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1、使用内容提示向导创建演示文稿通过内容提示向导，用户可以很方便的创建一个演示文稿。 1创建演示文稿 启动内容提示向导 两种方式可以启动内容提示向导，一种是在启动窗口中选择“内容提示向导”选项；另一种可以通过文件菜单中的“新建”命令，在“常用”选项卡中选择“内容提示向导”。无论采用哪种方式，都会显示如图6-4所示的内容提示向导对话框。 图6-4 内容提示向导对话框 单击“下一步”按钮，进入“演示文稿类型”步骤。在这个步骤中，用户可以选 择PowerPoint提供的演示文稿类型。在“常规”类别中选择类型“培训”。 单击“下一步”按钮，进行“演示文稿样式”的设置。PowerPoint提供了五种演示文稿
2、输出类型以适应不同的用途。这五种类型包括：屏幕显示文稿、WEB演示文稿、黑白投影机、彩色投影机和35毫米幻灯片。当前要创建的演示文稿是用于屏幕显示的，应选择第一项“屏幕显示文稿”。 最后一步设置“演示文稿选项”。包括设置标题，选择是否在文稿中显示日期或页码等。在标题栏和页脚内容输入框中填入“耳穴”，选择在文稿中显示日期和页码。 单击“完成”按钮后，PowerPoint将会以普通视图的方式显示创建的演示文稿。 2演示文稿的保存、打开和关闭 演示文稿的保存 使用文件菜单中的“保存”命令或者是“另存为”命令，将演示文稿保存到指定路径下。如果演示文稿是第一次创建的话，使用保存命令会弹出“另存为”对话框
3、。此时用户必须提供演示文稿的文件名。对于已经保存过的文件使用可以使用“另存为”命令为文件建立副本，并使用不同的名字为副本命名。 除了将作品存为演示文稿之外，还可以将它存为以放映方式打开的类型。如果在PowerPoint 中打开该类型的文件，放映结束时，该演示文稿仍然会保持打开状态，并可编辑。如果在PowerPoint之外打开文件的话，文件会自动放映，放映结束后返回到系统原来状态。 这种文件是以“.pps”结尾的。如果要生成该类型文件，只要在“另存为”对话框的“保存类型”中选择“PowerPoint放映”即可。表6-1中列出了保存文稿的文件形式： 表6-1 保存演示文稿的文件形式 保存类型 扩展
4、名 保存格式 演示文稿 .ppt 演示文稿 Windows 图元文件 .wmf 存为图片的幻灯片 GIF 图形交换格式 .gif 在 Web 页上作为图形使用的幻灯片 JPEG 文件交换格式 .jpg 在 Web 页上作为图形使用的幻灯片 PNG 便携网络图形格式 .png 在 Web 页上作为图形使用的幻灯片 大纲 / RTF .rtf 演示文稿大纲 设计模板 .pot 演示文稿模板 PowerPoint 放映 .pps 以幻灯片放映方式打开的演示文稿 Web 页 .htm 存为可以在Web 上浏览的演示文稿 为了防止在设计文稿过程中发生意外，造成文件丢失，可以更改自动恢复保存频率。单击“工
5、具“选项”，再单击“保存”选项卡，选中“保存自动恢复信息”复选框，如图6-5所示。在“分钟”方框中输入自动保存时间间隔。使用该选项，对演示文稿所做的更改会保存在自动恢复文档中，直到保存或关闭演示文稿，然后自动恢复文档会被删除。 图6-5 设置演示文稿的自动保存 在PowerPoint中，如果不选择保存路径，演示文稿将被保存在My Document文件夹中。单击“工具”菜单“选项”，选择“保存”选项卡，在“默认文件位置”中输入默认文件路径。设定之后，PowerPoint就会将文件保存在用户指定的路径下。在“另存为”对话框中，只要单击“位置栏”上的“收藏夹”文件夹或“Web文件夹”，可以将文件保存
6、到相应文件夹中，从而加快访问文件的速度和方便将文件复制到Web服务器上或在web上发布。 利用上述的方法，将刚才使用内容提示向导建立的演示文稿保存到硬盘中。 单击“文件”菜单“保存”，在位置栏中选择“my document”，文件名栏中输入“培训教程”，选择保存类型“演示文稿”。单击“确定”，完成存盘过程。 演示文稿的打开 单击“文件”“打开”，弹出“打开”对话框后，在位置栏中选择文件所在的文件夹或是在“查找范围”中选择路径，然后输入要打开的文件名。 如果不知道文件具体在哪个文件夹中，可以使用对话框工具栏中的“工具”按钮，在其子菜单中单击“查找”命令，指定查找的条件，让系统根据条件自动查询。使
7、用Ctrl或是Shift键，可以同时打开多个演示文稿。对于已经打开过的文稿，在文件菜单的下方会列出它们的名称，或者在“打开”对话框中，出现在“历史”文件夹中，方便用户快速打开文件。为了能更快的找到要打开的文件，可以将文件添加至收藏夹中。 演示文稿可以在企业内部网或是Internet站点上使用，用户需要的演示文稿可能位于web服务器或是其他站点上（如FTP站点），此时应该使用UNC地址或是登录到FTP服务器上打开这些演示文稿，具体方法在最后一节中介绍。 演示文稿的关闭 双击演示窗口的控制菜单或是选择文件菜单中的“关闭”命令都可以关闭演示文稿。如果当前的文稿没有保存，则PowerPoint会提示你
8、是否需要保存文档。 3放映演示文稿 单击“幻灯片放映”“观看放映”或是在视图按钮中选择“幻灯片放映”按钮，将视图切换到幻灯片放映视图，能够在屏幕上观看幻灯片的实际效果。 五、为演示文稿设计统一的外观在设计演示文稿时，用户从整体角度出发，往往希望文稿中的幻灯片具有统一的形式，而不是形式各异，使观看者眼花缭乱。PowerPoint 的一大特色就是可以使演示文稿的所有幻灯片具有一致的外观。控制幻灯片外观的方法有四种：模板、母版、配色方案和幻灯片版式。以下分别这四种方法作详细介绍。 1PowerPoint的模板模板是用来构造最终文档的一种特殊Office文件，使用模板规范工作行为（如模板包含固定的文字
9、、格式和业务规则）、保证高效率工作（将资源重复利用）、保证高质量工作。 PowerPoint 提供两种模板：设计模板和内容模板。两种模板中含有设计好的配色方案、幻灯片和标题母版以及字体样式，它们可用来为演示文稿创建特殊的外观，PowerPoint 提供了大量专业设计的模板。除此之外，你还可以将已创建的演示文稿存为设计模板。内容模板与设计模板不同，在内容模板中，幻灯片上带有建议性的文本，用户可以根据给出的建议来设计幻灯片。如果对模板不满意，可以对模板进行修改或在已创建的演示文稿基础上建立新模板。甚至可以将新模板添加到内容提示向导中以备下次使用。 创建设计模板 创建设计模板可以使用已有的演示文稿或
10、选择PowerPoint提供的设计模板。如果找不到 符合要求的模板，可以通过创建空白演示文稿进行设计模板的创建。以下新建的设计模板是基于已有的设计模板的。 单击“文件”“新建”，在新建演示文稿对话框中单击“设计模板”选项卡，选择其中的一个模板，例如“bamboo”；接着在“新幻灯片”对话框中选择“标题幻灯片”作为模板中的幻灯片的版式。 单击”文件”“保存”，在“文件名”中输入模板名，例如“设计模板1”；在“保 存类型”中选择“演示文稿设计模板”，然后选择“保存”。 内容模板的创建与设计模板类似，内容模板会在添加对象的占位符中给出建议性的文本。图6-6是内容模板的一个例子： 图6-6 内容模板
11、模板是以“.pot”为扩展名的文件。 向“内容提示向导”中添加模板 单击“文件”“新建”，选择“常用”选项卡，双击“内容提示向导”。 单击“下一步”按钮，选择模板所属类别，单击“添加”按钮，在“选择演示文稿模板”对话框中选择要添加的模板，然后单击“确定”按钮。 回到内容提示向导中，关闭向导对话框。 如果要删除添加的模板，可以在第二步时，选中要删除的模板名，单击“删除”按钮即可。 2母版每个设计模板对应着自己的母版，包括幻灯片母版、备注母版、讲义母版、标题母版、配色方案母版。正是这些母版控制了演示文稿中所有幻灯片的外观。对母版所作的修改最终放映到每张幻灯片上。对于母版的具体设置，在提到幻灯片、备
12、注和讲义时再具体说明。 3配色方案配色方案由八种颜色组成，用于设定演示文稿中的背景、文本和线条、阴影、标题文本、 填充、强调文字、强调文字和超级链接、强调文字和尾随超级链接的颜色。配色方案可以用于个别幻灯片或整个演示文稿。每个模板都带有一套配色方案。 用户可以自定义配色方案。方法如下： 单击“格式”“幻灯片配色方案”命令，出现如图6-7所示的“配色方案对话框”，选择“标准”选项卡，在“配色方案”中选择第一种方案。 图6-7 “配色方案”对话框中的“标准”选项卡 单击“自定义”选项卡，在“配色方案颜色”中选择“背景”一项，使用“更改颜色”按钮弹出“背景颜色”对话框，选择合适的颜色后回到“自定义”
13、选项卡中。使用同样的方法可以改变其他项目颜色。修改完后，单击“添加为标准配色方案”使新方案出现在“标准”选项卡中。 图6-8 “配色方案”对话框中的“自定义”选项卡 如果要删除配色方案，可以在“标准”选项卡中选择要删除的方案，然后使用“删除配色方案”按钮。 配色方案改变之后，幻灯片的颜色也会随之改变。如果想将配色方案应用于所有幻灯片，在“标准”选项卡中单击“全部应用”按钮；如果要应用于指定幻灯片，则单击“应用于”按钮。 4幻灯片版式幻灯片版式确定了一张幻灯片的标题文本位置，插图位置以及文本格式等。PowerPoint 中提供了24 张预先设计好的幻灯片版式，在创建新幻灯片时可以从中进行选择。版
14、式中设定了对象的占位符，单击或双击占位符可以对对象进行编辑。“幻灯片版式”对话框如图6-12所示： 图6-9 幻灯片版式 对于已创建的幻灯片，如果要更改其版式，可以切换到普通或幻灯片浏览视图中，选择要更改的幻灯片，然后单击“格式”菜单“幻灯片版式”，选择所需的任意版式，单击“重新应用”，完成版式的更改。 六、备注页和讲义备注是添加在幻灯片中的说明文字，演示者可以将演示过程中的关键点输入到备注页中。备注页一般包括一张幻灯片图像和用于写备注的空白区域（备注占位符）。 1备注页 往备注页中添加备注 从演示文稿中选择一张幻灯片，单击视图菜单的“备注页”命令转到备注页视图，用鼠标单击备注占位符，此时可以添加说明文字。备注文字也可以在其他视图方式的备注窗格中添加。如：幻灯片浏览视图和大纲视图。在备注页中可以添加图形、图表等对象，方法是将光标停留在备注占位符中，使用插入菜单中的“图片”命令，选择图片插入。但插入的图片只有在备注页视图或打印带备注的幻灯片时才会出现。 图6-10 备注页视图 修改备注母版 通过修改备注母版，改变所有幻灯片备注的形式。单击“视图”“母版”命令，在子菜单中选择“备注母版”。此时可以使用“格式”菜单中与备注母版相关的命令，修改母版的背景、版式、配色方案以及母版占位符的格式。根据母版上的提示，改变备注使用的字体，备
