授权批准第三条不相容岗位分离（1 ）存货的采购、验收与付款分离。（2）存货的保管与清查分离。（3）存货的销售与收款分离。（4）存货处置的申请与审批、审批与执行分离。（5）存货业务的审批、执行与相关会

2、计记录分离。（6 ）公司内不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。 第四条 经办和核算存货业务人员的素质要求（1）具备良好的职业道德、业务素质。（2）熟悉存货的用途、物理和化学性质等基本知识。（3）符合公司规定的岗位规范要求。第五条业务归口办理（1 ）存货的采购由采购部门办理。（2）存货的质量由质量部门办理验收。（3）存货的数量验收、保管、发出、保管由仓储部门办理。（4）付款和会计记录由财务部门办理。（5 ）公司未经授权的机构或人员,不得办理存货业务o 笫六条部门职责1. 采购部门液（1 ）受理采购申请,编制采购作业计划。（2）采购作业。（3）收集市场价格。2. 仓储部门（1 ）数量验收、保

3、管存货。（2）按发货指令（领料单或发货单）发货。（3）对存货的收、发、存进行记录和报告。3. 财务部门（1 ）参与制定存货管理政策。（2）参与重大采购合同的签订、采购招标及反拍卖工作。（3）及时对存货进行会计记录。(4) 审查采购发票,正确计算存货成本。(5) 参与存货盘点,抽查保管部门的存货实物记录。4. 审计部门对存货的采购合同进行审计。第七条授权审批1. 授权方式(1 )存货业务除公司有重大战略性采购或生产需经董事会审批 外,由公司总经理审批。(2)公司总经理对各级人员的存货业务授权,每年年初公司以文件的方式明确。2. 审批权限审批权限如下表所示:项目审批人审批权限1.采购政策总经理(1

4、 )制定和修订(2)以总经理办公会议形式审定2.月度采购计划、总经理或授权事业(1 )以总经理办公会议形式审批或月度生产计划部经理授权事业 部经理办公会议审批3.采购作业计划公司授权审批人按公司授权范围审批4.采购合同公司授权审批人按公司授权范围审批5.存货发出公司授权审批人按公司授权范围审批6.存货报废与处置总经理审批或授权审批7.战略性采购和生董事会(1 )重大金额审批产（2）授权总经理审批3. 审批方式（1 ）重大战略性采购与生产,经董事会决议后山范事长审批,（2）采购政策（包括库存限额、采购方式的选择、经济批量等 政策性事项）和月度采购计划由总经理召开总经理办公会议或授权 总经理决定,

5、并以文件或其他形式下达执行。（3）存货业务的其他事项审批,在业务单或公司设定的审批单 上签批。4. 批准和越权批准处理（1 ）审批人根据公司对存货业务授权批准制度的规定,在授权 范围内进行审批,不得超越审批权限。（2）经办人在职责范围内,按照审批人的批准意见办理存货业 务。（3）对于审批人超越授权范围审批的存货业务,经办人有权拒 绝并应当拒绝,并及时向审批人的上一级授权部门报告。第三章存货的取得、验收与入库控制第八条采购存货控制要求采购存货控制要求如下表所示：采购存货控制要求业务操作操作人控制要求1.物资需求生产部门计划（1 ）每月2日根据下月他计划,生产计划和物资消耗定额 编计划员制物资需求

6、计划(2)根据总经理指令下达、调整和修改需求计划总经理或被授 权的事业部经 理(1 )根据总经理办公会议下达物资需求计划调整指令(2)审签需求计划2.材料作业计划采购计划员(1 )根据物料管理系统采购提示和月度物资需求计划,编制来 购作业计划(2) 按授权报审批人批准后,将采购作业单下达采购员(3) 采购作业计划分送仓库、财务等部门授权审批人按授权审签作业计划3.选择供应商采购员(1 )寻找供应商以保证： 供应物料顺畅 进料品质稳定 交货数量符合 交货期准确 各项工作协调(2) 建立供应商档案,编制供应商清单,记录主要供应商的表 现和交易情况(3) 建立与供应商的稳定关系(4) 采购前在合格的

7、供应商清单中选择并通知至少3家供应商 报送报价清单生产部、技术部、质量部、 采购、仓储 部、财务部(1 )制定选择主要供应商评审标准,包括： 供货历史 供货能力和频率 产品质量及质量控制能力 服务水平 财务及信用状况 管理规范 来自其他客户的评价(2)定期审定供应商清单(3)定期对供应商优化,将不合格供应商剔出供应商清单4.比价、 洽商、签 订合同采购员(1 )收料市场价格信息(2) 对供应商报送的报价清单进行比价(3) 与历史交易记录比较(最近三笔以上同一材料的交易价格 和去年同期交易价格)(4) 与公司下达的采购指导价比较(5 )分析价格趋势(6) 填写价格比较单,报主管审批(7) 确定供

8、应商,与供应商谈判,就交易数量、质量、交货 期、运输方式、结算、责任等达成协议,拟定合同,按授权报 请批准或确认(8) 合同条款应符合【中华人民共和国合同法】的规定(9) 重要采购合同至少有两人参加洽谈(10)元以上的采购必须签订合同,并送财务部门一份(11 ) 元以上的采购合同必须经审计部门审计(12 )双方签署的订单视同合同审计部门(1 )单项万元以上的大宗采购,在合同签署前进行审计,在审批单上签署书面意见(2)重点审计合同的采购方式选择是否合理、供应商是否合 格、采购价格是否合理等财务部门金额在万元以上的采购合同,审定其付款结算方式授权审批人按授权审签合同总经理或授权审批人(1) 根据市

9、场情况确定采购方式：反拍卖、招标、比价、议价、访价(金额小,且对产品质量影响小或无影响)(2) 按授权审签合同5.采购采购员(1 )提货或通知供应商送货(2) 记录供应商档案(3) 登记采购手册(4) 装订采购作业单、订单或合同存档6.验收质检员(1 )制定需质检的材料清单(2 )对需质量检验的材料,接到质检通知后立即进行质量检验(3) 出具质检报告或在收料单上标明质检结果：“合格“或“不合格“(4) 对不符合质量要求的材料提出处理意见(5 )对不符质量要求的材料加以显著标记仓管员(1 )将送来的货物放在待验区,将检验合格的货物放在适当的 位置(2)对需质检员检验的材料,通知质检员检验第九条

10、存货制造控制内控要求。存货制造控制要求如下表所示：业务操作操作人控制要求1.月度生产计划计划员(1 )根据月度销售计划、库存存量控制标准,制订月度生产计 划(2)将生产计划报总经理批准2.生产作业计划计划员(1 )根据销售合同和销售部的出货计划和库存量控制标准,编制生产作业计划(2)根据总经理的指令调整生产作业计划授权审批人(1 )审签生产作业计划(2) 平衡生产能力,调整生产作业计划(3) 下达紧急生产作业计划3.制造生产班组(1 )按生产规程生产(2) 根据生产作业计划(生产指令)生产(3) 改善生产组织,高效、低耗生产(4) 安全、优质、按时、按量生产4.验收质检员(1 )建立质量检验标

11、准和规程(2) 生产各工序完工后及时检验、出具检验报告,或在生产指令卡上签字(3) 将不合格的产品加以显著标记仓管员(1 )将合格产品按包装要求包装,将合格证放在包装内,在包 装上贴上商标(2 )将合格半成品放置规定位置(3) 将不合格品隔离放置不予入库,并进行标示(4) 将检验合格入库的自制半成品、产成品、模具等开具入 库单,及时登记入账(5) 将不合格品开具报废单(6) 每月编制本月完工入库报表,及时报送财务部门等相关部 门总经理或授权审批人(1 )按授权审签报废单(2 )责令生产部门分析报废原因,并报送书面分析报告5.会计核算财务部会计(1 )及时收集存货生产、入库资料(2)按成本核算规

12、程核算,并结转存货成本第十条委外加工1. 外协加工商由公司生产部、质量部、财务部等共同评审协作加工商。2. 委外加工类别(1) 成品委外加工：由公司提供材料或半成品,委托协作厂商制造成成品O(2) 半成品委外加工：由公司提供材料、模具或半成品,委托 协作厂商制造,其协作加工商加工后尚需公司再加工方为成品。(3) 材料委外加工：产品加工过程必需的材料,须委外协作加 工后方能用于产品生产。3. 委外加工控制程序及内控要求委外加工控制程序及内控要求如下表所示:业务操作操作人控制要求1.委外加工申请生产部计划员(1) 提出委外加工申请必须基于以下原因： 公司人员、设备不足,生产能力负荷已达饱和状态 特

13、殊零件、材料无法购得现货,也无法自制时 协作厂商有专门性的技术,利用委外加工成本低廉且有品 质保证 配合公司销售、生产需要,需通过协作厂商完成新产品的 试 制及试制经认可后的大量外协制造作业(2) 书面提出委外加工申请填写委外加工申请表,注 明加工原因及加工类别、数量和质量要求等生产部门负责人审核加工申请,对委外加工的必要性和加工数量等内容审查授权审批人按才授权审签加工申请(1 )选择外协加工商以保证：加工品质稳定交货期准确委外加工各项工作协调员(采购(2)建立“外协加工商“档案,定期调查外协加工商的动员)态和产品质量,定期审查主要外协加工商的表现(3)建立与受托加工商的稳定关系2.选择受托加

14、(4 )委托加工时,在合格外协加工商中选择,并通知至少3工商家外协加工商报送报价单(特殊外协加工除外)(1)制定选择主要外协加工厂商评审标准,包括：加工生产历史、加工能力、加工质量及质量控制能力、加工价格、生产部、服务水平、财务及信用状况、管理规范和来自其他客户的技术部、评价质量部、(2)实施调查或书面审查外协加工商财务部(3)对外协加工商考核,选定主要外协加工商,剔出不合格外协加工商生产部委(1 )收集市场价格信息3.比价洽商、外加工员(2)对外协加工商报送的报价单进行比价,填写价格比较签订合同(采购单,报主管审批员)(3 )选定外协加工商,与外协加工商谈判,就委外加工合同达 成协议,拟定加工合同,按授权报请批准或确认(4)所有的委外加工合同必须签订合同,并送财务部门一 份审计部对合同进行审计财务部审查付款结算方式3.比价洽商、