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1、程 序 文 件文 件 代 号GSTT/QP02-0002011第1页 共1页修订表第 1 版第0次修订实 施 日 期2011年7月1日修订序号对应的章、节、条号修订内容批准人批准日期修订表程 序 文 件文 件 代 号GSTT/QP02-0002011第 1页 共2页 目 录第 1 版第0次修订实 施 日 期2011年7月1日目 录GSTT/QP02-000修订表1GSTT/QP02-000目录2GSTT/QP02-001文件控制和维护程序3GSTT/QP02-002为客户保密和保护专利权12GSTT/QP02-004质量体系管理审核程序16GSTT/QP02-005质量体系内部审核程序20GS
2、TT/QP02-006纠正措施控制程序27GSTT/QP02-007处理例外情况的工作程序 29GSTT/QP02-008人力资源考核管理程序31GSTT/QP02-009设施和环境条件控制程序33GSTT/QP02-010设备和标准物质管理程序34GSTT/QP02-011量值溯源及标准程序40GSTT/QP02-012检验工作程序43GSTT/QP02-013样品管理程序48GSTT/QP02-014记录控制程序55GSTT/QP02-015检测报告的编号、审核、批准程序57GSTT/QP02-016服务和供应品采购程序59GSTT/QP02-017抱怨（申诉）处理程序63GSTT/QP0
3、2-018计算机使用、维护和软件管理程序65GSTT/QP02-019开展新项目的评审程序 67程 序 文 件文 件 代 号GSTT/QP02-0012011第 1页 共6页文件控制和维护程序第 1 版第0次修订实 施 日 期2011年7月1日1、目的 对与质量体系有关的文件进行控制和维护，确保各工作场所使用文件现行有效。2、适用范围本程序适用于本试验室与质量体系有关文件的维护和控制管理。3、职责3.1质量管理组负责质量体系有关文件编制、发放、更改控制和管理。3.2各有关组负责质量体系有关文件的编制。3.3资料员负责文件整理和归档工作。4、工作程序4.1文件的分类及编号4.1.1本试验室文件分
4、为三个层次： A层次：质量手册 B层次：程序文件 C层次：岗位工作标准（作业指导书）、质量计划、质量记录和技术记录等。4.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件，在其封面“受控状态”予以识别，受控文件供本试验室在与质量体系有关场合使用。“非受控”文件供顾客、评审机构和政府部门使用。4.1.3除工作标准及其它记录按公司有关文件执行外，文件和资料的代号编制规定如下：颁布年号（四位数字）同类文件顺序号文件代号公司代号a） 公司代号为“GSTT”，意即“甘肃天太”；b） 文件代号：质量手册为“QM“；程序文件为“QP”； 作业指导书为“WI”；质量记录为“QR”； c） 同类文件顺序号按体系文件的三
5、个层次（见4.1.1）分别从“01”开始按顺序编号。4.2文件的编写4.2.1质量手册由室主任授权专门小组编写。4.2.2程序文件由质量管理组编写。4.2.3其他管理文件由各检测组编写。4.2.4各类文件编写格式按照相应规定执行。4.3 文件的审批4.3.1质量手册由本试验室主任批准。4.3.2程序文件由质量负责人批准。4.3.3作业指导书由质量负责人审核，技术负责人批准。4.3.4其他管理文件由质量负责人审批。4.4文件的发放4.4.1受控文件的发放由资料员制作“文件发放登记表”，经试验室主任批准后，按批准范围发放文件。4.4.2文件领用人在“文件发放登记表”的签收栏上签字后领取注有不同分发
6、号的文件，以便于追溯。4.4.3本试验室内使用加盖“受控文件”印章的文件，不得随意借给他人或复印。4.4.4使用人的文件破损严重，应到资料员处办理更换手续，新文件号仍沿用原文件号，旧文件收回并销毁，当文件使用人将文件丢失后，应按4.4.2条办理重新领用手续，并必须在领用申请中作出说明，资料员应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出组写出书面申请，经试验室主任办批准予以实施。4.5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在本室时，可由其授权的其他负责人和其岗位接替负责人审批。4.5.3文件更改时应注明修订状态
7、，标记和更改生效日期，并按“文件发放（领用）登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。4.6 文件的换版与作废4.6.1文件更改采用换页和换版两种方法，文件经过多次更改或文件需要进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。4.6.2作废的文件由资料员按“文件发放登记表”收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，资料员负责统一销毁，需作资料保留的作废文件，经质量负责人批准加盖“保留资料”印章方可留用。4.7 文件的管理4.7.1文件经编制审批后，原版文件应交由资料员填写归档登记表，并列入受控文件清单，存入软盘的文件按公司相关规定执行。4.7.2需临时借阅文件的有关人员，应填写
8、“文件借阅登记表”经质量保证人批准后方可借阅，并在指定日期归还。原版文件一律不得外借，防止文件丢失或损坏。4.8 文件的处理4.8.1上级下达的文件和外发文件保存5年，与质量体系、组织机构相关的文件可作永久性保存。各种法令、法规、政策、规定保存期保存至有效期过后两年。4.8.2检测实施细则、仪器操作规程、国家标准、行业标准、规范作为永久性资料保存，有效版本与作废版本应分开存放，并有明显标识。4.8.3质量手册、程序文件及质量记录表格、图表等，应作为永久性资料保存，其发放及回收应造册登记，质量手册的管理按手册的规定执行。4.8.4保存期满的文件由资料员分别列出清单，填写文件处理单经室主任批准后销
9、毁，对有继续保存价值的技术档案，可延长保存期并注明。4.9 外来技术文件的管理4.9.1本室收集的外来技术文件（包括标准、检定规程、技术规范、法律、法规等），应由资料员登记存档。需要发放的应进行登记，对现行使用的外来技术文件须在其封面醒目位置加盖“受控文件”标记并编号。收回作废的外来技术文件须加盖“作废”标记。4.9.2质量管理组定期核查所使用的标准、规程等技术文件是否为现行有效版本，并做好统计，根据统计情况及时订购并做好发放登记。4.9.3检验任务完成后，企业标准和检测规范由质量管理组作为非受控文件存档，其它技术文件随样品一同退回委托方，需要保密和保护所有权的技术文件按本试验室保护委托方信息和所有权的程序执行。5 质量记录5.1文件发放登记表5.2文件更改通知单5.3文件归档登记表5.4文件借阅登记表5.5受控文件清单5.6受检质量记录和清单文件发放登记表序号收文日期文件号标题摘要编号分发情况发出日期收者签名文件更改通知单 （文件名称）第 次修改通知单本修改通知单于 年 月 日以 ( ) 号文批准，自 年 月 日起实施。 （修改内容）文件归档登记表分类标准代号标准名称册 数单 价备 注文件借阅登记表序号文件标题撰文单位文件文号页数批准人签字借阅人签字受控文件清单文件编号文件名称发布日期实施日期册 数备注123
