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1、日用公文的含义、功用、类别、特别及写作意义一、概说 (一)日用公文的含义、功用、类别 1含义、性质和功用 日用公文，是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称；由于它是机关体系处理日常事务、日常交流信息的应用文体，又被称为机关、日常事务文书，与公文处理办法规定的狭义公文有种种功用、规格上的区别。它主要包括简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、报表、介绍信、礼仪函电等等。 日用公文，是机关关办理日常具体事务、传递递信息、联系工作、总结推推广经验、处理机关之间和和机关内部各种关系的一种种轻便文字工具。它的文种种、体制、制发、效能等，是在机关工作实践中约定定俗成而由机关自身确定的的，不像正式公务文
2、书那样样经有关机关用法定文件规规定下来。因而，它在经由由法定机关批准或作为正式式文件发布之前，不具正式式公文的法定效能，只在发发放机关权限之内有一定的的行政效力。如，某机关发发生了火灾，烧毁了车库和和汽车，立即写份简报给上上级和有关机关，不能等一一切调查清、安顿好再正式式写报告，但这简报不能代代替对整个火灾原因、情况况、预后处理的正式报告，更不能代替购车、建库的的请示；上级机关接到简报报，只是“知道了”，可以以不批复，也可以仍作为简简报转发，提请各部门注意意防火，但不能代替处分决决定或批示，更不能代替对对购车、建库的批复或正式式行文各单位检查防火工作作。 日用公文的有些些文种，像简报等，在某些
3、些系统曾经被列为正式文件件，但也把它们划归“参考考性”文件而与“指使性”文件相区别，现仍划归日日用文书。 2类别别 日用公文，种类繁繁多，既无法定文种，又无无法定分类。我们从写作角角度看，现在机关应用的所所有文字材料，大体有三个个类型，每个类型包含若干干种。 (1)文章型型：即具有一般篇章结构形形式的狭义文章。日常用的的有简报、调查报告、计划划、总结、会议报告与讲话话稿等。 (2)条款款型：按条款格式结撰而成成的，像机关企业里的规章章制度、公约守则等等。其其中章程、条例、规定是正正式文件。 (3)表表格型：即，有固定格式的的简单文字与报表，多是先先印好表格或特定项目，用用时临时填写。像统计表、
4、介绍信、请柬、条据等等等。 现在主要介绍文文章型的日用公文，条款型型的可参照通用公文写作中中的“条例”、“规定”，这里选一两种简介。 (二)特点 日用用公文，作为广义公文(机机关应用文体)的一种，与与狭义的正式的通用公文有有区别、有分工而又相辅相相成。它能解决不宜或不必必正式行文而又需形诸文字字的问题，起正式发文之外外的作用。它在广泛而快速速传布信息方面与新闻文体体作用相近，但又不能超出出机关体系的范围，有一定定的保密性。然而，它在必必要的情况下，随时可以经经过一定手续而转化为正式式公文，或转化为新闻报道道公诸报端。事物是在比较较中存在的，我们在比照中中可以更好地把握日用公文文的特点。 1事务
5、性和和简便性 日用公文快速传传递信息等性能和新闻文体体相近。有的文种，如调查查报告，同时亦属新闻文体体，除了组织、人事方面或或有保密内容者以外，也可可以在报刊上公开发表；有有的文种，像简报，稍稍改改动即可以作为消息发表，大会开幕式的简报往往成成为报上的新闻稿；有的可可直接见报，会议报告、讲讲话稿就是，按语可随主文文登报，亦可改为短评；有有的文种，像计划、总结，也可用新闻工具发表或改改作报道。随政治透明度的的提高，这种情况会越来越越多。但日用公文总的是与与新闻文体不同的，这不同同在于它的事务性，它是用用来办理机关公务的。 事务性即办理公务这一一点，与正式公文相同，其其区别在于它办的是日常事事务性
6、的公务，手续简便、轻捷快速，一般不具法定定效能；而正式的通用公文文处理的是郑重的大事，有有严格的制发程序，需经主主要领导人审核签发，具有有法定效能。 2定定向性与范围性 新闻闻是向全社会发布的，谁接接受都可以，甚至可以超越越国界；日用公文虽然有的的也可以作为新闻面向全社社会，但它本质上是有特定定的适用范围，发放有定向向性。即，每一份都在一定定范围内使用，范围可大到到全党全国，但还是有范围围；每一份的读者都是特定定的，同时有它使动的目的的，不是看了就完。如，一一封介绍信，是向特定机关关介绍特定人员的特定情况况，通常是作为机关证明所所介绍的是何人、任何职、去办何事、要求给予何种种帮助和接待等。它和
7、也是是介绍人物的人物通讯不同同，和个人的工作证、身份份证也不同，那是随便给什什么人看的，也没有附印上上什么特定的要求。又如，传递信息的简报，有它的的发放范围和方向目标，即即，这份简报报给哪些领导导、送到哪些单位，都有明明确规定，打破发放常规的的要特意注明。它不是发向向全社会的，如要在报纸、电台发表，具备公开发表表的意义而又无需保密才行行。总之，日用公文不是新新闻，即使在政务公开的情情况下，也必定有一些不宜宜或不必在社会上公之于众众的。 3参考性和引导导性 日用公文，虽然也是是办理公务的广义公文，但但它与“正式公文”存在不不同。首先就是它没有通用用公文那种法定的权威性、强制执行作用。如，介绍绍经
8、验的简报或总结，只是是供有关部门参考，得到启启发；领导机关可以用来引引导工作向哪里发展。但是是没有非要人家照办不可的的效能，不能在检查工作时时说：我们发了简报，你们们为什么不照办!日用公文文只具有对其他单位的引导导性，不能要求甲省按乙省省的规划行事；而对机关内内部只有行政约束力，违背背了“服务公约”、“图书书借阅办法”等，跟犯法不不同。当然，在实施范围是是不容违背、破坏或执行不不力的，要受行政批评、处处分，但不一定构成法律犯犯罪，后果构成犯罪，那是是超出规章、计划之外的责责任事故了。当然，也与违违法渎职不同。如，未办好好财务手续就取款办事或超超规定用车，违背了本单位位财务制度或用车章程，可可以
9、批评、处罚，但与违法法犯罪不同。又如，简报和和总结中反映了谁受了批评评和表扬，不等于正式的通通报批评或通报表扬，涉及及者不必在填表时填上受到到过通报批评或通报表扬，而“通报”后与此不同。 4规范性与灵活性 日用公文在机关应用文章章中是最为灵活的一种，当当然，它也有大体的规范，写什么不像什么是不行的的。但它的活动余地最大，最易发挥创造力，而不必必死守固定格式，也可不用用公文术语或专门术语。它它最忌“匠气”，写出来的的千篇一律，像工匠做的器器皿、茶杯一样。像简报，经常出甚至天天出，不宜宜一个模子，不宜穿一样靴靴、戴一种帽；调查报告，天南地北、三百六十行，所遇情况千差万别，也不不可按谱填词，像有些单
10、位位那样都写成“十四件大事事”的模仿之作；而应从实实际出发，在格式写法、繁繁简详略、结构安排、开头头结尾、语言口号等方面多多一些变化，写得活泼生动动，能读得下去听得进去。 (三)日用公文写写作的重要意义 社会会上和机关里少数人不重视视日用公文书写作，是由于于偏见和缺乏知识引起的误误解。日用公文在机关应用用文章担负的治理国家、管管理社会、推动改革的重要要任务中，具有基础性的无无可替代的作用。它被称为为机关工作中“基础性文书书”，可从以下三个方面理理解： 1机关基础础工作的重要方面 机机关的基础工作是办事，贯贯彻决策、处理事务解决问问题，在各机关之间和机关关内部联系、沟通、协商、调剂。在完成机关基
11、础工工作中，使用的重要工具就就是各种日用公文；没有它它就难以工作。如果写得“少、快、好”，办事效率率就高，就有助于完成好工工作；如果马马虎虎，拖拖拖拉拉，用来扯皮，就会影影响工作效率，造成损失；至于用来打埋伏、欺上瞒瞒下，就是不正之风，要受受到惩处。所以要做好工作作，必须写好事务文书。 2机关决策基础的的组成部分 决策是机机关的重要职能和工作，但但决策正确与否、切实可行行否，决定于决策的基础。这当中，日用公文是提供供信息、情况的重要桥梁，还可以作为决策反馈或作作为“准决策”(如正式批批准前的计划)，听取意见见而据以调整决策。只有在在调查报告、简报、快报等等提供的信息、反馈的基础础上，在作为决策
12、步骤的计计划、总结等广泛吸取专家家、群众意见和经验教训的的基础上，才能作出或不断断调整好科学决策。当然，决策基础是多方面的，日日常事务文书是不可缺少的的组成部分。 3机机关写作基础的提高阶梯 各机关在机关应用文文章的写作水平上相差很大大，总的说是不适应改革、发展的局面。不仅无用之之文成山成灾，而且因文书书写作不严格、经济合同不不周严而引起的诉讼也时有有所闻。据在一个专区的调调查，县乡两级文书写作，合格的只占13，根本本不合格的占将近12。要写好机关应用文章，除除了随社会发展而在形式规规范上改革之外，提高文秘秘写作水平也十分重要。它它要有一般的语文基础与知知识，更需要写作的实践和和历练。刚到机关工作，最最先和最多写的就是简报、调查报告之类，只有写好好这些，才能写好正式公文文和见报文章，它是入门和和深造的阶梯。严肃认真地地揣摩、写好它，不仅有助助提高写作能力，而且可以以帮助积累知识、材料、经经验，对全面提高工作能力力、领导能力、改进机关作作风，意义都是很大的。1 / 6
