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1、机电公司文件管理办法XXXX机电工程有限公司目 录前言 .I 第一章目的 . - 1-第二章适用范围 . - 1-第三章规范性引用文件 . - 1-第四章术语和定义 . - 1-第五章职责 . - 2-第六章管理内容和要求 . - 3-第七章相关/支持性文件 . -10-第八章附件 . - 11-第九章流程图 . - 25-前言 文件管理办法本作业文件是根据 GB/T19001-2000 质量管理体系要求（idt ISO9001：2000）标准中 4.2.3 文件控制的要求进行制定的。本作业文件是公司文件控制程序的支持性文件，也是进行文件管理的具体规定。本作业文件自 XXXX 年 3 月 2
2、日起发布,XXXX年 3 月 12 日起实施。本作业文件由行政中心归口管理。I第一章目的文件管理办法为规范和加强本公司的文件管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进公司各项经营活动的顺利进行，实现文件管理的程序化，使文件管理高效、安全，特制订本办法。第二章适用范围2.1本文件适用于XXXX机电工程有限公司文件管理执行工作。关于文件分类及标准要求，具体参见文件分类及编号规定。2.2本文件规定了公司公文、管理文件、联系单的编制、审核、修订、废止等流程要求以及传真、会议纪要等文件的收发文管理。第三章规范性引用文件3.1 GB/T 19000-2000 idt ISO 9000：200
3、0 质量管理体系 基础和术语。第四章术语和定义4.1 公文处理公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 4.2 电子公文处理以电子邮件、公司内网发布等形式的以计算机网络为发送载体的公文形式，称为电子公文。电子公文必须以需发布的公文的正本作为依据，转制成相应电子文件。除公司对外的行文，为了考虑法律效力问题外，提倡在公司内部使用电子公文。4.3 管理文件的分类管理文件分为两个层次：第一层文件为公司级管理文件，包括质量、环境、职业健康安全管理手册及体系程序文件，第二层为专业级管理文件，按 5 个业务领域分- 1 -类：营销管理类、行政管理类、财务管理类、生产管
4、理类、技术标准类。第五章职责5.1 公文管理职责：5.1.1总裁办是公文处理归口管理部门，负责和督导公司的公文处理。5.2 管理文件管理职责：文件管理办法5.2.1总裁负责公司质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件等公司级管理文件的批准。5.2.2管理者代表负责公司质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件的审核及各作业文件的批准。5.2.3总工程师负责技术标准类管理文件的批准。5.2.4运营管理中心负责组织公司质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件的编制、修订，负责对所有管理文件的标准化管理，包括形式规范化、赋号及相关记录的赋号等工作。5.2.5设计中心负责组织编制设计操作规范、设计
5、管理、工程制图等管理文件、记录及报表。5.2.6采供中心负责组织编制采购工作标准、规定、程序等管理文件、记录及报表。5.2.7工程中心负责收集、编制施工管理、安全生产、环保等管理方面的标准、规范、方法、程序等文件及相关记录、报表。5.2.8项目管理中心负责组织编制项目管理手册、项目管理相关制度、记录及报表。5.2.9总工办负责组织公司内部技术标准、规定、技术原则等文件的制定、归口管理和修订工作，负责收集国家和电力行业的技术标准、规范和技术政策。5.2.10售后服务中心负责收集、编制公司售后服务工作标准、操作规范等管理文件及相关记录、报表。5.2.11 营销中心负责组织编制公司合同管理、顾客信息
6、等相关制度及相关记录、报表。5.2.12 行政中心负责制定公司人力资源管理、固定资产管理、员工职业健康等各项行政管理文件、相关记录和报表。5.2.13 各中心总经理负责组织本中心管理文件及相关记录的编制、审核、实施和修订。5.2.14 运营管理中心负责所有管理文件的颁布、发放、归档及回收，行政中心负责公- 2 -司外来文件的归口管理。5.3 联系单管理职责：文件管理办法5.3.1行政中心总裁办负责工作联系单格式、编号系统的编制；负责规范化审查。5.3.2各中心秘书、各项目部秘书负责工作联系单的编号、处理工作。5.4 传真管理职责：5.4.1行政中心总裁办负责传真格式、编号系统的编制、传真发送、
7、接收登记和规范化审查。5.4.2中心/项目秘书负责传真的编号、处理工作。第六章管理内容和要求6.1 公文管理：6.1.1公文处理原则6.1.1.1 办理公文，应实事求是，认真负责，克服形式主义，讲求实效，行文要少而精，注重效用。6.1.1.2 公文处理必须做到准确、及时、安全。6.1.2行文规则6.1.2.1 根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。6.1.2.2 公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以同网新集团、网新科技和其所属单位，省、市人民政府的职能部门互相行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。6.1.2.3 公司部门之间不相互行文。6.1.2.4 不得越级行文。因特殊情况必须
8、越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。6.1.2.5 同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。6.1.2.6 请示的公文应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。6.1.2.7 报告中不得夹带请示事项。6.1.3公文处理流程6.1.3.1 收文处理- 3 -文件管理办法收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。a.分办1) 公司级重要文件，由总裁办填写公文处理单（格式见附件 1），送公司总裁阅批后分送承办部门阅办，一般于一个工作日处理完毕；
9、各所属单位及部门的一般业务文件，按文件内容和性质，送相关部门于 2 个工作日内阅办。涉及几个中心共同办理的文件，分文时应确定主办中心，由主办中心商请有关中心会办。2) 对不属于本单位职权范围或者不适宜由本中心办理的，应迅速退回行政中心，并说明理由。3）主办中心收到重要的或领导批示的文电，都要先经中心负责人阅后签名以示负责，并按分管副总裁批示责成承办部门及承办人依据批示办理。凡涉及其他中心的问题，主办中心负责人应当主动与有关中心协商办理。4) 传阅文件应严格依据传阅范围和保密规定进行传阅，绝密文件等有特殊要求的文件，传阅后必须立即收回，不得将文件转给他人阅看，不得向外泄漏内容。5) 凡属公司分管
10、副总裁和各中心传阅的文件，由行政中心组织传阅，切忌横传。b.催办1) 对重要的和有时限要求的公文，行政中心要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。2) 除行政中心负责催办外，承办单位的负责人要及时催办，并将办理情况向有关领导反馈。6.1.3.2 发文处理发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。a.拟稿公文草拟稿件应由拟稿人填写公文签批单，详细写明文件标题、文件密级、紧急程度、主送范围、抄送范围、拟稿单位/拟稿人等信息，格式见附件 2。- 4 -b.会签文件管理办法发文凡涉及其他中心业务的，应事先由相应中心负责人会签
11、，并在公文会签单上签署意见。c.核稿1) 各级中心负责人应对文稿全面审核，严格把关。2) 公司发文在送分管副总裁签发之前，必须经行政中心核稿。对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。核稿的重点是： 是否需要行文。 有关部门、单位是否已协商、会签。 提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行； 公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的规定。d.签发1) 公文经拟稿中心负责人、行政中心负责人核稿，分管副总裁审核后，送总裁签发，批示主、抄送机关。2）发文涉及两位及两位以上分管领导的，应送相关领导会签。3）中心和项目经理层级及以上的管理干部任命公文由总裁签发；部门经理及同等层级技术干部的任命由分管副总裁签发。4) 公司贺电、唁电等授权总裁办主任代签。e.翻印标有密级的公文,除绝密和注明不准翻印的以外，经中心负责人批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。f.用印、分发1） 印章管理人员须按印章管理办法相关规定进行审核，手续完备方可用印。印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月，上大下小。不得在文件的空白页上盖章。2） 公文分发由行政中心统一负责。内发公文应按发放范围填写文件发放回收记录，格式见附件 3
