FQS-2001 C 及控制程序.doc

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1、系统名称SYSTEM:质量管理体系主 题SUBJECT: 文件及记录控制程序文件编号DOCUMENT NO.:FQS-2001PAGE6 OF 6REVC 1 目的建立公司文件和资料控制程序，使文件和资料作业得到有效的控制，确保有关部门能迅速、正确地使用文件和资料。2 范围 本公司的质量管理体系（如ISO9000）文件，这些文件包括但不局限于以下各项：2.1 质量手册。2.2 运作程序与系统性作业指导。2.2 技术资料：凡本公司产品有关的研发设计、制造、检验、测试及和生产技术等有关之技术资料。2.3 外来文件：如客户所提供的工程文件、国家标准、行业标准等。2.4 计算机数据：本公司管理体系中计

2、算机软件、网络内信息、数据。2.5 空白表格：本公司体系运作所需的表格，如表格样本。2.6 记录：填写了内容的表格及某些过期的文件。3 职责文件类型编写审批分发/回收与正本保存修改副本签收作废质量手册/程序文件管理者代表总经理文控室管理者代表各部门文控室系统性作业指导/技术资料各部门负责人管理者代表/总经理各部门负责人各部门外来文件/接受部门负责人发文部门相关部门发文部门空白表格各部门相关文件审批人主要使用部门 注：对外来文件的审批是指公司对文件适用性审批，而非对文件内容的审批。4 程序内容 4.1 定义：名称定 义受控1、用于指导生产或系统运作。2、受版次更新控制。3、盖受控章和控制分发对象

3、。非受控1、仅供参考性质。2、不受版次更新控制。接受部门收到外部机构转来或外部新购文件资料的文件主要使用部门。发文部门外来文件发出部门。收文部门公司内部文件接收部门。 4.2 质量手册/程序文件/作业指导控制：序号项目内 容1编制a、 根据管理体系需要编写新文件内容及应分发的范围。b、 经 3 职责 中相关人员签批后生效。2分发a、 按公司运作需要而复印相应文件数量。b、 正本每页在右下角位置盖红色受控章。c、 副本每页在右下角位置盖红色“受控发行”章及分发部门章。d、 分发后，文件由接收人或指定接收人签名作实，文控记录于文件收发记录表。e、 系统性文件不可用副本影印，需要时应向文控室申请要求

4、分发。f、 字迹模糊可能对文件使用者产生误导或签署不全之文件不予以分发/接收。g、 如若文件因内容或其他原因只能作暂时试用，可发行试用版，试用版有效期不可超过30天。文件盖“试用版”章，并注明有效期。3修订a、 公司任何人员均可提出文件修订申请但需由部门主管填报文件更改申请单并经 3 职责 中审批人员对需修订的内容进行评审及同意后由原文件编制部门或经审批有资格的其他人员及审批人执行修改及审批。b、 修改其中某页中文字可直接换页，并在其修改字段结尾注明修改者与日期，修改内容超过20个字以上需换版发行。文件修改部分之文字以下划线表示。c、 所有文件版次以英文字母(除 I，S，O，X 外)大写表示，

5、首次发行为A版，换版发行按字母顺序B版，C版若版次已升至Z版，则从A1A9, B1B9以此类推。试用版文件版次以正式版版号后加“X”，如“AX”。d、 由文控室制定文件清册，记录文件情况及最新修订情况。4回收与作废a、 步骤 3 中，b/c项某页或整版修订时，修改部分按分发表回收。b、 收文部门交回文件副本旧版时文控室给予以蓝色“作废”印章标记，作废文件的正本回收隔离保存，并加盖蓝色“作废保留”章，副本由文控室统一销毁。c、 正本修改换页部分由文控室盖“作废保留”章，分开存放。5保存与借阅a、 文件存放环境应保持干爽，防止潮湿、损坏、虫蛀等，有损坏应交回副本向文控室重新申请，经部门经理批准后发

6、放。b、 各部门按文件类别，分类放置，并按放置的顺序进行编目，并加以标识。c、 内部有传阅或传递要求时，按要求传阅或传递后按类别归档。d、 文件正本存放的地点必须固定且应避免闲杂人员随意进入，须用附锁的柜子，由专人保管。e、 文件在保管和使用过程中必须保持清晰，不可随意涂划。f、 文件遗失：副本遗失，部门主管主动调查，追究遗失原因，并由部门资料保管人员办理补发。补发的文件必须加盖“补发章”， 并作成记录以供查核及追踪。正本遗失，由管理者代表调查，追究遗失原因，由制定部门重新绘制原稿，遗失之原稿作废，以避免版次混淆或擅自发行。g、 受控文件正本长期保存。4.3 空白表格及记录控制：序号项目内 容

7、1编制a、 由公司体系文件编制或修订时产生，表格编号方式见 4.9 之规定。b、 由体系运作中视需要产生，由主要使用部门编制审批。2表格及形成记录控制质量记录包括但不局限于：文件发放及修改记录、产品质量检验员记录、内审记录、管理评审记录，不合格纠正预防措施、人员培训及考核记录、生产技术记录、检测仪器校准合格记录等有关质量体系管理活动所涉及的其它记录a、 记录应空白表格规定之格式填写。b、 应清楚填写记录的每一项内容，不适用部份填“不适用”或用斜线划去，当书面记录出现错误需进行手改时可用笔划除原记录，但不能将完全删除原记录或使其看不清，将正确值注明于旁边并由更改人签名及签署修改日期/不能使用涂改

8、液，贴纸或类似物质进行涂改，确保记录完整，清晰，反映实际情况。c、 各部门在接收或管理记录时，应检查记录是否填写齐全，不齐全之记录不予接收/分发或存盘。d、 电子设备内保存的记录必须满足上述要求外，还须有相应的保存密码以防止外人侵入或修改。3检索a、 记录按要求填写/收集后，由保存部门参照时间/类别/部门/产品等，按顺序分类收集/整理，并保存。b、 各部门可使用一览表/目录/索引/排序指示/加标签形式，以免错误存取。4分发a、 对于用量较少的表格采用复印方式使用，各部门需使用及分发。b、 大量使用之表格采用印刷方式，视填报的记录视具体需要分发。5修订a、 表格修订要求同4.2.3，原始表格以版

9、次A，修改以字母顺序换版。b、 表格修订后，必须使用最新版次表格记录，同时旧表格作废。6保存/回收/作废a、 空白表格样本由文控室统一保管，加盖“表单受控章”。b、 部门复印使用或印刷使用之副本不予回收，自行作废。c、 记录的保存必须：安全、保密、无损坏、丢失、变质，应存放于指定位置且方便查找。d、 各质量记录之保存期为二年以上，特殊文件记录按具体程序之规定。e、 各保管部门自行清查有无过期记录，逾期记录自行销毁。 4.4 外来文件控制 4.4.1 一般外来文件收发控制：序号项目作 业 内 容负责人1接收a、 确定所需的国家/国际标准/客户标准及收集验证外来资料之最新版本。b、 外来文件于验证

10、ok后，由文控室分类/编号并将文件名称/接收日期等信息记录于外来文件清单内及建档保存，同时，在文件正本背面盖红色受控章。接受部门负责人2分发按实际需要进行分发，在分发副本面页或每页右下角盖红色受控章及部门章。文控室3追踪各主要使用部门对可能更新版本的外来文件进行定期跟踪检测(不超过一年)，将跟踪结果交文控室填写于外来文件清单内，确保有关版本的文件为适用的。接受部门负责人4换版a、 收到最新版本时，视发文部门是否需回收，不回收则在旧版正本正面加盖蓝色作废保留章，分开存放。新版正本背面盖红色受控章。b、 需分发时，重复步骤2，分发新版时将旧版副本回收销毁。文控室5保存a、 保存方法同4.2步骤。b

11、、 外来文件发生损坏/遗失时，应由相关责任部门负责及时联络相关方予以补救。文控室/接受部门负责人 4.4.2 对于客户提供的与产品有关的外来文件，如图纸/样板/技术规范等，由相关接收部门予以记录/归类/标识及存盘，需要时还应控本程序 4.4.1 之规定对该类外来文件进行有效地控制。4.5 样板控制 样板类型/名称签发权限保存部门有效保存期限备注客户签板客户研发/品质长期客户签板给销售部，再由销售部转签。产品零件板/成品签板客户/销售部品质产品完单后三个月如客户有签板则由销售部转签，如客户未签板则由销售部负责签板。界限板研发/品质品质/生产如产品完单三个月后重新生产，则重新签板（原板实时失效）。

12、产品未完单时有更新板，原板失效。以上由文控负责保存的样板，需用部门使用时借阅，用后归还，妥善保存。4.6 非受控文件控制序号项目内 容1申请a、 任何本公司任何员工可向 3 职责 分发部门申请公司任何层次文件的非受控副本作参考用，经管理者代表批准后，方可发放。b、 客户/供货商及其它利益团体需要得到本公司任何层次的非受控文件时，由相关接洽部门提出申请，经管理者代表同意后发放。2发放文控室按管理者代表批示之申请复印需要发放份数。按申请发放非受控文件。加盖“仅供参考”章。3更新及作废非受控文件不会随着正本的更新及修改而进行更新，各部门/个人/相关利益团体使用时需向发文部门查看最新版本。 4.7 文

13、件控制印章使用及保管 序号项目内 容1印章类别两种：a、 红色：受控发行，仅供参考，部门章，补发章，表单受控章。b、 蓝色：作废，作废保留章。2使用及保管控制印章由文控室负责保管，不得借与他人或作其它用途。 4.8 计算机文件资料及记录控制4.8.1 电脑文件需参照本文件控制方法进行分类归档，针对重要文件亦需设定文件/记录保护密码和进行磁盘拷贝备份，同时应视需要进行打印成书面文件保存。4.8.2 为防止电脑文件被病毒入侵以损坏所保存的文件资料及记录，除电脑要安装防毒软件外还应对电脑进行必要的检查保养，以确保其能正常运作。4.9 文件及表格编码方式类别编号格式负责人质量手册FQS-1001管理者

14、代表程序文件FQS-（20012999）技术资料/作业指导FQS-（30013999）表格/记录QS-F（001999）4.10 特殊类型的用于某些作业活动的具有指导或宣传/教育意义的图片资料之控制。4.10.1各部门可根据不同工种/工序之作业活动的简易程度和方便作业人员执行有关作业活动及有利于有关管理活动或制度的实施，经管理代表批核后安排购买或制作。4.11 文件资料(包括样办及特殊类型的指导/宣传教育用的图片资料)之遗失处理办法：4.11.1 副本遗失：4.11.1.1 遗失部门主管主动调查，追究遗失原因，如需补领则需书面申请并经管理代表批准后于文控室补领。4.11.1.2 补发的文件必须加盖“补发章”， 并作成记录以供查核及追踪。4.11.2 原稿遗失：文控室遗失原稿，由人力资源部调查，追究遗失原因，由制定部门重新绘制原稿，遗失之原稿作废，以避免版次混淆或擅自发行。4.11.3 当补领后又找回失去的文件资料时应及时将所补领的文件资料交回文控室。各部门人员拾获文件的原稿或副本时，必须主动缴回文控室，不得私藏或擅自使用。 5 相关文件质量手册