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1、中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南（试行）办公厅二一一年十二月编 制 说 明为规范建设项目文件的整理与归档要求，提高建设项目档案质量，集团公司办公厅根据国家及集团公司有关标准规范，结合集团公司档案工作实际，在2010年11月中国石油天然气集团公司建设项目文件归档要求与档案整理操作指南（征求意见稿）的基础上，总结了近几年来建设项目文件、档案管理的经验，并征求了有关油气田、炼化、管道储运等单位的意见，编写了中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南（试行）（以下简称指南），供各单位档案管理人员和项目文控人员在工作中参考。指南共分为八部分，第一部分规定了指南的适用范围；第
2、二部分为规范性引用文件；第三部分为术语和定义；第四部分规定了各参建单位对项目文件编制、收集、整理等工作职责；第五部分规定了项目文件的收集范围；第六部分规定了项目文件编制、整理、归档要求；第七部分为附录，对招投标文件排列顺序、建设项目竣工文件等常见问题进行了例举；第八部分为附表。指南在编写过程中，虽经反复斟酌，疏漏之处在所难免。希望各单位在使用过程中，对指南提出宝贵意见，以便今后修订和完善。目 次1 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 职责 35 项目文件的收集范围 56 项目文件编制、整理、归档要求 56.1 项目文件编制要求 56.1.1 项目文件质量要求 56.1.2 项目
3、施工文件主要内容、格式、编制要求 66.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用 66.1.4 项目监理文件编制要求106.2 项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求106.3 项目竣工文件整理要求136.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求136.3.2 案卷编目要求156.3.2.1 卷内文件页号的编写156.3.2.2 案卷外封面的编制166.3.2.3 案卷内封面的编制196.3.2.4 卷内目录的编制216.3.2.5 卷内备考表的编制216.3.3“案卷/件”装订要求 226.4 项目文件归档要求236.4.1项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求 236.4.2
4、项目竣工文件的归档审查程序246.4.3 项目竣工文件的归档要求256.4.4 设备随机文件的整理、归档要求256.4.5 其他项目文件的整理、归档要求276.4.6 归档手续及归档目录的编制287 附录附录1 招标文件排列顺序（参考）30附录2 施工阶段监理工作的基本表式31附录3 建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总328 附表附表1 案卷外封面34附表2 炼油化工建设项目施工文件案卷内封面（交工技术文件封面）.35附表3 炼油化工建设项目竣工图案卷内封面36附表4 炼油化工建设项目监理文件案卷内封面37附表5 油气田地面建设项目施工文件等案卷内封面38附表6 油气田地面总承包项
5、目施工文件等案卷内封面39附表7 卷内目录40附表8 卷内备考表41附表9 盒内备考表42附表10 施工文件及竣工图质量审核报告（参考）43中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南（试行）1 范围本指南规定了中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档的要求和方法。本指南适用于中国石油天然气集团公司所有新建、扩建、改建等建设项目文件整理与归档工作。技术改造项目参照执行。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最
6、新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求GBT 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB 50319-2000 建设工程监理规范DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 22-2000 归档文件整理规则中油办2010187号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定3 术语和定义下列术语和定义适用于本指南。3.1 建设项目建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组
7、织形式、实行统一管理的单位。3.2 单项工程建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3 单位工程具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.4 项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.5 项目前期文件工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.6 项目竣工文件项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工
8、文件、项目竣工图和项目监理文件组成。3.7 项目施工文件项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.8 项目竣工图项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.9 项目监理文件监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.10 项目竣工验收文件项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.11 交工技术文件施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目施工文件的重要组成部分。3.12 项目文件归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向
9、建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。3.13 项目档案经过鉴定、整理并归档的项目文件。4 职责4.1 建设单位（业主、项目法人）职责4.1.1 负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作，负责项目档案的移交工作。4.1.2 将项目文件管理工作纳入合同管理。在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关要求，以及整理与归档责任。4.1.3 项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。4.1.
10、4 将项目文件管理工作纳入项目结算管理。建设单位财务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续。4.1.5 建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。4.1.6 建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案管理部门归档。4.1.7 建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。4.2 勘察、设计单位职责负责收集、积累勘察
11、、设计文件，并按规定向建设单位相关部门提交有关设计基础资料和设计文件。4.3 施工单位职责负责编制、收集、整理施工文件及竣工图，并提交监理单位、建设单位项目管理部门审核后归档。4.4 工程总承包单位职责负责审查、汇总各施工分包单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图，并统一将其提交监理单位、建设单位项目管理部门审核后归档。负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，并提交建设单位项目管理部门审核后归档。4.5 工程质量监督机构职责负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并向建设单位档案管理部门归档。4.6 监理单位职责负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整理好的案卷报
12、送建设单位项目管理部门审核后归档；负责督促、检查施工单位/工程总承包单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。4.7 试运行单位职责负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件，并向建设单位档案管理部门归档。5 项目文件的收集范围执行中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定“建设项目文件归档范围和保管期限表”。6 项目文件编制、整理、归档要求6.1 项目文件编制要求6.1.1 项目文件质量要求6.1.1.1 项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。6.1.1.2 项目文件必须与工程实际相符，并做
13、到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要。项目文件的完整是指按中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定“建设项目文件归档范围和保管期限表”所确定的内容，将建设项目建设全过程中应该归档的文件归档，各种文件原件齐全。项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。6.1.1.3 项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（210mm297mm），图纸宜采用国家标准图幅。6.1.1.4 项目文件所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国家有关规定。6.1.1.5 项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。6.1.1.6 项目文件要做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。6.1.1.7 录音、录像文件应保证载体的有效性。6.1.1.8 电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。6.1.2 项目施工文件主要内容、格
