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1、合同管理系统用户手册北京团信科技有限公司2010.09 一 概述1.1 简介北京团信科技有限公司的“合同管理系统”由传统手工方式向现代信息化方式转变，有效地提高工作效率，实现合同管理工作规范化。通过对合同订立准备、审批、签订、履行和归档等环节的管理，加强对地区企业经济活动的监控力度，避免不必要的经营风险。利用合同查询、统计和分析，及时、准确了解整个的合同信息及其状况，为企业经营管理服务。合同管理系统包含了合同准备，合同订立，合同履行，合同终结四个模块，实现了对合同全生命周期的管理，相对人管理、合同授权管理，方便快捷的为系统提供了必要的支持，同时系统提供了个人工作助理以及查询统计功能，方便企业对
2、合同进行分析与统计，生成各种报表。1.2 用户登录与退出登录：打开IE后在地址栏输入合同管理系统的网址，输入用户名密码，点击【回车】进入登陆界面。 退出：点击右上角的【退出】按钮或者直接关掉浏览。二 个人信息修改2.1 功能简介为用户跟人相关的事项提供便捷操作，将用户权限范围内的各项工作集中在这里显示，便于用户操作处理。包括待办事项、已办事项、运行简表、通知公告、用户信息、办公代理、预警提示、个人提醒设置。包括：待办事项、已办事项、运行简表、通知公告、用户信息、办公代理、预警提示、个人提醒设置。如三 项目管理由项目信息维护人员在项目信息模块将领导关注程度较高的、投资额较大的重点或其他热点项目在
3、此维护，可以对项目进行新增、删除、修改、查询等操作完成对项目信息的管理工作。3.1.1 新增项目用户登录后点击菜单栏中“合同准备”下的“项目信息”，在左边工作区中点击【新建】按钮，。项目信息维护人员，单击【新建】按钮，项目信息新建页面中对项目相关信息进行录入。 “有效”指当前项目信息是否有效。系统默认信息为“有效”，无效的信息在准备环节中的项目信息选择页面不可见。“公开范围”是指该信息可让哪些单位或部门可见，即在合同准备选择项目信息时可供查询。默认的“公开范围”为当前用户。点击“公开范围”的【选择】按钮，择公开范围中选择公开范围。可供选择的范围是用户所在单位内的所有部门以及下属单位。选择完成后
4、，点击【确定】按钮，返回项目信息新建页面。项目信息录入完毕后，点击项目信息新建页面的【保存】按钮，完成此操作。 3.1.2 修改项目进入项目信息修改页面，页面样式与新增项目信息页面类似，只是已经存在的信息自动显示，可以对项目信息进行修改，修改完成后点击【确定】按钮保存修改结果，点击【返回】按钮取消修改。3.1.3 查询项目信息用户可以根据“项目名称”、“立项年度”、等相关信息查询项目信息。四 合同起草合同起草是合同系统中合同发起的唯一入口，合同主办部门经办人经过与合同相对方就合同相关条款等信息协商达成一致后，需要与对方签订纸质合同前登陆系统发起合同。4.1 合同起草信息新建用户登录系统后，点击
5、菜单栏中【合同准备】下的【合同起草】，在右边工作区中点击【新建】按钮，如图6.2所示。图6.2一般合同订立准备工作区新建一般合同订立准备，按照实际情况填写要素信息，具体操作步骤如下：1. 填写合同基本信息。如图6.3所示。在合同基本信息中，填写合同名称、标的、计划金额、有无预付款、选择主办部门、所属项目、等信息。“单位归属”：系统根据用户所在的组织机构自行判断。如果该用户存在多个归属，由用户手动选择。“资金流向”：当资金流向为“支出”时，系统自动隐藏“选商方式”一级类别中的“投标”，并且“签约依据”为必填项。资金流向为“收入”时，系统自动隐藏“资金来源”，“签约依据”为非必填。2. 选择所属项
6、目选择“所属项目”时，点击【选择】按钮弹出如下图6.4所示的界面。用户可以录入“项目名称”、“创建人”、等查询条件来查询项目信息。选中查询到的项目信息，点击【确定】按钮，完成此操作。如果在项目信息列表中没有查询到相关信息，用户可通过【新建】按钮进行新增项目操作（用户需要具有新建项目信息的权限）。具体操作见新增项目信息。3. 选择标的明细如果该合同为一般的物资采购合同，请点击【选择】按钮选择标的明细；如果该合同为物资供应处的代储代销类合同中的代储费用收取合同，请点击【引用】按钮选择标的明细。点击“标的明细”的【选择】按钮， 点击“编辑标的明细”的【选择】按钮，弹出如图6.7所示页面。标的明细来源
7、有两种方式：一为手工：由用户手动选择物料信息。二为ERP：从ERP选择订单，带出订单中的物料信息。 “身份证号”、“所在部门”、“联系电话”、“所在单位”、“职务”可由我方签约代表带出，没有带出信息的可由用户手动填写。五 合同签订合同订立主要包括订立发起、合同审查审批、合同打印、合同签署、合同盖章备案，发送合同（跟ERP接口相关）。订立发起提供了生成/修改合同文本，设置履行提示信息，上传合同附件及送审功能。六 合同进展合同进展跟踪记录合同执行情况。合同生效后，合同主办部门可根据合同具体履行情况办理“收款”、“付款”、“变更”、“转让”、“终止”、“临时归档”、“中止”、“履行完毕”、“合同变更
8、备案”、“合同转让备案”、“发送付款申请”、“付款录入”、“预警设置”等业务。系统提供合同付款、变更、转让、终止等业务的申报及审查审批功能。6.1.1 合同收款进展合同收款进展是指经办人将资金收入类合同的相关收款信息录入系统。6.1.2 合同付款资金支出类合同，在达到付款条件后（何时到达付款条件由合同经办人自行判断），经办人填写履行结算申请表（履行结算反馈表），包括验收情况分析及验收人意见或附验收报告、本次付款金额、付款类型等信息，提交相关业务部门审查、领导审批。审查审批通过后，财务部门根据审查结果办理付款（此业务可在各单位选用）。6.1.3 合同终止合同终止包括合同解除（单方、双方）、合同无效和其它（债务相互抵销、债权人免除债务、债权债务归于一人等情形）情况导致的合同不同正常履行，合同经办人发起合同终止申请，根据业务需要提交解除协议，审查审批完成后盖章确定并备案。合同终止后不能办理履行状态下的其它业务，如收付款、变更等，只能由合同经办人办理合同终结程序。七 查询统计报表7.1.1 统计报表生成的合同总金额、总份数等统计数据。可以进行“导出”操作，方便操作人员将生成的图表保存在个人计算机上。点击“查询统计”对所需要的书记进行统计分析。
