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1、美式论文、报告写作技巧 编者按：美式教育的特点即是课程内容强调学生参与及创新运用，因此，报告便成了常见的考核学生学习成果的方式，比如实验报告、学期报告、专题报告、研究报告及论文（含毕业论文）等。研究生presentation 及 seminar 的机会更是占很大的比重，有些甚至占学期成绩很大比例。如何完成报告、论文同时得到良好的成绩，是本文提供给有志留学的有心人参考的目的。 美国大学生由於自小已养成自动寻找答案习惯，在启发式的教育环境下，写报告、论文对他们来说比较不陌生，虽然专业知识上美国学生不见得比外籍学生强，但是表达能力由於自小培养，加上英语能力的优势，常比外籍学生在报告、论文方面有较隹的
2、利基。反之中国学生比较缺乏报告写作的训练，因此如果在留学过程中无法适应美式教育会比较辛苦，其实论文、报告的写作要领其实不难，只要把握技巧就可水到渠成。 通常论文由篇首(Preliminaries)，本文(Texts)以及参考资料(References)三部分构成；而这三大部分各自内容如下： (一) 篇首： 封面(Title) 序言(Preface) 谢词(Acknowledge) 提要(Summary) 目录(Tables and Appendixes) (二) 本文： 引言(Introduction) 主体，含篇(Part)、章(Chapter)、节(Section) 、以及注释 (Foot
3、notes) (三)参考资料： 参考书目(References or Bibliography) 附录资料(Appendix)。 进行论文或报告写作之前，先要确定想要表达的主题，主题确定后，将其具体表达，即为题目。题目可以提供研究者： 一.研究的方向 二.研究的范围 三.资料搜集的范围 四.预期研究成果 通常在确定题目之後就开始找资料从事研究，建议在找资料之前最好去问教授有哪些参考资料来源可供参考引用。构思为确定写作大纲或 Proposal 的先前步骤， 大纲是论文、报告的骨干， Proposal 是研究的架构、流程及范围的说明书。如何构思大纲或Proposal为论文、报告写作前的必要准备工作
4、。好的论文或研究报告，要基于在完整、详实的资料上，而参考资料除了和教授商借之外，最主要的来源就是图书馆了，一般参考资料来源可分成教科书或手册、政府机构的报告、科技或商业方面的杂志，及会议性质的资料。此外现代的电脑资料库也可帮助收集资料，在国外可利用学校的电脑连线资料库寻找自己需要的资料。当一切准备就绪，即可开始着手写报告，一般报告还分大报告如期末、专题等报告，及小报告如 Seminar 式的报告。 就算是小报告，也至少应含 (一)TITLE PAGES ：包含主题名称、作者、日期 (二)Summary： 即主要的结论 (三)Introduction：包括理论背景及内容 (四)Technical
5、 Sections：是论文的主体，为最重要的部份应再细分为 几个片断。 (五)Conclusions：即扼要的结论 (六)Appendixes：复杂公式的导引及叁考资料和电脑程式的报表可附加在 此项 美式报告的撰写通常要打字，两行式，行间若有未拼完的字要以音节来连接。写报告通常需要用到电脑，如有计算数字统计图表的需求，也常会用到程式软体如PASCAL、LOTUS，统计分析软体如SAS，也是不可或缺的，电脑绘图在今日已成为工商界及学术界的重要工具，文书处理更是最基本的要求，因此Word for Window、Powerpoint、Excel便成了颇受欢迎的工具。此外在英文语法、文法上的润饰与修改
6、，如能请老美帮忙会比较好。 论文、报告完成后有时会需要做解说(Presentation)，用英文来讲演对中国人来说算是一大挑战，通常课堂讲演时间为十五分钟到三十分钟，若是论文囗试则至少一小时。投影机及麦克风的使用对讲演的效果有很大帮助，正式讲演前多预习几次，时间宜控制适中，上台时忌讳低头拿着报告照念，需留意听众的反应，切中主题，避免太多数字的导引。英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。 混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。 齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成： (1)信头The heading信头是指信纸上印刷或
7、打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。(2)编号和日期The reference number and the date方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号） 日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法)；1，Ma
8、y，1998(英式写法)。 (3)信内地址The inside address与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置24行，也可在签字位置下24行。 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。(4)称谓The salutation在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用DearSir or Mada
9、m 称呼收信者。 收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。 (5)开头语The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。(6)正文The body of the letter正文的地位和内容与中文书信相同。在英文
10、商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。 (7)结尾语The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。(8)结束语The complimentary close英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaith
11、fully等；若收信者为个人，则常用：Yourssincerely，Sincerelyyours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。 (9)签署The signature 签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：ChairmanoftheBoardofdirectors(董事长)，President或Genera1Manager(总经理)，Director(董事)，Sta
12、ndDirector(常务董事)，Manager(经理)，HeadofDepartment(职员)，Manageress(女经理)，HeadofaDepartment(处长)，Sectionchief(科长)等。 需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。 （10）、附件 Enclosure 如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。 例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading(11)其它 商业信函除上述内容外，还经常遇
13、到以下情况： 写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。 写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。 为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。 为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。 如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscrip
14、t的缩写)引导。 对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期May,20,1998,收信人Mach&.Welson，地址340CamedleAveKemlworttl，N.T,注意Attn：Mr.JackG.Johnson SCHARFMANBROS.INC CABLEADDRESSExport一ManufacturersTELEPHONES信头HEMPSTSRepresentatives一Importers(516)292一1750 Sauco393FRONTSTREET TELEX:96-7725HEMPSTED NEWYORK11550称呼DearSirs。 ThankyouforyourinterestintheMEYLANlineOfstopwatches，timingdevice，etc。 信文： WeareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesforMEYLANCORP。 P1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。 信尾谦称Verytrulyyours， 公司名称SCHRTFMANBROS.INC. 签字 写信人姓名MichaelSeharfmah 写信人职务Manager 发信人及打字
