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1、版号：A/0 YL-P01-2010 第 3 页 共3页北京燕山玉龙石化工程有限公司文件控制程序YL-P01-2010版 号: A / 0第1页 共3页1 目的通过对文件和资料实施有效控制，确保体系文件的适宜性、充分性和有效性，确保体系运行所有场所，都可以得到与公司活动相适应的有关文件的现行有效版本,防止作废文件的非预期使用，特制定本程序。2 适用范围 适用于公司管理体系覆盖范围内的所有文件和资料的管理。记录是一种特殊的文件执行记录控制程序（YL-P02）3 职责3.1 公司总经理负责组织制定和评审公司的质量及HSE的方针和目标，批准管理体系工作规划、计划，批准和颁布公司质量手册及HSE手册，
2、批准发布质量及HSE方针和目标。3.2 管理者代表审批质量/HSE管理体系程序文件和作业文件，审核质量/HSE手册。3.3 技术质量部负责管理体系文件中管理手册、程序文件及作业文件的发布、发放和更新, 计算机应用软件的控制管理。3.4 工程咨询室负责质量及HSE管理体系适用的法律法规、标准、规范的识别、评价及更新，定期发布技术标准执行表和适用的法律法规及其他要求一览表。3.5 各专业室（部）和项目管理派出机构负责对本室（部）和项目管理派出机构适用的法律法规、本专业标准、规范的有效版本的确认，检查本室法律法规、标准规范有关版本的标识，防止作废文件的非预期使用。3.6 项目管理部、项目经理及项目审
3、定人/项目技术负责人分别根据自身的职责负责所管辖项目中有关文件的控制管理。3.7 经理办公室负责公司公文类文件的控制和管理。3.8 各部门根据自身的职责控制管理相关的控制过程中的管理文件。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 管理体系文件。包括管理手册（第一层次文件）；程序文件（第二层次文件）；作业文件（第三层次文件，包括管理规定、作业指导书、各类安全操作规程等）。4.1.2 外来文件。包括相关法律法规、国家标准、技术规范、计算机应用软件和顾客提供的技术资料等。4.1.3 质量、HSE相关过程控制管理文件。包括内部审核报告；管理评审报告；专题会议纪要；重要的质量、HSE活动的工作文件；风险
4、评价报告；HSE的管理方案；重点部位的安全检查报告；事故调查处理报告等。4.1.4 项目文件。项目文件分为：设计项目文件和工程项目文件。a) 设计项目文件是指设计项目实施过程中的设计组织、管理和技术文件，包括设计输入基础资料和设计策划、评审、验证、更改的各种文件和记录，各专业之间的设计输入、输出文件，以及对外来往文件等。但设计成品输出文件不在此控制范围之内。b) 工程项目文件包括：设计成品、质量控制文件、进度控制文件、费用控制文件、材料控制文件、月报、各种会议纪要、施工组织设计、施工方案、各种通知、备忘录、大事记、电传、信函、交工资料等。4.1.5 其它管理文件，包括人事档案、上级的行政文件等
5、。4.2 文件的批准和发布4.2.1 管理体系文件 a） 管理手册由技术质量部组织编制，管理者代表审核，总经理批准发布。 程序文件和作业文件由各分管部门组织编制、审核，技术质量部校核，管理者代表或主管经理批准发布。b） 技术质量部负责发放并实施跟踪控制，发放时填写文件分发清单，接收人要签字，并由技术质量部存档。管理手册分“受控本”和“不受控本”,在封面上以编码方式予以标识。“受控本”手册发放后实施更改控制，每本都有单独的编号。“不受控本” 管理手册发放后，不予更改控制。C） 管理体系文件文本发放至相关部门负责人和工程管理项目部，具体发放范围由技术质量部确定，公司全体员工可以通过计算机网络服务器
6、阅览体系文件内容。服务器上体系文件的控制由计算机管理部门根据技术质量部的指令，分配相关管理人员控制权限，对网络上管理体系文件进行控制、更新管理。4.2.2 质量、HSE相关过程控制管理文件HSE及质量管理控制过程中的文件由执行部门编制，部门负责人审批。若有其他相关规定的按相关规定批准发布。4.2.3 项目文件4.2.3.1 设计项目文件由设计经理、主项负责人、专业负责人和施工现场设计总代表或其指定的负责人应按设计项目文件建档及归档规定（SJ-15）建立相应的项目文件档案卷册，供项目实施过程中使用。专业之间设计条件的校审执行各专业互提设计条件统一规定（SJ-23），设计文件的签署执行设计文件校审
7、和签署规定（SJ-24），项目文件的发送和接收应填写技术文件发送表和技术文件登记表，并按规定分别归入设计经理或专业（主项）负责人的档案卷册中;对外发送的所有项目文件，必须通过设计经理。设计经理填写技术文件发送表，并留存一份原稿归入设计经理档案卷册中。项目完工后，设计经理应组织相关人员，将全部项目文件整编归档。4.2.3.2 工程项目文件由项目经理及设计经理、采购经理、开车经理负责控制管理。分别由项目各专业工程师、质量控制、进度控制、投资控制、HSE控制管理工程师建立相应文件资料档案。文件的审批按各自的职责权限进行编制、校核和批准。在文件的发放和接收过程中应分别填写技术文件发送表和技术文件登记表
8、。4.2.4 法律法规、标准、规范、计算机应用软件a) 标准规范体系包括我公司编制的标准（技术标准、工作标准和管理标准）以及外来标准（国家标准、行业标准、地方标准和国外参考标准）。我公司标准由技术质量部组织编制、汇总、统一编号并报总工程师批准发布。外来的法律法规、标准、规范由工程咨询室负责收集，并就其名称、编号等内容编制形成适用法律法规一览表及技术标准执行表，并对其内容进行跟踪更新，对有效版本进行控制。工程咨询室根据需要确定上述文件的发放范围，并随时更新网络服务器上的相关内容，每年对适用法律法规一览表及技术标准执行表至少发布换版一次。b) 技术质量部负责法律法规、标准规范的采购、发放及技术质量
9、部存档的标准规范版本的标识和借阅管理。c) 技术质量部负责全公司计算机软件的引进、保管、交流与开发的控制管理。计算机软件的管理见计算机应用软件管理规定（JS-07）。d) 技术质量部负责我公司计算机应用软件清单的编制、修改，审核，总工程师批准发布。4.2.5 其它行政管理文件 其它行政管理文件由综合办公室管理和发放。各职能部门对接收的各类行政管理文件进行登记管理。4.3 文件的评审和更改4.3.1 公司对体系文件的适宜性、充分性以及与法律法规、标准的符合性定期进行评审，执行管理评审程序（YL-P03）。其中法律法规、标准的符合性评审尚需执行法律法规识别及评价程序（YL-P12）。4.3.2 在
10、公司组织机构、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，应对文件进行评审，必要时进行更改。4.3.3 文件更改时，由相关部门填写文件修改单，按原审批程序进行审批。因特殊原因由其他人审批时，该审批人应获得原审批所依据的背景资料。4.3.4 文件更改经批准后，由技术质量部按原发放范围发放文件。 4.3.5 文件换版时更换版本号，采用 “B”、“C”。4.4 文件的管理4.4.1 文件持有人应妥善保管好所使用的文件，不得随意涂改、复制或外传。因工作调动或其它原因不在本部门/单位工作时，由技术质量部收回其持有文件并注销登记。工程项目部在关闭时应交回相关的文件资料。4.4.2 文件借阅时，应办理借阅登记手续
11、，限期归还。4.4.3 作废文件，由技术质量部统一收回，加盖“作废”印章，防止误用。无保留价值的作废文件，可填写文件销毁清单，经主管领导审批后，予以销毁。4.4.4 文件破损不能使用时，使用者应到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件沿用原文件登记号。4.4.5 文件丢失，使用者应向文件发放部门办理领用手续，经主管领导批准后予以补发，新文件另给登记号，原登记号作废。5 相关文件记录控制程序（YL-P02）设计项目文件建档及归档规定（SJ-15）各专业互提设计条件统一规定（SJ-23）设计文件校审和签署规定（SJ-24）计算机应用软件管理规定（JS-07）6 记录1）文件分发清单 (YLP01R1)2）技术文件发送表 （YLP01R2）3) 技术文件登记表 （YLP01R3）4) 文件更改记录表 (YLP01R4) 编制单位；技术质量部 修订人： 校核：史育文 批准人：孙吉庆
