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1、目 录一、最常用的快捷键1二、自动保存2三、新建模板文档3四、10以上带圈序号的输入4五、目录的编辑51、页面左侧的目录52、自动生成目录6六、从文档的某一页开始添加页码7七、打印2、4、8、16版文件的方法7八、加密文件81、限制文档的编辑82、对文档添加密码保护8 常用办公软件的8项功能介绍2013-10-23一、最常用的快捷键所谓快捷键就是使用键盘上某一个或某几个键的组合完成一条功能命令，从而达到提高操作速度的目的。常用快捷键如下：Ctrl+N 新建一个新的文件 Ctrl+O 打开“打开文件”对话框Ctrl+P 打开“打印”对话框Ctrl+F2 打开“打印预览”对话框Ctrl+S 保存当
2、前操作的文件Ctrl+X 剪切被选择的项目到剪贴板Ctrl+A 全选Ctrl+Insert或Ctrl+C 复制被选择的项目到剪贴板Shift+Insert或Ctrl+V 粘贴剪贴板中的内容到当前位置Alt+Backspace或Ctrl+Z 撤销上一步的操作F5 刷新Delete 删除Shift+Delete 永久删除Ctrl+Alt+Delete 任务管理Ctrl+W 关闭Ctrl+F 查找Win+L 锁屏键Alt+F4 关闭Alt+Tab 切换Ctrl+F5 强制刷新Win7+M 最小化所有被打开的窗口。Win7+Shift+M 重新将恢复上一项操作前窗口的大小和位置Win7+D 瞬间最小化
3、所有窗口，再次按此组合键时恢复之前最小化的窗口。Ctrl+空格 中英文输入切换Ctrl+Shift 输入法切换Ctrl+ESC 开始菜单Ctrl+Alt+Z QQ快速提取消息Ctrl+Alt+A QQ截图工具Ctrl+Enter QQ发消息工作中，尽量不要用鼠标，改为键盘，这样操作办公软件速度会明显加快。以上快捷键请大家牢记。因为本人特别喜欢用Office2007，所以接下来的所有演示图片均来源Office2007。二、自动保存“自动保存”是很多软件具有的一项重要功能，例如Microsoft OfficeWord、Excel、PowerPoint、WPS等，可以在软件后台以一定的时间间隔自动保
4、存用户所做的工作，以防止由于意外断电、误操作或系统错误导致的损失。工作中经常性的会遇到如电脑突然断电，错误点击等意外事件，造成制作了半天的文件成了一张白纸，汗水付诸东流。很多人都知道电脑有“自动保存”的功能，但是你知道吗，电脑的默认自动保存间隔时间是“10分钟”，其实我们可以自己修改这个间隔时间。点击页面左上角的“Office按钮”,弹出对话框，点击右下角的“Word选项”，选择“保存”，勾选“保存自动恢复信息时间间隔”，并将“10”分钟改为“1”分钟。单击确定，修改完成。请大家不要过分的依赖自动保存功能，以我个人经验来看，1分钟自动保存在遭遇意外后，会出现很多自动保存的文件，还需要选择最后一
5、个自动保存的文件，且还需重命名，所以在编辑文件的时候要养成手动保存的习惯（Ctrl+S）。三、新建模板文档一般情况下，新建的文档全部为空白文档，这个大家都知道，可以在桌面上点击右键“新建”或直接点击“Office按钮”(Ctrl+N)，在不关闭文档的基础上直接完成新建工作。Office和WPS都提供了多种类型的文件模板，用户在新建文件时若想节省编辑文件的时间，可以根据需要使用模板，此时新建的文件已经含有相关的内容，用户只需要更改模板部分内容即可以完成对文件的编辑。在此，不对本项功能做解释，大家在工作中根据实际需求进行选择性使用即可。四、10以上带圈序号的输入第一层第二层第三层第四层第五层一（一
6、）1（1）二（二）2（2）三（三）3（3）给大家普及一下序号的结构层次顺序，如右图：第一层为“一、二、三”，第二层为“（一）、（二）、（三）”，第三层为“1.2.3”，第四层为“（1）（2）（3）”，第五层为“”从上图可以看出，带圈的数字序号一般来讲就是最低层、最小一级的序号，在工作中要注意序号的顺序。10以上带圈序号的输入方法：方法1：使用Word“选中欲输入的数字，开始带圈字符”功能可以输入10以上带圈序号。缺点：第一、是输入繁琐。第二、是这样输入的序号与通过“插入编号数字序号”功能输入的10以内带圈序号在圈和数字的大小上均有差异。无论是在“带圈字符”中选择“缩小文字”还是“增大圈号”，插
7、入的序号都不能和10以内的序号在大小和风格上保持完全一致。第三、如果将包含序号的文字加大字号，圈不改变，字号变大的数字就跑出圈外，很不美观。方法2：在文档中需要输入带圈序号的地方输入246a，然后选中246a按“Alt+X”键，输入的246a就变或了“”。同样，我们如果输入246b，按照上述方法，即可变成“”。对照下表，我们就可以轻松输入1120的带圈序号了。字符246a246b246c246d246e246f2470247124722473序号11121314151617181920带圈数字方法3（高手秘技）：20以上带圈序号如何输?如果序号超过20，只能使用“开始带圈字符”功能。要多个输入
8、，我们可以利用“域代码”。比如，我们输入带圈字符“21”，然后用鼠标选中它，在选中区域点击鼠标右键，选择“切换域代码”。切换出域代码“eqoac(O、21)”后，选中它们，按着Ctrl键进行拖动(复制代码)，将21改成22，再右击选择“切换域代码”即可完成。注：在office中可以实现，WPS中方法2可能无用。五、目录的编辑1、页面左侧的目录页面左侧目录文档正文如果你的文章内容非常多的话，文档目录显示在左侧是个不错的选择，怎么在页面左侧显示文章的目录？其实很简单，Word菜单视图文档结构图：2、自动生成目录设置文件目录时，需要先对文件的内容进行梳理.方法一：开始按钮样式选中标题内容选择标题样式
9、方法二：视图-大纲视图-设置标题级别，关闭大纲视图。将标题样式全部设置完成后，将光标移动至目录的指定位置，引用目录自动目录1/2/3。目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一目录）。六、从文档的某一页开始添加页码有时候我们并不需要在第一页就开始编号，尤其是在有目录的时候，需要从正文开始编号。将光标定位在正文的末尾处，页面布局分隔符下一页，插入页码，设计链接到前一页页眉（使其呈现未激活状态）设计页码设置页码格式起始页码（选中并改为1）删除目录页页码七、打印2、4、8、16版文件的方法为了节省纸张，有时需要将2页的内容，
10、打印在一页上面，效果如图（假设下图为A4纸张）： 其实只需要通过简单的设置就可以实现上述目标。打印（Ctrl+P）缩放2版以此类推，可以选择打印2/4/8/16版，此方法在打印小表格比较实用，如需裁剪，注意在排版的时候要将所有的页边距尽量减小，这样又可以做到进一步省纸啦。但请注意此方法只适用于原页面为纵向页面。八、加密文件1、限制文档的编辑启动“限制编辑”功能可以限制人员对文档的特定部分编辑或设置格式，这是为了防止陌生人对文档中的重要部分内容进行篡改。审阅保护文档限制格式和编辑还可启动强制保护，勾选“仅允许在文档中进行此类编辑不允许任何更改（只读）”设置密码后，在没有输入密码的情况下，呈现只读
11、模式，此时只能复制，不可修改，2、对文档添加密码保护如果还想要更进一步地保护文档，使陌生用户不仅不能对文档进行编辑，而且还不能查看文档，此时可以对文档进行加密。只有知道密码的情况下方能对文档进行查看与编辑。Office按钮准备加密文档输入密码确认密码确定此种加密为只有在知道密码的情况下方能对文档进行查看与编辑。以上内容是我平时在工作中遇到的一些问题的总结，每次在遇到类似办公软件操作方面的问题时，当场百度，百度是个很强大的载体，如下图：强大的网站下载打开本课件的人员会发现，本课件只能复制，不可修改，那是因为你不知道我设置的密码，我来告诉你吧，密码是 .我的培训到此结束，希望在平时的工作中，我们可以共同讨论，共同提高，谢谢大家！10
