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1、wordSMS审核指南编写说明随着国际安全管理规则（简称ISM规则）、全管理规则（简称NSM规则）实施工作全面展开和逐步深入，建立、运行和保持符合要求的安全管理体系（SMS）的效果日益彰显，航运公司执行SMS要求的主动性、自觉性都有了较大幅度的提高。作为开展这项工作的主管机关，中国海事局一方面进一步加大推进力度，扩大实施围，使越来越多的航运公司从中受益；另一方面，也充分注意到提高审核质量在整个实施工作中的重要性，在先后出台ISM规则理解指南、SMS问答，着力统一大家对规则本身的理解后，针对审核员运用规则进行审核方面存在的问题，提出了编写“SMS审核指南”的工作要求。根据中国海事局工作安排，海事
2、局承担了“SMS审核指南”的编写工作。 2003年4月，海事局成立了由副局某某任组长，新、马一意、尚远洋、董贺轩、谭学成为成员的编写小组，同时制定了编写工作计划。在编写过程中，编写小组不断广泛征求各方面的意见，、某某、长江、等各片区海事局都提供了许多宝贵、有益的编写建议。在此基础上，编写小组经过反复修改，于2004年6月初形成了“SMS审核指南（初稿）”， 6月底在召开了由中国海事局组织有关领导和专家参加的“SMS审核指南（初稿）”定稿会。会后综合有关方面的修改意见，编写小组对初稿进行大幅度修改，形成了“SMS审核指南（修改稿）”，并于2004年8月在召开“SMS审核指南（修改稿）”审定会。结
3、合与会领导、专家的指导和部分片区海事局研讨反馈意见，编写小组全面修改后，于9月在全国围再次征求意见（编写过程待续）。本“SMS审核指南”旨在为航运公司SMS审核员提供审核工作方面的技术指导，给出了建议性的审核容、审核重点、以及常见问题等相关提示，审核员在实际工作中参照应用，但不作为审核的标准。本指南分为SMS文件审核、岸基SMS活动、船舶SMS活动三部分。考虑到NSM规则衍生于ISM规则，它们在原理、容、形式等诸方面基本相同，本指南仅针对ISM规则现有规定编写文件审核部分，审核涉及NSM规则时参照执行即可。而仅就安全和防污染管理本身而言，国际、国航运公司的管理容相同，对其建立、实施、保持SMS
4、的审核要求也没有太大差异，本指南编写SMS活动审核时也没有分别描述。虽然船舶种类不同，会导致船舶具体设备和相关操作差别较大，但从体系管理的角度来看，不同船种间的船舶SMS活动审核并无实质性的差别。因此，本指南针对安全和防污染管理方面的要求分部门（船长、甲板部、轮机部）给出了通用的审核要点，没有考虑特殊船种的具体设备和相关操作。（待续）目 录第一部分SMS文件审核.第二部分岸基SMS活动审核一、通用 部分 二、特性部分 1、总经理 .2、指定人员 3、体系管理 .4、人事管理 5、海务管理 .6、机务管理 .7、航运管理 .8、后勤、综合管理 .第三部分船舶SMS活动审核.1、船长 .2、甲板部
5、/轮机部 . / 一、 文件审核部分审核总体提示：1、 文件审核应的重点是SMS文件针对ISM规则的覆盖性和符合性；2、 审核SMS文件覆盖性、符合性，既要看SMS文件是否针对ISM规则条款要求给出相应的承诺或制定了相应的管理制度（程序、须知等），更要看其具体规定是否符合相关强制性要求以及提供的措施能否充分满足ISM规则条款的实质要求（是否考虑各种特殊情况等）；3、 只要满足覆盖性、符合性，SMS文件的框架、层次、组成、顺序等方面没有硬性要求，以便于公司相关人员理解、学习、使用为准；4、 SMS文件的可操作性应根据SMS活动效果判定，没有具体活动记录和结果做依据，文件审核时应避免在这方面提出过
6、多的问题和建议；5、 如果制定某一具体文件的动机正确，具体容不会导致明显歧义，审核中就不要对其的表现形式、文字描述等过于深究（譬如船长绝对权力声明、组织机构图等）。规则章节/条款审 核 要 点相关提示PART A1总则1.1 定 义给出了“国际安全管理（ISM）规则 、公司 、 主管机关、安全管理体系、客观证据、不符合规定情况、重大不符合规定情况、周年日”等概念。1、 SMS文件引用 “概念”的定义及其引申是否与规则保持一致；2、 不同的SMS文件中使用 “概念”的名称及定义前后是否一致。1、 SMS文件不一定要引用所有规则给出的“概念”；2、 在SMS文件中可以定义规则规定外的其他“概念”；
7、 3、 常见问题有：同一概念在SMS文件中名称不统一，例如“不符合规定的情况”与“不合格”，“部审核”与“部评审”，“管理评审”、管理复查与“管理性复查”等，易造成学习和使用SMS文件的困难。直接照搬规则“概念”定义，但与实际情况不符，例如“公约”、“公司”、“DOC”、等。 1.2目 标 给出了“本规则的目标”、“公司的安全管理目标”、“安全管理体系应当保证目标”这三个目标是公司安全和环境保护方针的核心容之一，SMS文件中须对运行SMS以实现这三个目标给出明确承诺。具体承诺可以在安全和环境保护方针的具体容中体现。SMS文件应明确本公司SMS所适用的部门/岗位、船种、船舶等。SMS文件中应介绍
8、、描述公司所管理船舶的具体情况。1.4 SMS功能要求规定了安全管理体系的功能要求SMS文件应对公司SMS功能要求做概括性的总体描述。2安全和环境保护方 针2.1 公司应当制定安全和环境保护方针，说明如何实现1.2所述目标。1、 安全和环境保护方针包括原则、目标和措施三个部分；2、 安全和环境保护方针中的目标要涵盖规则1.2的容。1、 应鼓励公司在制定方针时体现出管理者的思想，避免方针千篇一律；2、 管理目标笼统，无法考核、无法评价，将无法实现SMS的持续改进。建议给出量化的安全和环境保护管理指标；具体的量化目标，不一定要写入主手册相应章节中（因为其要随时根据实际情况的变化而调整，写入主手册不
9、便于修改），可以用有效性评价报告、管理复查决议或其他形式在一定的周期由最高管理层向全体人员公布，作为下一阶段评价体系有效性的重要依据。2.2公司应当保证船岸各级机构均能执行和保持此方针。为实现安全和环境保护方针，公司要规定出具体的措施和方法。1、 参照规则前言、1.2和1.4的描述，可以概括出为实现公司安全和环境保护方针应采取的主要措施；2、 方针中只给出了原则和目标，但没有规定实现目标的措施是常见的问题。3公司的责任和权力3.1 如果负责船舶营运的实体不是船舶所有人，则船舶所有人必须向主管机关报告该实体的全称和详细情况。SMS文件应就公司管理其他公司船舶，或公司船舶交由其他公司代管时，应承担
10、的责任和如何向主管机关报告相关情况等做出明确规定；1、 常见问题有：没有明确阐述相关要求，造成SMS文件在对规则3.1的覆盖性上存在问题。2、 当管理其他公司船舶，或自有船舶交其他公司管理时，应签定符合规定的代管协议。3.2 对涉及和影响安全和防止污染工作的管理、执行以及审核的所有人员，公司应当以文件形式明确规定其责任、权力及其相互关系。1、 船岸各岗位的职责和权限是否在SMS文件中做出了明确的规定，不同的SMS文件中对管理、操作职责的规定是否一致；2、 对涉及审核人员（审组长、审员）的职责和权力是否明确；3、 对关键岗位（最高管理层、机务、海务）的适任条件是否做出明确规定。1、 在主手册、职
11、责手册中对各岗位职责进行总体描述（主要工作职责不应遗漏），并在相关程序和须知中予以进一步细化；2、 明确规定各岗位的职责和权力，而不仅仅是到部门；3、 在不同的SMS文件中，同一管理、操作职责的规定前后不一致、矛盾是较为常见的问题；4、 制定船员职责规定（职务规则）时，不能简单照搬通用模式，应充分考虑到各船实际配员情况（如各级船员具体配备数量，是否有政委、电机员等特殊岗位人员等）；5、 相互关系主要指管理与被管理的关系、主办与协办的关系、执行与监督的关系等，它是与责任和权力联系在一起的。工作中的替代关系由公司根据实际情况制定，审核中不做强制性要求；6、 公司最高管理层、机务/海务管理、监督人员
12、的适任条件应符合主管机关制定的标准；7、 鼓励用组织机构图做为描述公司SMS组织框架的辅助手段，并提醒公司注意图示和文字描述的统一。3.3 为使指定人员能够履行其职责，公司有责任确保提供足够的资源和岸基支持。文件中是否做出支持指定人员工作的明确承诺，并采取了相应措施。承诺和相应措施通常体现为：1、把为船舶提供足够的资源和岸上支持，列入各岗位职责；2、制定有关程序或须知，使有关人员能够履行其职责；3、规定船长有权提出对资源和岸上支持的要求；4、船舶与岸上部门有分歧时，船舶经指定人员或直接向公司最高管理层反映，公司领导指示岸上部门（人员）提供；5、授予指定人员在一定的情况下直接提供资源和岸基支持的
13、控制权等。4指定人员4 指定人员为保证各船的安全营运，提供公司与船上之间的联系渠道，公司应当根据情况指定一名或数名能直接同最高管理层联系的岸上人员。指定人员的责任和权力应包括对各船的安全营运和防止污染方面进行监控，并确保按需要提供足够的资源和岸基支持。1、 最高管理层是否明确设立指定人员；2、 SMS文件中是否规定了指定人员监控SMS、提供船岸联系渠道、向船舶提供所需资源等具体责任；3、 监控是否有具体的办法；1、 SMS文件中应明确规定指定人员监控体系运行的具体方法。2、 指定人员的监控围不应只限于船舶SMS活动，还应包括岸基SMS活动；3、 指定人员的这种“联系渠道”是一种保障船舶及时得到
14、足够资源和岸基支持的手段，不同于替代船岸之间日常管理、操作中的工作联系模式。5船长的责任和权力5.1 公司应当以文件形式明确规定船长的下列责任：.1 执行公司的安全和环境保护方针；.2 激励船员遵守该方针；.3 以简明方式发布相应的命令和指令；.4 核查具体要求的遵守情况；并且.5 复查安全管理体系并向岸上管理部门报告其存在的缺陷。1、 SMS文件是否明确船长这方面的责任和权力；2、 复查SMS等是否规定了具体做法和实施程序。1、 此处船长的责任仅限于SMS运作方面，并不包括船长管理船舶和操纵船舶的责任；2、 船舶复查不是日常的具体检查，应结合SMS在船上运行情况,分析、审视、总结SMS文件在有效性、符合性、可操作性等方面存在的综合性问题，向公司报告，并提出纠正措施建议；SMS文件中应明确规定船舶复查的周期、容、形式以及如何向公司报告。船舶复查结论应
