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1、高速总监档案资料管理办法12020年5月29日文档仅供参考三明长深高速公路连接线J1总监办档案资料管理办法(试行)厦门市路桥咨询监理有限公司J1总监理工程师办公室 2月28日目 录第一章 总 则3第二章 内业资料管理制度3一、内业资料管理机构3二、档案室人员及硬件设置情况3三、内业资料管理制度4四、监理人员岗位职责4第三章 内业资料的收集范围及有关要求5一、收集范围5二、内业资料分类6第四章 内业资料管理要求7一、单位、分部分项工程工序检验评定资料7二、工程照片管理8三、监理人员离岗时资料整理及交接11四、内业资料缺失错漏11五、档案室应建立台帐及目录11第五章 内业资料管理具体规定11一、基
2、本要求11二、内业资料填写具体要求12三、单位、分部、分项工程划分要求14四、各种开工报告的内容规范化要求14五、监理日记的填写要求18六、现场分项工程抽检资料清单19七、其它要求32(一)旁站日记、旁站记录33(二)表格编号(参考)33(三)表格几种定义:33第六章 常见表格填写示例34一、监理工作用表34分项工程开工申请批复单 监表236检验申请批复单 监表537工 作 指 令 监表638中间交工证书 监表1139二、现场质量检验表40钢筋加工及安装现场质量检验报告单 检验表3041钻孔灌注桩现场质量检验报告单 检验表2542三、施工原始记录表43钻孔桩原始记录 施表-2744钻(挖)孔桩
3、地质柱状图 施表-3045终孔后灌注砼前检测记录(钻孔桩) 施表-3146水下混凝土灌注施工记录 施表-3447四、评定表48分项工程质量检验评定表49分项工程质量检验评定表 数据汇总表50第七章 常见台帐示例51第一章 总 则一、工程项目内业资料是建设全过程的真实记录,是整个工程建设的一个重要组成部分项目竣工验收内业资料必须保证其全面性、准确性、闭合性、真实性和可追溯性等特点。二、总监办内业资料归档采用投档制,为了确保内业资料准确、完整、及时地反映工程进程,根据交通部JTGF80/1 、及我司等有关文件的规定,结合三明长深高速公路连接线工程的具体情况,制定本办法。三、总监办从工程施工准备阶段
4、、经施工阶段、到竣(交)工阶段,应保证内业资料管理与工程施工同步进行,对于归入竣工文件的各种文字记录、图、表、声像资料等各种形式和不同载体的监理资料,均列入工程监理档案归档范围;在工程施工监理过程中,按照规范化的管理要求,及时收集、整理内业资料,在工程外业验收或工程移交使用后三个月内完成内业规范整理,达到竣工归档的要求。四、内业资料作为每个监理人员绩效考核的重要内容之一,与监理人员的绩效考核密切挂钩。监理人员应及时做好职责之内的内业资料工作。 在人员有异动时,监理人员应将与外业同步完成的内业资料进行移交,待交接人查收、移交完成后方可异动。五、本办法由三明长深高速公路连接线J1总监办编制,从 2
5、月28日起之日起执行。第二章 内业资料管理制度一、内业资料管理机构总监内业工程师合同部负责人负责人综合部各专业监理工程师师监理员、试验员、测量员、安全员等驻地组为确保内业资料全过程、科学化和规范化管理,总监办设置内业资料管理组织机构,成立内业资料管理组织,并制定与管理组织相应人员的职责及奖惩措施,做到内业工作统一领导、分级管理,责任到人。如下图1.1所示。工程部图1.1二、档案室人员及硬件设置情况 档案室设于三楼,面积超20m2,文件架三个,每个尺寸5层(40100cm),共计15层;另各部室配置至少一组档案柜。档案室硬件设施,满足我办内业资料建档要求。三、内业资料管理制度1、总监办内业资料管
6、理采用投档制,即按照单位分部分项工程划分情况,根据公司内业资料管理办法,先将所需资料档案盒建立空档,根据工程进展情况,由各部室每月定期将已完资料汇总到档案室,由内业工程师进行归档登记,并建立台账。一个月内完成档案盒建立。2、施工台账制度,各专业监理工程师,应建立工程施工台账,及时补充更新,台账除了反应图纸设计参数外,应体现验收及计量等情况;3、图书借阅制度,图书按照部门进行借阅,由部门负责人统一管理,部门与综合部办理领阅手续,部门与借阅人办理借阅登记并报备综合部;4、文件处理制度,综合部对所有来文进行登记,并对原文进行扫描,制作电子文档;上传至共享文件夹,供查阅用;四、监理人员岗位职责1、总监
7、/驻地监理工程师内业管理职责(1)总监/驻地监理工程师为项目内业资料管理第一责任人,对项目内业资料质量和整理及时性向公司负责。(2)负责成立内业管理组织机构,任命内业工程师(专职或专监以上人员兼任)。(3)负责监督、检查内业工程师工作,为内业工程师提供支持。(4)负责定期检查下属人员监理日记(驻地组长或专监),每月5日前将前述人员上个月日记交内业工程师。(5)工程收尾阶段负责组织内业资料系统性收集、整理、检查、整改和完善,配合上级部门做好内业验收工作直至经过验收。2、内业工程师管理职责(1)内业工程师作为项目内业资料管理专员,对项目内业资料质量及整理的及时性和完整性向总监/驻地监理工程师负责。
8、(2)负责监督、检查监理人员内业管理工作(包括配合各有关部门、总监办对施工单位的内业进行检查),定期组织系统性内业资料检查,督促、跟踪各专业监理人员及时对存在的问题进行整改。(3)监督、检查文秘人员对管理类文件的管理,督促、跟踪文秘人员对文档管理中存在的问题进行整改。(4)定期向总监/驻地监理工程师汇报项目内业管理状况,提出改进建议。(5)工程收尾阶段协助总监/驻地监理工程师组织相关专业人员,按竣工文件归档要求进行内业资料系统性收集、整理、检查、整改和完善,配合上级部门内业验收。(6)督促、检查各部室、各专业内业资料(含工程照片)的收集、分类、归档情况。3、专业监理工程师内业管理职责(1)负责
9、所分管专业内业资料形成、收集、分类、整理和归档等管理;(2)负责指导、监督、检查下属监理员(含试验员、测量员)的内业管理工作,及时收集现场签证资料,进行复核签字。定期将形成的内业资料提交内业工程师检查、归档。(3) 负责每月指导、检查监理员监理日记,提出改进意见,并督促改进。(4) 认真填写监理日记,每月3日前将上个月监理日记交上一级审查。(5)定期收集下属人员监理日记,每月5日前交内业工程师归档。4、 监理员内业职责(1) 监理员负责所分管段落的内业资料的形成,必须保证内业资料与现场施工同步,原则上资料尽可能当天现场签认,最多不得超过三天。(2) 需上级进一步签认的资料,监理员必须及时将其提
10、交相关人员签认,定期(不超过一周)将整理形成的内业资料报专业监理工程师检查。(3)认真填写监理日记,定期每月3日前将上个月监理日记交专业监理工程师审查。 (4)做好各种台帐,如工序检查验收台帐、计量台帐等等。5、 文秘人员内业管理职责(1) 负责项目管理类文件的管理,负责收发文管理,按照竣工文件归档要求进行文件收集、分类、编目、归档、保管,其它人员借阅时进行借阅登记,避免文件丢失。做好收发文登记台帐等各种办公室台帐。(2) 配合内业工程师对其它内业资料进行分类、编目、归档、保管,其它人员借阅时进行登记,避免资料丢失。(3) 工程收尾阶段负责对管理类文件进行系统性检查、整理、完善,配合上级部门内
11、业验收。(4) 完成总监/驻地监理工程师交办的其它内业管理方面的工作。第三章 内业资料的收集范围及有关要求一、收集范围根据福建省高速公路建设总指挥部文件 闽高路办 46号的规定,对内业资料的收集、分类等摘抄如下:福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限序号归 档 文 件保管期限39工程监理391监理大纲、监理规划、细则及批复;监理资质、人员机构;施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审;施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核,施工进度、延长工期、索赔及付款报审;协调会审纪要,指示;监理大事记、日志、日记、备忘录;监理月报、监理总结;工程进度计划、实施、分析统计文件;变更价
12、格审查、支付审批文件;工程质量事故、施工安全事故报告;监理过程中监理单位与业主及施工单位的所有来往文件长期392工地例会纪要、监理通知、监理指令;工程材料监理检查、复检、试验记录、报告;各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录;施工质量检查分析评估永久393监理工作的计量与支付长期二、内业资料分类各项目监理部应根据项目组织机构设置情况,对属于归档范围内的资料按照部门划分情况进行分类,由各部门按专业进行收集和归档,内业工程师根据分类情况定期检查内业资料完成情况,将检查结果汇报项目监理部负责人。归档资料按部门分类收集示例:部 门分 类 收 集合同部 391-施工计划、施工进度、延
13、长工期、索赔及付款报审;391-工程进度计划、实施、分析统计文件;391-变更价格审查、支付审批文件;393-监理工作的计量与支付工程部/ 监理组391-施工组织设计、施工方案、技术措施审核;391-工程质量事故报告;392-各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录;392-施工质量检查分析评估;391-施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审;392-工程材料监理检查、复检、试验记录、报告;392-各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录;综合部391-监理大纲、监理规划、细则及批复;391-监理资质、人员机构;391-协调会审纪要,指示;391-监理大事记、日志、日记、备忘录;391-监理月报、监理总结;391-监理过程中监理单位与业主及施工单位的所有来往文件;392-工地例会纪要、监理通知、监理指令;其它室391-工程施工安全事故报告;各部门专业工程师应在总监/驻地监理工程师和内业工程师的要求和组织下,统一好各自内业规范化管理,建立好各自的内业资料管理台帐。归档资料按专业分别负责整理资料示例:合同专业计量台帐,变更台帐,流水帐,监理日记,各种计量、支付报表报告,变更、索赔相关资料;路桥隧专业内业台帐,监理日志(如有),监理日记,开工报告,报验单,检查检验资料,声像资料,中间交工证书,单位/分部/分项
