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1、 档案管理操作手册山西省国新能源发展集团有限公司档案规范化管理手册二一二年七月十二日目 录一、管理制度1（一）档案管理制度11、总 则12、机构和职责23、档案人员职责34、归档文件形成、接收与整理45、档案的管理56、档案的利用与保密87、鉴定与销毁98、奖励与法律责任109、附 则11（二）文书档案立卷归档制度111、总 则112、文件材料的收集管理113、归档范围124、归档文件整理原则135、归档文件的质量要求146、归档文件整理程序14（三）声像档案管理办法18（四）电子公文归档管理办法21（五）档案保密规定32（六）档案鉴定、销毁、移交规定33（七）档案管理职责和责任追究制度35（
2、八）档案借阅管理规定38（九）图书借阅管理规定39（十）档案库房管理规定40二、档案工作流程42（一）档案收集流程42（二）档案整理流程48（三）档案的鉴定48（四）档案保管流程49（五）档案统计流程50（六）档案检索51（七）档案利用流程51（八）档案销毁53三、档案分类编号方案54四、档案归档基本范围与保管期限参考表61表A.1党群管理类61表A.2行政管理类64表A.3经营管理类67表A.4项目建设类70表A.5会计业务类73表A.6声像档案类74表A.7实物档案类75表A.8设备仪器类75表A.9图书资料类76五、档案管理工作网络示意图77六、档案安全保管应急预案78七、下属企业档案收
3、集范围8284一、管理制度（一）档案管理制度1、总 则1.1 为了进一步加强公司档案管理，提高档案工作的标准化、规范化水平，更好地为公司生产建设服务，根据档案法、档案法实施办法，结合公司实际，制订本办法。1.2 档案工作是企业工作的重要组成部分。全体职工要重视和支持档案工作，关注文件材料的收集、积累和归档。档案工作人员要认真负责地做好档案工作。1.3 企业档案是指公司所属各部门、单位在工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同门类载体的历史记录。1.4 企业档案包括文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、设备档案、电子档案、图书资料档案和其它实物档案。1.4
4、.1 文书档案是记述和反映本企业在党政工团工作活动中形成的，具有保存价值并按照归档制度，作为企业历史记录集中保管起来的文件材料。1.4.2 科技档案包括基建档案与设备档案，它是记述和反映本企业在生产建设、基建工程建设、技术项目改造、项目招投标及大型设备购置（引进）等技术管理活动中形成的，具有保存价值的集中保管起来的文件材料。1.4.3 照片、声像档案是指本企业在党政工团及生产建设等活动中以照片、声像的形式形成的，具有保存价值的历史真迹记录。1.4.4 电子档案是指本企业在工作活动中运用计算机通过统一配置的电子公文传输系统处理后形成的，具有保存价值和规范格式的公文电子数据。电子公文归档后按有关规
5、定移交档案部门，作为电子档案。1.4.5 按照档案法所规定的集中统一管理档案，确保档案的完整与安全，企业档案均由公司综合档案室统一集中管理，不得分散在各承办部门、单位或个人手中私自保存。2、机构和职责2.1 集团行政工作处是公司档案管理的职能部门，下设综合档案室具体负责档案管理工作，并接受山西省国资委、山西省档案局等上级档案部门的业务指导、监督与检查。负责统筹、协调、组织、管理公司档案工作。根据上级档案部门的工作要求，公司要加强对档案工作的领导，在企业工作计划中列入档案工作内容，制订年度工作计划、档案规章制度。2.2 公司档案管理部门主要职责2.2.1 严格执行党和国家的保密制度，贯彻执行上级
6、档案部门颁布的标准、规定，确保档案的完整与安全；2.2.2 研究制定档案管理规章制度并组织实施；2.2.3 制订年度档案工作计划；2.2.4 负责本公司的档案工作，集中统一管理本公司的全部档案，做好档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，为公司各项工作服务；2.2.5 督促、指导公司兼职档案员做好文件材料的积累、整理和归档工作；2.2.6 负责公司档案、资料的调阅和利用工作，利用档案信息资源编写各类编研材料、检索工具，编制专题目录、索引目录，为领导和企业生产建设提供服务；2.2.7 负责档案的鉴定和销毁，按部门、专业成立鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁；2.2.8 兼顾科技资料工
7、作，对重要的科技资料实行集中统一管理；2.2.9 负责接收、保管公司各项工作活动中应归档的档案；2.2.10 根据上级档案管理部门的要求，组织学习并推广落实档案管理新技术、新方法和先进经验。3、档案人员职责3.1 档案管理人员应具有大专以上文化程度和一定的专业知识。3.2 专职档案员职责3.2.1 认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表思想、坚持科学发展观，坚持四项基本原则，贯彻执行党和国家的方针、政策，增强法制观念，以法治档，忠于职守，遵守职业道德；3.2.2 热爱本职工作，钻研档案专业知识，熟悉本公司的各项业务和机构演变历史；3.2.3 掌握档案现代化管理技术，认真贯彻执行档案
8、工作的各项规章制度；3.2.4 指导、帮助、检查、督促归档部门、单位做好文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，督促并协助做好档案的修改、补充工作，提高档案案卷质量；3.2.5 做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉档案保管情况；3.2.6 保护档案的安全，坚持做好“八防”工作。未经鉴定和批准不得擅自销毁档案；3.2.7 积极开展档案业务的学习、指导、交流工作；3.2.8 做好档案利用服务工作，编制多种查找工具，结合计算机检索，迅速准确查调档案；3.2.9 严格遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄密档案的机密内容，确保档案机密的安全。3.3 兼职档案
9、员的主要职责3.3.1 负责收集本部门、单位应归的各种门类和载体的文件材料，并按有关规定，及时整理归档，按时移交档案部门，办理交接手续；3.3.2 严格保管本部门、单位材料，做到不漏、不失、不损、不泄密；3.3.3 在工作中发现的应归档而未归档的文件材料应及时收集补充归档；3.3.4 反映档案工作的意见和要求，提供档案利用效果情况。3.4 档案人员应忠于职守，钻研业务，勤奋工作，以保证工作任务的顺利完成。3.5 保持档案人员队伍的稳定。在考核时，应根据第八条的有关规定，考核档案员的工作水平和业务能力。4、归档文件形成、接收与整理4.1 建立收、发文登记簿，严格管理文件，确保归档文件的齐全与完整
10、。4.2 在工作活动中形成的文件材料，一律使用标准A4型或A3型纸张，书写材料一律使用碳黑墨水、蓝黑墨水。4.3 建立、健全文件材料的立卷归档制度。对应归档的文件材料，按有关规定定期向档案部门移交，集中管理。4.4 对科研成果、项目技术改造、大型设备开箱和基建工程进行验收时，应有科技档案人员参加，对应归档的科技文件材料进行验收。4.5 根据行业、公司各类档案实体分类办法和上级档案部门的工作要求，管理档案应做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。4.6 文书档案应于次年的上半年前向档案部门归档。公司每年3月为归档月。基建项目档案的归档，在项目竣工验收后及时办
11、理接收手续，同时协助做好相关材料的积累、收集工作。会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。声像档案、实物档案由各部门兼职人员在每项工作活动完毕后随时整理归档，并于每年三月份移交档案室集中统一保管。移交档案时，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。4.7 文书档案一般按年度、机构、问题进行分类整理。4.8 案卷进库经系统排列后，放在档案装具内，要绘制库藏档案存放示意图。4.9 公司合并或撤消，档案向合并后的公司或上级档案部门移交。公司内部机构合并，其档案材料应移交给合并后的部门或单位，或向公司档案部门移交。撤销机构的档案（含临时工作机构），其档案应向公司档案部门移交。5
12、、档案的管理5.1 按照“谁办理、谁立卷”的原则，文书档案由文书承办部门作文件级整理；基建档案由项目主管部门或施工单位按有关规定进行整理立卷，在项目完成后的6个月内，向档案部门移交；会计档案由计划财务部门按业务规定，收集齐全，合理组卷，装订整齐，并拟写案卷目录一式两份，移交档案部门；特种载体档案由经办人员立卷，移交档案部门保存。以上档案移交时均应办理交接手续，由部门、单位领导签字、盖章。5.2 各兼职档案员应按档案分类规定将文件材料整理，附上目录清单，移交档案部门。接收档案时，应按移交目录清点核对。对不符合质量要求的档案，档案员有权不予接收。档案员应上门对移交的档案进行指导，如不符合要求的，按
13、规定重新进行整理，并在规定时间内再进行交接。5.2.1 档案部门接收的档案，应符合下列条件5.2.1.1 归档的文件材料齐全、完整，均有目录；5.2.1.2 归档的纸质文件不破损、不残缺，字迹清楚且不易褪变，文件上无锈蚀的金属物，正式文件的定稿必须由主管领导签发和署名。5.3 特种载体档案的管理5.3.1 收集范围5.3.1.1 反映企业主要职能活动和基本历史面貌的照片、录音、录像、电子文档；5.3.1.2 国家、省、市领导人、集团主要领导对本公司的视察、指示、调查研究形成的照片、录音、录像、电子文档；5.3.1.3 企业组织参加的重要横向活动和外事活动的照片、录音、录像、电子文档；5.3.1
14、.4 与其它载体档案有密切联系的照片、录音、录像、电子文档；5.3.1.5 企业获得的各种荣誉证书、奖章、奖杯、锦旗和具有保存价值的纪念品等实物；5.3.1.6 其它具有保存价值的照片档案、电子文档。5.4 收集时间和要求5.4.1 照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门整理，活动简介、底片、图片说明齐全，并于1个月内向档案部门归档。其它特种载体档案于次年1月底前移交档案部门。5.4.2 底片与照片的影像相符。5.4.3 数码相机拍摄的照片，附活动简介及图片说明，通过网络发送至档案部门。55 根据档案工作的实际需要，配置数量充足、质量可靠的档案装备和基本工作用具，库房内基本防护设备齐全，并逐步采用先进技术设备，实行现代化管理，不断提高管理水平，逐步实行档案工作的标准化、规范化。5.6 档案库房内做到“八防”要求。严格执行库房检查制度和库房温湿度记录制度，配备必要的设施，调节和控制库房温湿度，延长档案的寿命，保护档案的安全。5.7 档案库房管理规定5.7.1 按照防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生物和防污染要求做好库房管理；5.7.2 严禁将易燃、易爆物品带入库房，库房内不得吸烟；5.7.3 库房内不得存放食品和杂物，定期清扫，保持整洁；5.7.4 无关人员不得擅自进入库房，库房
