集成的财务会计系统介绍

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1、集成的财务会计系统介绍（15页）doc第2章 集成的财务会计系统高度集成是ERP系统区别于其他软件系统的一 个显著标志。在第一章中，我们以仓库的收货为 例，介绍了一笔业务对财务部产生的一系列影 响。本章我们要着重介绍的是整个物流模块和财 务会计模块的集成关系，我们将就以下7个集成 点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验, 其他收发货，盘点和估价来逐一展开，来看看财 务会计模块是如何完全融入到企业整体流程中 去的。图2-1描述了在集成环境下的财务会计模第1节销售开票销售开票的过程其实是在系统中生成一张开票 凭证（Billing Documents ）。发票，形式发票, 红字发票和贷项凭证都是

2、不同类型的开票凭证。 我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通 发票）是根据系统中的开票凭证在金税系统中套 打出来（或直接套打出来）的实物凭证。在下文 中如果不特别指明实物发票，则“发票”都是指 系统中保存的开票凭证ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程 的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立 的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单 或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动 的复制这些先行凭证的信息，这使得开票的过程 尽可能的简单，从而在很大程度上避免了人为错 误的产生。一，发票的结构发票是由一个发票抬头和多条行项目构成的。 发 票抬头中记录了整张发票的信息，比如付款方（客户），

3、开票日期，整张发票的净金额，币种， 付款条款，国际贸易条件，售达方（有时候付款 方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整 张发票的折扣）。行项目中则记录了仅对该行有 用的信息，比如 商品，数量，该行净金额，重 量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对 的发货单号），价格条款（比如货款，运费，折 扣，增值税等等）。从上文我们可以发现，系统中的发票所保存的信 息大大超过了在出具实物发票时所需要的信息。 在套打实物发票时，系统会根据各国家和企业的规定选取其中相关的信息，按规定的格式打印出 来。二，开票方式发票一般是参照先行的其他凭证建立的。在实际 操作中，系统提供了各种简便灵活的方法来参照 凭证

4、（定单或发货单）生成发票。（1）只要某些数据吻合，系统允许合并多张不 同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或 一部分，开出一张发票。前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制 的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。其 次，拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的 开票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编 号，销售组织和开票类型的参照凭证， 如果上述 的前提条件都满足，系统将开出一张发票。（2）某些情况下，需要分开出具发票，比如要 求同一张交货单上的很多商品按不同的商 品组分开开票，这时可以通过定义拆分开票 规则来实现。（3）系统允许针对每张销售凭证开一张发票， 比如每张发货单一张发票。在具体

5、执行开票时，系统又提供了如下方法：（1）发货单个别开票。我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的 部分数量进行个别开票。（2）处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票。 在这种 情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发 货单单独开票。我们只需要输入选择条件，系统 会自动挑选那些符合条件的定单或发货单， 生成 到期开票清单。经过手工编辑和模拟后就可以实 际开票了。（3）自动处理到期开票清单。为了减少处理时间和人力，可以将到期开票清单 的处理安排在系统后台完成，比如每天下午四点 由系统自动生成。三，财务会计过账当开票这一业务处理在系统中完成后，通过SAP 系统的集成功能，在财务会计模

6、块会自动生成相 应的会计分录。图2-1中“开票”标签所指的箭 头就代表了这种自动过账。但是为了增强灵活 性，也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过 账，这样在流程设计时在正式过账前可以加入控 制点。而当控制完成后，过账也仅仅是一个按钮 的工作了。对于会计科目，系统是综合 4个数据自动判断 的，它们分别是销售组织，客户组，商品组和价 格条款。这样系统可以自动将货款和增值税分别 计入“产品销售收入”和“应交税金增值税 销项科目中。同样的，如果价格条款中还有运 费和折扣，可以分另忻入“产品销售收入”的二 级科目中。此外这种科目确定的机制也使得我们 可以根据销售组织，客户组和商品组设置二级或 三级科目

7、。不过需要指出的是虽然系统提供了这 些灵活性，但是在实际实施中我们未必需要这样 做，特别是当我们同时实施了获利能力分析模块 时，此类分析将没有必要通过科目来完成。 获利 能力分析将在第11章中具体介绍。对于金额的确定，系统是根据发票中各价格条款 的金额来决定的。定价功能是 SAP销售模块的 一个非常有力也非常有趣的功能。本书不做详细 的介绍。需指出的是，我们在实施时，可以根据 企业的实际情况和管理要求，决定开票时是直接 从销售定单复制价格呢，还是允许修改或重定价（这种配置是基于发票类别的）。消费税的计算和过账是定价功能和科目自动确 定功能在系统中的应用。我们可以在销售定价模 板中增加一增一减两

8、个价格条款，它们的计算规 则是货款的百分比，两者分别指向“产品销售税 金和附加一消费税”和“应交税金一消费税科 目，同时消费税率维护在和商品相关的定价表 中。因为消费税是价内税，所以我们的实物发票 中并不体现，但是财务会计上却即时地记账了。 这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行 报表计算消费税额，并自动批输入过账。这两种 方法都是可行的，也都可以自动生成纳税申报 表，前者的好处是记录的实时性，从而有利于盈 利分析。四,折扣和折让如果销售已经完成，但是客户对于产品的质量或 者别的方面存在异议，双方协商以折扣和折让的 方式处理。在系统中可以有如下三种处理方案： 1贷项凭证 贷项凭证在系统中和发

9、票一样，是一种不同类型 的开票凭证。贷项凭证可以参照发票或者贷项凭 证申请来创建。贷项凭证的内容既可以针对整张 发票也可以针对部分行项目，还可以针对行项目 中的部分数量。使用贷项凭证申请，我们可以走 正规的客户投诉和扣款流程，从而保证了内部控 制机制的执行。如果我们不准备对实物发票，特别是增值税发票 做任何处理，那么通过配置，可以让系统自动生 成如下会计分录：借：产品销售折扣和折让 贷: 应收账款一客户明细。对于这种处理方法需要注意如下两点：(1) 贷项凭证不能扣减增值税销项税额由于贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证，在 我国是不能减少增值税销项税额的，因此折扣应 该不含税价，否则折扣中的增值

10、税部分就只能由 销售方作为费用多承担了。但是在实际业务中这 往往会使双方的业务人员夹缠不清，无法理解。(2) 贷项凭证会影响所得税由于贷项凭证没有增值税发票做原始凭证，在我 国的实施中可能会引起企业所得税应纳税额计 算上的争议。尽管如此，使用贷项凭证来处理折扣和折让的优 点还是很明显的：它不涉及对原增值税发票的处 理，众所周知，这类处理在我国是非常难的。2,取消原票重新开具发票此种方法下，业务人员需要先取消原发票，然后 根据折扣和折让后的数字，重新开具发票，取消 发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销 会计分录，业务人员取消原发票后重新开票， 并 更改价格条款。从实物发票的角度来看，会有如

11、下两种操作情况：1如果对方能够返还两联增值税发票，我们可 以开出红字发票，其中记账联作为减少销项税的 原始凭证。其他三联和返还的原发票的两联应妥 善保管。2如果对方不能返还两联中的任何一联，必须 做如下操作：客户应从当地税务部门取得退货或 折扣证明单并交给销售方。销售方开出红字发 票，其中两联作为其减少销项税的原始凭证，另 两联交给客户。3，贷项凭证与重新开具发票结合在此方法下，我们只是使用贷项凭证的功能。通 过配置，让系统自动生成如下会计分录：借：产品销售收入 借：应交税金-增值税-销项 贷：应收账款一客户明细 ，金额为折扣金额。 同时开具实物红字发票，金额为原发票金额。再 根据折扣后金额重

12、开实物发票。将红字发票和重 开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。需要注意的是，在系统中我们使用贷项凭证，往 往是以调整金额直接记账的。但是我国增值税管 理要求中对于增值税发票变更的处理方法，一般 都是先用红字发票冲销，随后再对变更后的金额 开具发票。在实际情况下，企业可以根据自己的业务流程的 需要来选择处理折扣折让处理的方法。如企业流 程中需要使用贷项凭证功能的，则贷项凭证仍以 调整额记账，但将实物红字发票和重开发票两者 一起作为贷项凭证的原始凭证，即选择贷项凭证 结合重新开具发票的方法来处理折扣折让。如企 业是使用先冲销原始发票，再重开发票方式的， 即可选用取消原票重新开具发票的方法处理折 扣

13、折让。当然，这两种方案都避免不了红字发票 难开的问题，但这已经不是 ERP系统的问题。 在实务中有些企业会提出避免开具红字发票的 要求，这样就可以选择贷项凭证的方法来处理折 扣折让。五，退货客户投诉的另一种解决方法是退货。退货在SAP系统中有三种处理方案：(1) 标准退货流程标准退货流程是指在发生退货时，先将被退回的 货物入库，然后将需要补给客户的货物出库。 在 标准退货流程下，首先要建立退货凭证。退货凭 证既可以是针对销售定单建立的也可以是针对 发票建立的。当货物实际退回时，仓库参照退货 凭证做入库处理，系统自动生成会计分录借：存货 贷：产品销售成本。如果需要补货，那么 做补货的发货处理，系

14、统自动生成会计分录 借: 产品销售成本 贷：存货。标准退货流程是不影 响开票和实物发票的。(2) 退货不补货如果客户不要补货，而要退回货款，那系统将针 对退货开出贷项凭证，并自动生成如下分录： 借：产品销售收入 借：应交税金-增值税-销 项 贷：应收账款一客户明细， 金额为退回货物 的售价。同时财务人员开具红字发票，金额为原 发票金额。再根据退货后余额重开发票。并将红 字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭 证。(3) 退货不补货并不建立退货凭证对于不要求补货的退货，我们也可以不建立退货 凭证，而直接取消原发票（对应红字发票），退 货入库后，再重新开出发票（对应重开的增值税 发票）。六,返利

15、返利是指根据客户或者经销商在一定期间里的 购买量，而定期返还给他们的款项。在销售和分 销模块中，我们需要维护返利协议。在返利协议 中，必须指明：(1)谁可以得到返利。返利的标准。(3)协议的有效期。(4)是否需要在会计上计提返利(5)返利比例。销售部门需要维护各种产品或产品组的返利比 例。返利比例可以是直线的，也可以是坎级的： 对于越大的购买量，返利比例也越高。销售和分销模块还会跟踪所有和返利相关的开 票凭证。根据返利协议计算返利的金额。在协议 有效期内可以先定期结算部分返利，在最终结算 时，系统会自动扣减累计的部分结算的返利。从财务会计的角度看，返利会有如下影响：(1) 预提返利费用根据返利比例，系统可以自动预提返利费用。分 录如下：借：产品销售收入 或 销售费用 贷： 预提费用(2) 返利结算分录当返利协议结算时，系统会自动生成贷项凭证申 请(Credit memo requests)，申请批准后，系统 会自动生成分录如下：借：产品销售收入 或 销 售费用 贷：应收账款一客户明细。该笔贷方的 金额或者直接和该客户原先账户中的未清发票 对清，或者在发生贷方余额时，纳入付款流程。 同时自动冲销先前的预提凭证