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1、工程项目材料、成品采购管理制度（试行）南京柏森实业有限责任公司2011年4月材料、成品采购管理制度（试行）一、目的为维护公司利益，使采购工作做到公开、公平、公正，保证材料、成品的质量、成本、交货期、服务等控制目标，选择到合适的供应商，特制定采购管理制度，以规范本公司的采购行为。二、适用范围本制度适用于南京柏森实业有限责任公司承建的所有工程项目，在工程施工过程中，单个项目内总价十万元以上的单项材料、成品由采控部负责协助、监督统一招标采购工作；单个项目内总价一万元以上到十万元以下的单项材料、成品由项目部向本公司供应商名录中的供应商招标采购，并报采控部备案；单个项目内总价一万元以下的单项材料、成品由
2、项目部材料员向本公司供应商名录中的供应商零星采购，并报采控部备案。三、供应商资源开拓 1、根据公司工程施工需要，通过多种途径寻找、收集相关供应商信息，接洽相关供应商，进行前期资格预审。 2、整理供应商资料，建立供应商名录，以备实施采购时使用，并在后续工作中对名录进行更新、补充。四、工作程序及内容1、材料需求计划A、工程管理部对项目部提交的材料计划加以审核, 明确属于总公司统一招标采购的材料、成品,并转交采控部，采控部按照材料计划的要求组织实施招标采购工作； B、属于甲供范围的材料、成品，由甲方自行采购，项目部负责采购后的验收、交接工作；C、属于甲控乙供的材料、成品，单个项目内总价十万元以上的单
3、项材料、成品由采控部负责协助、监督统一招标采购工作；单个项目内总价一万元以上到十万元以下的单项材料、成品由项目部向本公司供应商名录中的供应商招标采购，并报采控部备案；单个项目内总价一万元以下的单项材料、成品由项目部材料员向本公司供应商名录中的供应商零星采购，并报采控部备案。D、需供货单位制定方案，量度尺寸定制定做的成品、外加工材料半成品实际用料计划报送时，必须附上经甲方或设计单位之一和项目部相关人员确认通过的做法方案图或实样。成品、外加工材料半成品供货周期按现场具备量尺寸条件的时间算起。E、各项目部填报的临时用料计划每月不得超过2次，超过2次的临时用料计划须由项目部经理和工程管理部经理共同审批
4、。2、材料采购A、询价、比价、议价 a、采控部根据材料需求计划，及时与工程管理部、项目部沟通，明确所需求材料的品名、规格型号、颜色、数量、质量等级、需求时间等要求；b、在综合实力相对较强的供应商中选择3家以上进行资格审查，有必要的情况下须组织工程管理部、项目部等相关部门进行考察，对供应商的综合实力、注册资金、管理、人员素质、机械设备、产品质量、规模、产能等进行综合评价；c、在符合我方要求的供应商中，至少选择家以上单位报价，同时请其提供相关技术资料、图纸及样品给我司作确认；d、组织工程管理部、项目部对各供应商所提交的技术资料、图纸、样品进行确认，选择出技术条件符合我方要求的供应商。e、对技术条件
5、符合我方要求的供应商进行综合商务分析（包括品牌、价格、交货期、付款方式、服务等），组织相关部门与供应商进行商务、技术、主要合同条款谈判，从中选择性价比、付款方式、配合服务等相对最优的供应商作为合作单位。同时采控部将该单位提供的符合要求的技术资料、样品进行封存，以此作为评判其后续所交货物质量的依据。f、采控部草拟并提交比价议价表报公司领导审批，以书面形式确定最终合作单位。B、合同签定a、与目标供应商就合同细节条款进行进一步磋商，直至双方达成一致意见。由采控部、项目部与目标供应商签定三份材料、成品采购合同，各留存一份；b、原则上单项采购金额在人民币5千元以下（含5千元）的材料，作为零星采购。C、交
6、货及到货验收a、根据合同中约定的相关条款，由项目部负责跟催供应商按时交货，以保证工程进度正常进行；b、甲供或甲控乙供的材料、成品货到工地现场后，由项目部组织监理单位、甲方单位进行材料数量及质量的验收。验收时按有关规范、合同约定及供应商先前所提供之合格样品、资料作为检验依据；c、验收合格，相关单位（甲方、监理单位和项目部）共同在材料送货单上签字认可。3、货款结算按照合同约定办理付款，但须明确：A、采购合同中的相关条款已按约定落实。B、供应商所供应材料的质量、数量已经项目部、监理单位、甲方相关人员确认。C、按合同约定应余留的产品质量保证金已经扣留。D、随货需要提供的相关资料（包括检测报告、使用说明
7、书、质保书等）、配件等已提供，特殊材料、成品的操作、安装培训已切实完成。五、材料退、换货、原则上非产品自身质量问题的材料，不允许项目部退、换货(因我方设计变更、应甲方要求等情况造成的除外)；、如因我方原因（如设计变更），造成部分材料需要退、换货的，由项目部编制材料清单，经工程管理部、项目部审核确认，公司领导批准后，采控部与供应商沟通解决。但属非标定制产品、非常规产品、产品或包装已损坏影响二次销售的产品、已切割过或加工过的产品除外。六、供应商评鉴 1、编制供应商评鉴表，每年年底（第一年每季度末）组织相关部门对已合作的供应商进行综合评鉴（包括供应商的综合实力、产品质量、交货及时性、配合服务、人员素
8、质等方面，根据综合打分结果，将供应商分为A、B、C四个级别。 2、将经评鉴为合格的供应商，建立新的合格供应商名录。七、台帐登录采控部需将有关文件资料及时登录台帐，包括：材料需求计划、比价议价表、采购合同、送货单、供应商名录、供应商评鉴表、合格供应商名录等。八、说明本制度如有与总公司其它相关的规章、制度不符之处，以总公司相关规定为准，并协商解决。九、附件1. 供应商档案表2. 材料报价表3. 主材订货状态跟踪表 合格供应商选择评定表 供应商名称联系人电话备注传真提供产品名称产品执行标准序号评 审 内 容1.质量体系质量体系认证 无2.执行标准能执行标准 无标生产3.生产能力超过历年最高销售量基本满足 不满足4.生产方式流水作业成批生产 单件生产5.设计能力自行设计 能设计简单产品 不能设计6.提供产品质量优 良 一般7.服务情况优 良 一般8.按时交货情况较好 一般 较差评审意见： 按照供方评价准则，对供应商资质、生产能力以及提供产品质量等进行评定，该供应商基本符合我公司合格供应商的要求，建议该供应商列入我公司合格供应商供货台帐及档案中。 评审人： 年 月 日评审结论：同意将该供应商列为我公司合格供应商。总经理： 年 月 日年度复评记录年度是否继续列入合格供方名录批准时间 年度是否继续列入合格供方名录批准时间 年度是否继续列入合格供方名录批准时间
