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1、招标采购管理制度下发层级：_发布时间：9月3日编 码：TYBGS1201类）、技术协议（如需）、功能模块、工期要求、技术标准、验收标准，图纸 （按需）、预算、供应商技术评定、系统的底层源代码采购要求、系统部署 方式等资料。（一）需求说明1. 采购立项的需求明细表（附件1）填写采购的产品必须为同类产品， 严禁跨类别及拼凑物品在一张需求明细表中提报；2. 品牌、规格型号、档次、材质、数量、技术参数、种类、具体采购时 限等应详细列清，同时推荐不少于3个档次相近品牌的详细信息；3. 任何招标都要有技术标准，没有或不明的情况下不允许招标。技术标 准以需求部门或技术部门提供为准。需求部门和技术部门必须建立
2、相应的 技术标准库；4. 对于固定资产类物资采购，上报立项申请前应与行政固定资产管理 专员核查库存，上报需求明细表时应标明库存情况；5. 对系统类采购，需求部门技术交流过程中需邀请供应商进行系统演 示，技术评定中需包含供应商系统产品演示情况。技术协议中需提供明确的 业务使用需求及系统建设方案。以上资料齐全后采购室方可进行采购定标 及合同签订。需求部门和技术部门要对提报的资料和供应商负责。如因技术 资料错误或变更导致废标，对公司造成的损失和责任由需求部门和技术部 门承担。同时需求部门和技术部门对参标的单位必须进行技术评定，明确筛 选出可满足我司技术要求的合格单位和不合格单位，如后期因技术评定问
3、题导致废标，相关损失和责任由需求部门和技术部门承担。采购室应完全按 照通过公司审批的技术资料进行招标，若采购室未经需求部门及技术部门 确认私自修改技术要求与供应商洽谈，未在定标签报中说明，造成损失和责 任由采购室承担；6. 公司各部门、各分支公司结合实际情况上报采购需求，能量化的采购 项必须进行量化。（二）验收标准1. 所有供货类、安装类采购，需求部门上报时必须有验收明细（详见后 附4）,要求如实填写供货时间、规格、型号、数量、材质、品牌、档次等 必要内容，以及性能参数、备品备件要求、工艺要求等技术类内容，技术类 内容必须包含技术协议所有要求及标准，验收内容可根据合同增加，表单制 定完毕后需上
4、报公司批转采购室门进行采购，便于日后合同执行和验收。2. 需求部门需认真填写验收明细，采购室对于不符合使用标准的地方 提出异议时，需求部门必须当日进行回复。如验收明细制定存在问题，属需 求部门提报不清的，导致采购物品不合格的，由需求部门承担此项疑用。各 部门必须按照提报的验收明细进行验收，原则上无验收明细的，不得验收； 如予以验收，造成的损失由各部门验收人员自行承担。凡是送货到我司现场 出现品质问题不合格的，厂家一律拉入黑名单不再使用。3. 需求部门在物资采购到货或施工工程验收时，要严格按照提报的技 术标准、验收标准执行，若未按提报的技术标准、验收标准进行验收，给公 司造成损失，则由需求部门承
5、担。4. 所有系统类、开发类采购，需求部门上报时必须明确验收标准，验收 交付物包括但不限于需求分析说明书、概要设计文档、详细设计文档、测试 报告、系统全部源代码、数据模型、技术架构说明书、开发手册、运维手册、 操作说明书、培训文档及知识转移等。具体以甲方公司要求的项目交付物为 准，见附件项目交付物清单。（三）供应商推荐1. 我司要求在阿里巴巴、天猫、京东、国美、苏宁等线上平台及线下同 时寻找单位参标。选择单位优先考虑我司已合作过较好单位，其次考虑实力 及资金能力较强且合作意向较高的单位（未合作过）。招标前要求进行查找 及筛选参标单位，时限不超过3天对新寻找的供应商要进行认真审核，要 验证其资质
6、文件、业绩、技术能力、规模、行业排名等确认其真实性可靠性。（1）参标单位的资质应与我司项目需要相匹配；（2）参标单位提供的业绩应是该公司最近三年内的成果；（3）与我司合作情况审核，如：与我司合作过项目名称、合同签订日 期、合同价款、是否已结算、是否存在合同纠纷或正在进行项目的付款情况、 合作情况。与我司正在合作的单位（指未结算完成），合作的项目原则上不 允许超过两个，如超过此范围，必须单独上报，经公司批准后才能参标；（4）公共关系审核，如：邀请该公司的信息来源途径、横向关系（即 与社会人员的关系）纵向关系（即与我司人员的关系）对方合作意向等情况; 同时，可通过国家企业信用信息公示系统、企查查、
7、企信宝、工商信息网等 平台查询该公司是否有合同纠纷，填写背景资料明细（详见后附3）。2. 需求部门需推荐不少于3个以上能够满足要求的单位。并给予含资 格评审的技术评比，明确本次招标标的物的具体要求及档次。3. 对于涉及需技术人员签返技术协议的招标采购项目至少推荐5家参 标单位。采购室与需求部门或分支公司、技术部门均应提供不少于上述要求 半数以上意向单位（采购室可在供应商名录中依据实际需求情况，筛选出意 向参标单位）。并由需求部门或分支公司联系参标单位现场踏勘（如需）、做 技术答疑（如需）且进行技术协议签返（如需）工作，原则上对于除专属、 垄断、区域保护（限制）等采购，有效参标单位数量不少于5家
8、单位，若技 术协议签返数量无法达到参标数量要求，需求部门需在提报报件中说明情 况，报领导批准。4. 招标采购物资可根据实际情况进行实地考察或进行物品封样，考察 或封样应由采购室及需求部门、技术部门（如需）共同完成。（1）参标单位选择时，如需考察，会签前2日前采购室组织考察，其中：需求部门寻找单位考察时，由采购室组织项需求部门、技术部各派一人 对所有单位进行考察，对意向参标单位进行实地考察，重点考察参标单位在 建项目。采购室自行寻找单位考察时，由采购室组织技术部各派一人对所有单 位进行考察，对意向参标单位进行实地考察，重点考察参标单位在建项目。（2）参加考察人员要在考察结果上签署明确意见，并根据
9、考察结果对 单位进行分档。（3）对参标单位进行考察时，一应重点考察其是否为挂靠单位，确保 参标单位信息的准确性。二应重点考察期在建项目的真实存在性，确保其项 目主要管理人员及领款人员与合同规定人员名单相符，要详细填写考察明 细表。5. 针对系统建设类采购，项目启动申请审批通过后，需求部门需提供 项目概述至采购室，采购室责任人当日将招采项目概述上传至公司官网进 行招标信息公示，3日内收集意向参标单位信息，整理汇总至需求部门及技 术部门进行技术交流及技术评定。（四）技术协议（如涉及）1. 涉及硬件、软件类采购的，必须通过信息部（IT部门）进行技术确 认，并编制技术协议（技术协议中包括但不限于：施工
10、范围界定；标 段划分；工期要求；技术标准（如需）；技术做法；验收标准； 施工要求；安全文明施工的措施及要求（如需）；售后服务要求、责任 条款、保密条款等）。技术部门与满足技术评定要求的单位，签返技术协议。 应在上报招标采购立项同时提报。2. 系统类采购技术协议编制，信息部（IT部门）需明确系统底层源代 码交付要求、标准及交付形式。采购室在与中标单位签订合同时必须将技术 协议作为合同附件签入合同中。（五）专属物资采购物品、服务涉及垄断或单一来源专属经销的，请购部门在报请的同 时必须推荐有效替代品牌，技术部门对专属类物资出具替代方案，打破单一 来源专属厂家限制，扩大询价范围，若无法出具替代方案，需
11、求部门上报招 标采购立项时需特殊说明项目为单一来源，阐述单一来源原因，技术部门 （如有）需签署明确意见。（六）特殊类采购物资1. 请购电子产品、网络设备等须由公司信息中心给出明确的采购信息 及建议。2. 对于工程维修招标，项目公司或需求部门必须将需要维修部位的图 纸、照片准备齐全，同时必须明确具体的维修工程量（所有工作项目必须有 明确的工程量，不准签订敞口合同），同时制定完善的维修方案、技术协议 等满足提报明细要求，方可进行招标工作，否则采购室按退件处理。3. 所有硬件设备或软件系统等物资采购，涉及易损件、备件或软件系统 维保、人工服务等，技术部门必须将上述内容约定在技术协议中并列明详细 的易
12、损件、备件或软件系统维保标准、人工服务内容等明细。4. 对于人力外包服务类项目，需求部门要明确外包服务具体技术服务 要求或具体服务时长，采购室根据服务要求需在外包服务合同中明确服务 时长、合同总价款。（七）会签1. 需要会签的招标项目应由需求部门、技术部门、采购室一同进行会签, 并在招标采购立项是上报会签资料；2. 若会签时间已确定，当日必须会签，若未会签，采购室需当日发函至 项目公司及监察中心，通知项目公司重新安排会签时间，同时需监察中心介 入并落实相关逾期会签责任。如会签工作逾期超过3日，则采购室工作时 限相应顺延；3. 会签时必须对招标范围，工作内容、项目情况、技术协议、图纸、清 单、参
13、标厂家技术评定等资料进行共同审核，技术协议必须为与所有参标单 位签订完成的协议，且技术协议、图纸、清单等技术资料必须为最终版，如 定标后因技术资料的变更导致工作反复，则由提料部门或技术部门承担责 任，如对公司造成损失，则由提料部门或技术部门承担损失。定标后，因技 术原因参标单位毁标，监察中心进行审核，若因技术部门签订技术协议不明 确，不严谨，或为凑数量草率签订技术协议，则相关技术人员按乙类执行， 如对公司造成损失，则由技术部门承担损失。（八）立项审批流程立项审批流程：需求部门责任人一需求部门经理一需求部门总经理一 技术部门（如涉及）一固定资产管理专员（如涉及）一采购室一财务部一需 求部门分管总
14、一公司总裁最终审批；采购立项上报流程图TYBGS1201：（九）立项确认1. 总公司各部门及各分支公司所有招标采购立项申请，需通过公司总 裁审批后采购室方可开展工作。招标资料转至采购室，招标采购经理应在 0.5日内审核招标资料是否齐全，若发现招标资料不齐全、不满足招标管理 制度要求，资料不全或不满足招标管理制度要求应第一时间通知需求部门， 原则上需求部门需接到通知之日起3日内回复补全资料或退件。2. 招标应对提报的招标资料的合理性具有把控的责任。需求部门提出 的采购申请经公司批转采购室后，采购室应对需求部门提出的采购要求进 行分析，根据使用环境及要求分析是否有更合理更节省费用的替代方案，并 及
15、时与相关部门沟通，提出优化方案。3. 采购人员如因特殊原因要更换采购物品的品牌、规格、型号，必须与 需求部门人员邮件确认或报批，若未邮件沟通确认或报批的采购室需承担 损失。4. 一个项目的标可以分阶段招，相同科目或专业的标尽量合并招。5. 提报部门及技术部门（如有）如对已通过公司审批的采购立项资料进 行修改，则必须重新上报招标采购立项。如未经公司批示进行更改由需求部 门承担相应责任及损失。九、招标采购资料准备（一）采购室接到经公司批示的全套招标采购立项资料后0.5日内制作 发标文件，对外发标资料必须与需求部门提报资料一致。采购室通过邮件将 招标资料发送至提报部门及技术部门责任人，相关部门责任人
16、需在（如有） 0.5日内完成招标资料审核。（二）对于非专属类且不涉及需技术人员签返技术协议的招标，除项目 提供意向参标单位外，采购室需另行寻找3家及以上单位参标报价。且招 标另行寻找单位不得告知需求部门。保证采购工作公平公正地进行。采购价 格高于公司指定价格标准的，定标金额在1万元以下的，需提供不少于10 家单位的询价记录；定标金额在1万元以上的，需提供不少于20家单位的 询价记录。原则上对于除专属、垄断、区域保护（限制）等采购，询价回价 数量不少于5家单位，若有特殊情况，上报定标时要在“特殊说明一栏中 进行说明，同时按规定数量后附询价记录备查，询价记录应注明询价时间。（三）采购室在接到招标资料后，必须与参标单位提前进行意向洽谈，确 认对方有意向合作并同意按我司要求回标，方可发标/发询价。十、发标（一）采购室应1日内统一向所
